Valo-intranet ja -extranet

Valo on valmisratkaisu Office 365- ja SharePoint-pohjaisen intranetin ja extranetin käyttöönottoon.

Sopisiko Valo sinunkin yrityksesi tarpeisiin?

Valo on valmis intranetratkaisu työyhteisölle, joka arvostaa helppoa tapaa kommunikoida ja työstää yhteisiä asioita. Valo tarjoaa työkalut sosiaaliseen kanssakäymiseen, ryhmätyöskentelyyn sekä organisaation sisäiseen viestintään.

Valo-paketit tekevät sosiaalisen intranetin ja yhteistyötä parantavan extranetin ostamisesta ja käyttöönotosta helppoa! Monipuolinen ja eri päätelaitteita tukeva Valo-intranet on saatavilla helposti pilvipalveluna Office 365 -alustalle tai omille palvelimille asennettuna. Valo extranet-ratkaisu on saatavilla vain Office 365 -alustalle.

Valo-ratkaisut sisältävät valmiit konseptisuunnitelmat, käyttöliittymät sekä tekniset komponentit, joiden avulla SharePointin ja Office 365:n valjastaminen organisaationne käyttöön on vaivatonta. Vaikeat tekniset ja käyttöliittymään liittyvät päätökset on tehty valmiiksi parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Sinisen Meteoriitin viestintäasiantuntijoiden vetämissä työpajoissa onkin aikaa keskittyä olennaiseen: intranetin sisältöihin ja sosiaalisen intranetin käyttötapoihin organisaatiossanne.

Valo voidaan nähdä aloituspakettina, joka yleensä kattaa valtaosan organisaation tarpeista intranetille tai extranetille, mutta myös mahdollistaa asiakaskohtaisen jatkokehityksen aivan kuten täysin asiakaskohtaisesti rakennettu intranet tai extranet.

Valo säästää aikaa, vaivaa ja rahaa

  • Valon voit ostaa heti, kun
    • olet päättänyt, että tarvitset uuden intranetin ja
    • olet valinnut alustaksi Office 365:n tai SharePointin omille palvelimille asennettuna
  • Valo-ratkaisu on hyvä starttipaketti intranetin ja extranetin toteutukseen
    • Ei tarvita vaatimusmäärittelyä eikä mitään etukäteiskonseptointia
    • Organisaation perustarpeet täyttyvät    
  • Lisätarpeet helppo toteuttaa vakaan alustan päälle jatkokehityksenä. Näin saadaan helposti hallittavia projekteja.

Valo on toteutettu Microsoftin suosittelemalla tavalla kestämään aikaa: voit unohtaa raskaat siirtymät SharePointin versioiden välillä. Valo on viimeinen intranet, jonka tarvitset! 

Käyttöönotto perustuu oppimiseen

Valo-projekti alkaa aina prototyypin asentamisella käyttöönne. Pääsette oppimaan koko ajan uutta ja tekemään päätöksiä vasta kun näette, mitä saatte. Aikataulu on joustava: jos teillä on kiire, voitte saada intranetin käyttöön muutamassa viikossa, mutta jos kalenterinne ovat täydet, aikataulu voidaan venyttää teille sopivaksi. 

Parempi käyttökokemus 

  • Siisti, yrityksen ilmeen mukainen ulkoasu
  • Helppo tapa löytää tärkeät sisällöt
  • Murupolku helpottaa navigointia
  • Mobiilikäyttöinen responsiivinen käyttöliittymä
  • Sisällöntuotanto on tehty helpoksi, joten sisällöntuotantoa on helppo hajauttaa

Suosituimpia Valo-toimintoja

  • Monipuoliset Yammer-integraatiot 
  • Responsiiviset sivupohjat
  • Kuvalliset uutisnostot kohdennettuna käyttäjälle
  • Päätoimittajan nostot
  • Uuden työntekijän esittelyt
  • Blogit
  • Lounaslistat
  • Tapahtuma-hubi
  • Avoimet työpaikat
  • Yrityksesi kaikki SoMe-kanavat nostettuna yhdelle sivulle
  • Työtilapohjat projekteille ja tiimeille
  • Työtilojen elinkaaren hallinta
  • Dokumenttien metatiedot ja tehokas haku
  • Sosiaalinen puhelinluettelo
  • FAQ

Kysymyksiä ja vastauksia

1. Mikä on Valo?

Valo on valmisratkaisu intranetin ja extranetin pystyttämiseen. Valo sisältää listan toiminnallisuuksia, joiden avulla voidaan tehokkaasti koostaa organisaation oma intranet. Valo sisältää sekä käyttöönottoprosessin että varsinaisen intranet-sivuston sekä työtilaratkaisut.

2. Kenelle Valo sopii?

Valo sopii organisaatioille, jotka haluavat kattavan ja käytettävän intranetin käyttöön ilman pitkää vaatimusmäärittely- ja toteutusprosessia.

Valo on koostettavissa osista, jotka mahdollistavat yksinkertaisen intranetin toteututuksen pienelle organisaatiolle sekä monipuolisen, prosesseja automatisoivan sekä kohdennettua tietoa sisältävän intranetin suurelle organisaatiolle. Valon kohderyhmää ovatkin sekä alle 100 hengen pienet organisaatiot että tuhansien työntekijöiden suuret organisaatiot.

Valo on pääosin suunnattu yksikielisille organisaatioille, mutta on laajennettavissa myös globaaleille organisaatioille. Tällöin suunnitellaan tarpeitanne vastaava globaali ratkaisu lisätyönä Valo-paketille.

Valo sopii organisaatioille, joilla on tarpeena parantaa asiantuntijoiden välistä tiedon vaihtoa sosiaalisen intranetin ja työtilaratkaisun avulla, ja jonka sisällöntuotanto halutaan hajauttaa laajalle.

3. Miksen rakentaisi intraa ilman Valo-ratkaisua?

Perinteinen tapa rakentaa suurten organisaatioiden intraneteja vaatii yleensä noin  vuoden kalenteriaikaa ja paljon työvoimaa organisaation sisällä. Kustannus on yleensä yli 150 000 euroa, kun projektiin kuuluvat esiselvitysvaihe, vaatimusmäärittely, määrittely sekä toteutus. Hyvin usein pitkän projektin jälkeen lopputulos määrittelystä on kuitenkin miltei Valoa vastaava, koska Valo sisältää niin kattavan määrän toimintoja.

Ennen kuin lähdet tilaamaan perinteistä intranet-projektia, kannattaa pyytää Valo-esittely, jotta voit varmistua siitä, riittäisikö Valo teidän organisaatiollenne.

4. Mitä saan Valosta lopputulokseksi?

Valo-projektin jälkeen organisaatiollasi on käytössä eri päätelaitteille mukautuva kattava intranet-ratkaisu, johon on rakennettu organisaatiosi sisältöjä vastaava sisältörakenne, ja johon voitte alkaa syöttämään sisältöjä. Organisaatiossasi on projektin jälkeen 10 osaavaa sisällöntuottajaa, sekä hieman vähemmän intranetin pääkäyttäjiä, jotka ovat saaneet koulutuksen sekä kattavan käyttöohjeen intranetin ylläpitämiseksi.

Organisaatiosi käytössä ovat valmiit työkalut ja tehokkaat prosessit mm. uutistuotantoon, asiantuntijoiden väliseen keskusteluun, työryhmätyöskentelyyn ja työtilojen hallintaan sekä tehtävien ja dokumenttien hallintaan. Lisäksi käytössänne ovat erilaiset kalenterit ja luettelot mm. tapahtumien ja avointen työpaikkojen julkaisuun.

5. Mitä tarkoittaa valmisratkaisu?

Valmisratkaisu perustuu valmiiseen listaan toiminnallisuuksia, joista voitte valita teidän henkilöstöllenne parhaat työkalut. Projektissa ei siis ideoida uusia toiminnallisuuksia vaan keskitytään suunnittelemaan, miten teidän organisaationne parhaiten käyttäisi Valon valmiita toiminnallisuuksia. Jos kuitenkin ideoita syntyy myös uusista toiminnoista, ne listataan jatkokehitysideoiksi.

Käyttöliittymät ovat kiinteät, eli emme suunnittele projektissa esimerkiksi uutisnostossa näytettäviä ikoneja uudestaan. Kuitenkin ulkoasu, kuten värit ja fontit muutetaan vastaamaan organisaationne visuaalista ilmettä.

Valo-konseptissa on suunniteltu parhaiden käytäntöjen mukaisia tapoja tuottaa sisältöä, esimerkiksi miten työtiloja luodaan. Tällaisia valmiiksi suunniteltuja prosesseja ei muuteta projektissa.

Valo-projekti on melko tiivis, joten ne asiat, joita Valo ei sisällä valmiina, voidaan tehdä jatkokehityksenä. Usein toistuvia jatkokehitysaiheita ovat

  • monikielisyysmalli
  • integraatiot muihin järjestelmiin
  • dokumenttienhallinnan erityistarpeet eri liiketoimintoalueille

6. Paljonko projektiin on varattava aikaa?

Valo-projekti kestää 1–2 kuukautta. Suosittelemme 5–10 hengen projektiryhmää, jonka tulisi sitoutua projektin aikana osallistumaan koulutuksiin sekä työpajoihin ja tutustumaan itsenäisesti prototyyppiin. Yhteensä yhdeltä henkilöltä kuluu työaikaa noin 18 tuntia. Projektin vetäjältä hieman enemmän.  

Sisällöntuotanto on organisaationne sisäistä työtä, joten siihen pitää varata reilusti aikaa. Kun sisällöt ovat valmiit, niiden syöttäminen valmiiseen intraan vaatii yleensä noin kuukauden kalenteriaikaa, ellei siihen ole täysipäiväisiä tekijöitä. Sisällönsyöttö voi alkaa toimitusprosessin loppupuolella, joten lanseerauspäivää ei kannata asettaa liian nopeasti Valo-projektin päättymisen jälkeen.

7. Millainen on hyvä projektiryhmä?

Projektiryhmän maksimikoko on 10 henkilöä, jotta päätökset saadaan tehtyä sujuvasti. Osallistujia pitäisi olla ainakin viestinnästä, it-yksiköstä sekä hr-yksiköstä. Myös muista liiketoiminta-alueista olisi hyvä olla edustusta konseptityöpajoissa. Mikäli käytätte ulkoistettua käyttöpalveluiden toimittajaa, myös tästä yrityksestä on hyvä saada edustus tekniseen työpajaan, jossa suunnitellaan palvelinarkkitehtuuri.

Jonkun projektiryhmästänne kannattaa ottaa vastuulleen intranetin viestinnällinen sisällöntuotanto, ja toisen henkilön kanattaa ottaa vastuulleen työtilakokonaisuus. On lisäksi hyvä, jos joku ottaa vastuulleen sosiaalisen intranetin johtamisen. Nämä roolit ovat jatkuvia, eli tällaiset vastuualueet on hyvä olla myös projektin jälkeen.

8. Miten valmistaudumme?

Saatte projektin aloituspalaverissa listan kaikista kysymyksistä, joihin joudutte vastaamaan määrittelytyöpajoissa. Voitte valmistautua pohtimalla kysymyksiä sisäisesti, mutta se ei ole välttämätöntä.

9. Onko joku ostanut Valon ennen meitä?

Valo-projekteja on tähän mennessä tehty noin 60 asiakkaalle Pohjoismaissa.

10. Saako projektin englanniksi?

Valo-projektin saa suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi Suomessa. Muissa maissa kumppanimme toimittavat Valoa paikallisella kielellä esimerkiksi Tanskassa ja Hollannissa. 

11. Kuka tuottaa materiaalit?

Sininen Meteoriitti tuottaa kaikki työpajamateriaalit, määrittelyn sekä koulutusmateriaalit. Lisäksi Sininen Meteoriitti suunnittelee orgnisaatiosi graafisen ilmeen mukaisen intranet-ulkoasun.

Asiakkaan tehtävänä on tuottaa intranetin sisällöt sekä mahdolliset lanseerausmateriaalit sekä ohjeet loppukäyttäjille. Näiden ohjeiden laatimisessa voitte hyödyntää saamianne sisällöntuottaja- ja pääkäyttäjäohjeita.

12. Entä jos emme ehdi tuottaa sisältöjä itse?

Sininen Meteoriitti voi tarjota lisäpalveluna myös sisällön suunnittelua, kirjoitusta sekä syöttämistä intraan. Lisäksi Sininen Meteoriitti voi auttaa lanseerauksen suunnittelussa, materiaalin tuotannossa sekä loppukäyttäjäkoulutuksissa.