6.6.2013

Perttu Tolvanen: Ristiretkellä sähköpostia vastaan

Perttu Tolvanen Sinisen Meteoriitin konsultti Perttu Tolvanen on ristiretkellä sähköpostia vastaan. Meteoriitti.comin toimitus istui alas Pertun kanssa ja selvitti, mikä on sähköpostin oikea paikka, miksi sähköposti pitää palauttaa paikalleen ja mitä fiksumpia työvälineitä sähköpostin sijasta voi käyttää.

Onko sinulla Perttu jotain sähköpostia vastaan?

Kyllä! Etenkin 2010-luvun sähköpostista minulla on paljonkin ikävää sanottavaa. Sitä käytetään aivan liikaa asioihin joihin se on todella huono väline. Esimerkiksi dokumenttien kommentointi ja monen henkilön väliset keskustelut ovat asioita, joihin sähköposti on todella surkea väline – mutta silti nämä ovat jopa pääasialliset käyttötarkoitukset sähköpostille monessa organisaatiossa. Kolmas asia, josta näen punaista on sähköpostin käyttäminen johtamisvälineenä. Oli kyse sitten projektijohtamisesta tai tiimijohtamisesta, niin sähköposti on mielestäni aivan karmea väline asiantuntijoiden johtamiseen – ja silti siihenkin sitä käytetään aivan valtavasti!

Miksi sähköposti on mielestäsi huono väline näihin mainittuihin kohtiin?

Dokumenttien kommentointiin ja keskusteluihin sähköposti on huono väline, koska jokaisesta kommentista syntyy uusi versio ja uusi sähköpostiviesti. Nämä kuormittavat kaikkien osallistujien sähköpostilaatikoita ja tekevät osallistumisesta vaikeaa – ja kaiken lisäksi järkevän yhteenvedon tekeminen pitkästä ketjusta vaatii vielä erityisen ponnistuksen joltakin! Fiksumpaa olisi, jos dokumentti olisi yhdessä paikassa, jonne kaikki tekisivät muokkauksensa. Sähköpostissa pitäisi korkeintaan linkittää dokumentin sijaintiin.

Keskusteluihin sähköposti taas on ongelmallinen, koska erillisistä viesteistä ei synny loogista keskusteluketjua, jonka pystyisi myöhemmin helposti lukemaan läpi. Keskusteluketjuissa taas on usein mukana paljon porukkaa “kaiken varalta”. Fiksumpaa olisi käydä keskustelu esimerkiksi jossain ryhmätyötilassa tai keskustelukanavassa. Tällöin sähköpostihälytykset voisi laittaa vain niille parille-kolmelle, joiden pitää todella osallistua keskusteluun. Muut voisivat sitten halutessaan lukea ketjun ryhmätyötilasta, mutta heidän sähköpostilaatikkonsa eivät tukkeutuisi väkisin.

Johtamisvälineenä sähköposti on surkea sen komenna-ja-kontrolloi -luonteen johdosta. Ensinnäkin lähettäjä päättää sähköpostiviestinnässä täysin “kuka saa tietää tästä asiasta”. Toisekseen jokaisen vastaanottajan on pakko lukea sähköpostiviesti, jotta selviää onko se itselle tärkeä. Tämä on erittäin tehotonta ja korostuu etenkin isoissa organisaatioissa, joissa sähköpostia tulee erittäin paljon eri puolilta organisaatiota. Sähköpostin ongelmat korostuvat vielä erityisesti matriisiorganisaatioissa, joissa komentosuhteet eivät ole kovin selkeitä ja sähköpostilla johtaminen vain pahentaa tilannetta.

Huonoksi johtamisvälineeksi sähköpostin tekee myös sen korkea palautekynnys. Esimerkiksi ryhmäviesteissä vastaamiskynnys on hyvin korkea, kun jokaiselle osallistujalle lähtee aina uusi viesti vastauksesta. Tämän seurauksena lähettäjät eivät edes saa palautetta siitä, jos ovat lähettäneet viestinsä huonolla jakelulla tai ovat pyytämässä asioita, joita vastaanottajat eivät ehdi tekemään.

Sähköpostin ja johtamisen suhteesta on esimerkiksi Esko Kilpi puhunut ja kirjoittanut aktiivisesti.

Mistä muutoksen pitäisi mielestäsi lähteä?

Tietotyön muutos fiksumpaan suuntaan on siitä hieno asia, että siinä ei tarvitse odotella IT-yksikön heräämistä. Omaa työskentelyä voi muuttaa fiksumpaan suuntaan vaikka tästä päivästä alkaen. Esimerkiksi sähköpostiviestinnän määrää voi tehokkaasti vähentää miettimällä itse useammin, onko sähköposti nyt paras väline tähän tarkoitukseen?

Etenkin viestit, joissa on paljon vastaanottajia, pitäisi pyrkiä hoitamaan toisilla tavoin. Itse esimerkiksi en suostu laittamaan “To:” -kenttään koskaan enempää kuin yhden sähköpostiosoitteen. “CC:” -kenttää taas pyrin välttämään kokonaan, ja oikeastaan ainoana sallittuna poikkeuksena pidän sitä jos joku on toivonut minulle, että hän olisi mukana jakelussa – esimerkiksi esimies, projektipäällikkö tai kollega jonka kanssa tehdään yhdessä projektia.

Viestintää voi tehdä nykyaikaisessa organisaatiossa hyvin monella tavalla, joten sähköposti tulisi pyrkiä pyhittämään viestintään joka on kahdenvälistä, luottamuksellista ja jollain tavalla merkityksellistä. Esimerkiksi projektiviestinnässä pyrin hoitamaan sähköpostitse vain sellaisen viestinnän, joka edellyttää vastaanottajilta jotain toimenpiteitä. Jos kyse on pelkästään muiden ihmisten informoinnista, niin pyrin kommunikoimaan suoraan juttelemalla ihmisten kanssa, firman chattityökalulla (Microsoft OCS / Lync) tai puhelimitse tai tekstiviestitse. Yleensäkin pidän fiksumpana pitää ihmiset tietoisina ympärillään tapahtuvista asioista muilla keinoilla kuin sähköpostitykityksellä. Sähköpostin rooliksi jää näin suorien ja astetta tärkeämpien viestien välitys.

Ihanteellista olisi mielestäni jos omaankin sähköpostiini tulisi vain viestejä, jotka vaativat minulta jotain toimenpiteitä tai kommentointia. Kaikkeen “Tiedoksi” -tyyppiseen viestintään pitäisi mielestäni käyttää muita kanavia (esim. intranet, ryhmätyötilat, chattikanavat, keskustelut).

Miten IT-johdon pitäisi osallistua muutokseen? Pitäisikö?

Tämä muutos ei mielestäni suoranaisesti kuulu IT-johdolle, koska toimintatavat eivät muutu pelkästään antamalla uutta teknologiaa ihmisille. Tietotyövälineissä on hyvin harvoin käyttöohjeita, jotka sanoisivat miten omaa toimintaa pitää muuttaa työvälineen myötä. Tietotyövälineitä ei kannata yleensä rajata tai räätälöidä kovin paljon, joten pilotit ovat hyvä tapa opetella työvälineitä ja sitten päättää mihin suuntaan käyttäjiä halutaan kannustaa.

Oma suositukseni on vaiheistaa uusien työvälineiden jalkautusta, koska vain sillä tavoin työntekijät tottuvat uusiin välineisiin ja pikkuhiljaa ymmärtävät niiden soveltuvuutta eri tilanteisiin. Olemmehan menossa kohti yhä monikanavaisempaa maailmaa, jossa tietotyöläisten yksi keskeisimmistä taidoista on osata valita paras väline tehtävään. Tämän osaamisen kehittämisessä IT:llä voi olla merkittävä rooli yhdessä liiketoiminnan kanssa.

Mielestäni IT:llä on prosessissa paljon voitettavaa. Itse olen ainakin nähnyt miten IT:n maine liiketoiminnan parissa voi parantua merkittävästi, jos IT uskaltaa tulla ulos pelkästä mahdollistajan roolista ja siirtyä enemmän valmennukselliseen asenteeseen tietotyövälineiden kohdalla. Valmennusta nimittäin tarvitaan! Sähköposti on ollut käytössä monella jo 20 vuotta ja poisoppiminen sen ongelmista ei tapahdu hetkessä!

Jos kuitenkin haluaa saada omaa tietotyötään paremmin hallintaan ja jokaviikkoisen sähköpostikaaoksen kuriin, niin kannattaa aloittaa poisoppiminen sähköpostista vaikka välittömästi!

Linkit

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä!

Aiheesta lisää