6.6.2013

Office 365 – olisipa se jo täällä!

Mika Berglund

Sinisen Meteoriitin teknologiakonsultti Mika Berglund ei millään malttaisi odottaa Office 365:n julkaisua. Meteoriitti.comin toimitus kyseli Mikalta, mihin Office 365 sopii ja miksi sitä kannattaa odottaa.

 

Mitä Office 365 oikeastaan tarkoittaa?

Office 365 tarkoittaa Microsoftin pilvipalveluna tarjoamaa Office-tuoteperhettä. Office 365 sisältää kaikki tavanomaisen Office-tuoteperheen tuotteet ja lisäksi muun muassa Exchange-sähköpostin, SharePointin työtilat sekä Lync -viestintäratkaisun. Office 365 mahdollistaa ohjelmistojen käytön selaimen kautta, ilman laitteistoasennuksia.

Kenelle ja minkälaisiin tilanteisiin Office 365 sopii?

Office 365 sopii sekä pienille että isoille yritykselle. Koska Office 365 on pilvipalvelu, teknistä ylärajaa lisenssien määrälle ei käytännössä ole. Kannattaa huomata, että koska pienin käyttäjämäärä on yksi, käyttäjä voi olla yhtä hyvin myös yksityishenkilö.

Kiteyttäisin asian niin, että Office 365 sopii käytännössä ihan kaikille yrityksille Suomessa, jotka haluavat käyttää Microsoftin tuotteita. Mieleeni tulee vain muutama suomalainen yritys, jotka saattaisivat olla liian isoja käyttämään sitä.

Office 365 on hintansa puolesta erittäin houkutteleva. Edullisin versio maksaa ainoastaan kaksi dollaria per käyttäjä per kuukausi, ja kalleinkin Office 365-paketti maksaa alle 30 dollaria per käyttäjä per kuukausi.

Minkälaiset organisaatiot tulevat todennäköisesti ensimmäisenä siirtymään Office 365:n käyttäjiksi?

Ensimmäisenä sen varmaan ottavat käyttöön sellaiset yritykset, jotka muutenkin ovat ajatelleet uusia ohjelmistojaan vuoden 2011 aikana. Yrityksen suhtautuvat aiempaa myönteisemmin pilvipalveluihin. Nyt halutaan ostaa palvelua eikä investoida enää laitteistoihin!

Onko Office 365 sitten potin räjäyttävä hittituote?

Uskon kyllä sen menestyvän paremmin kuin edeltäjänsä BPOS, varsinkin niissä yrityksissä jotka ovat jo tottuneet käyttämään Office-tuotteita. Jos olisin yrityksessä juuri nyt miettimässä ohjelmistojen uusimista, niin Office 365 olisi ehdottomasti vaihtoehtojen listan kärjessä!

Kustannuksien kannalta Office 365 tulee olemaan hitti sellaisissa yrityksissä, joissa perinteisesti kaikilla työntekijöillä ei ole ollut henkilökohtaista tietokonetta ja sähköpostia käytössään – esimerkiksi teollisuudessa tai palvelualalla. Nämäkin työntekijät halutaan nykyisin vähintään sähköpostitse tapahtuvan tiedottamisen piiriin.

Mitkä Office 365:n sisältämistä tuotteista ovat jo käyttökypsiä, mitkä vielä raakileita?

Office 365:n sisältämä Exchange sisältää kaiken saman toiminnallisuuden kuin perinteinenkin Exchange. SharePoint sen sijaan on toiminnallisuuksiltaan melko rajattu verrattuna omaan konesaliin asennettuun versioon (on-premise). Office 365:n SharePointissa on kuitenkin sisäänrakennettuna paljon uutta, jota ei on-premise -installaatiossa ole mukana.

Houkutteleva esimerkki Office 365:n SharePointin ominaisuuksista on uusi ekstranet-työtila. Työtilaan voi kutsua kenet tahansa, jolla on Windows LiveID -tunnus. Jos esimerkiksi rakentaisin omakotitaloa, ostaisin projektia varten ehdottomasti SharePointin extranet-työtilan pilvestä, kuten Janne Pohjala Tietoviikossa visioi! Säilyttäisin työtilassa viimeisiä versioita vaikkapa piirustuksista ja kutsuisin arkkitehdit, suunnittelijat ja timpurit mukaan työtilaa käyttämään.

Mitä Office 365 tarkoittaa sellaisille organisaatioille, jotka ovat jo investoineet SharePoint-ratkaisuihin?

Vaikka organisaatiossa otettaisi käyttöön Office 365, SharePoint-ratkaisua ei tarvitse ostaa sieltä. Yhteistoiminta on-premise -installaation ja pilven välillä onnistuu, ja myös integraatio jollain tasolla on mahdollista.

Yhteistoiminnalla tarkoitan lähinnä kahden eri järjestelmän vaivatonta yhteiseloa ja –käyttöä. Kun järjestelmät on esimerkiksi liitetty samaan kertakirjautumisratkaisuun (SSO), yrityksen työntekijät voivat käyttää niitä ilman että heidän tarvitsee kirjautua järjestelmiin erikseen. Järjestelmien ei tarvitse olla keskenään mitenkään integroituja, eivätkä ne välttämättä tiedä toisistaan mitään, mutta silti ne voivat tuntua käyttäjille yhdeltä ja samalta järjestelmältä.

Integraatiolla taas tarkoitan sitä, että kaksi järjestelmää on jollain tasolla kytketty toisiinsa. Office 365:n tarjoamassa SharePointissa integraatiomahdollisuudet ovat vielä aika rajalliset. Pilvestä käsin ei oikeastaan voi olla yhteydessä mihinkään taustajärjestelmään. Yksi ensimmäisistä integroitavissa olevista toiminnallisuuksista lienee haku, jossa on-premise SharePointin indeksointi ulottuu myös pilven sisältöön. Näin voidaan tarjota hakutuloksia, jotka sisältävät esimerkiksi sekä levyjaoista indeksoitua sisältöä että pilveen tallennettua sisältöä.

Kaikki SharePointille tehdyt Sandbox-sovellukset toimivat myös Office 365:n SharePointissa. Sandbox-sovellukset voi siis asentaa joko omalle palvelimelle tai ne voi asentaa pilveen.

SharePoint -kehitystä tekevien ohjelmistoyritysten kannalta tämä tarkoittaa sitä, että pitäisi pyrkiä mahdollisuuksien mukaan tekemään Sandbox-tuotteita.

Onko Office 365 –paketissa jotain asioita olennaisesti paremmin kuin omaan konesaliin asennettavassa ratkaisukokonaisuudessa?

Parasta on huolettomuus! Ei tarvitse itse huolehtia laitteista, sovellusten käyttöönotto on vaivatonta ja käytettävissä on aina uusimmat versiot. Tarvitaan vain luottokortti.

Onko Office 365 esimerkiksi yksittäisen työntekijän kannalta jotenkin helppokäyttöisempi kuin yrityksen oma ratkaisukokonaisuus?

Jotkut asiat, kuten SharePoint tai extranet -käyttöskenaariot, ovat Office 365:n maailmassa paljon helpompia. Office 365 antaa työntekijälle myös mahdollisuuden ottaa nopeasti ja itsenäisesti käyttöönsä yrityksen ostamia toiminnallisuuksia, sillä ohjeet löytyvät suoraan pilvestä. Yrityksen IT –vastaavana minä päättäisin, ketkä käyttäjät voivat käyttää mitäkin toiminnallisuutta, jonka jälkeen käyttäjät voivat varsin omatoimisesti ottaa nämä käyttöön. Esimerkiksi sähköpostitoiminnallisuus sisältää aina sähköpostit myös matkapuhelimeen, eikä sitä tarvitse erikseen ostaa tai ottaa käyttöön. Useimpiin puhelinmalleihin ei tarvitse edes asentaa erillistä ohjelmistoa, vaan sähköpostien luku pilvestä onnistuu puhelimeen asennetuin valmisohjelmistoin.

Kaiken kaikkiaan toivoisin, että Office 365 olisi jo käytettävissä!

Office 365 verkossa

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Aiheesta lisää