- 25.10.2011

Muuta kokoukset aikasyöpöistä ajansäästäjiksi

Ahdistavatko pitkät kokoukset? Ovatko tehtävät hajallaan eri kokousten muistiossa? Ehdotan, että teet organisaatiosi kokouksista tehokkaita ja mielekkäitä ottamalla käyttöön ainakin yhden alla kuvaamistani kokouskäytännöistä.

Jos pystyt jalkauttamaan kaikki kolme, lupaan, etteivät kokouksenne enää koskaan luo ylimääräistä työtä kenellekään.

1. Kokouksissa ratkotaan ongelmia, ei tiedoteta

Kokouksella voi olla vain kaksi tehtävää: joko ongelmien ratkaisu tai päätösten tekeminen. Tiedotusasioihin on turha polttaa kaikkien aikaa.   Ryhmällä on sovittu kanava tiedotuksille, esimerkiksi sähköinen työtila.

2. Esityslista luodaan työn ohessa

Kun päivittäisessä työssä tulee vastaan asia, joka vaatii yhteistä käsittelyä, se kirjataan sille varattuun paikkaan, esimerkiksi kokousta varten luotuun wikisivuun tai työtilaan. Vielä tehokkaampaa on, jos esityslistaa ei tehdä kokouskohtaisesti, vaan päätöstä tai ratkaisua odottavat asiat kirjataan työtilassa olevalle listalle. Kokouksessa poimitaan kiireisimmät päätöstä odottavat asiat käsittelyyn.

3. Päätökset ja tehtävät muistiin, muttei muistioon

Muistiota ei kirjoiteta ollenkaan, vaan kokouksessa asiat kirjataan suoraan niille varattuihin keskitettyihin paikkoihin:

Kokouksessa tehdyt päätökset kirjataan työtilan päätöslistalle. Jos kokoustava ryhmä hallinnoi kokoustettavia asioita SharePoint-listalla, samaa listaa voidaan käyttää päätösten tallennukseen: kun avoin asia päätetään, sen tila muuttuu, jolloin asia siirtyy päätettyjen listalle. Tärkeintä on luokitella päätökset siten, että luettelon suodatus ja lajittelu onnistuu kaikilla niillä kriteereillä, jotka helpottavat päätöksen jäljitystä.

Kokouksessa sovitut tehtävät kirjataan suoraan työtilan tehtävälistalle. Kullakin käyttäjällä on lisäksi oma tehtävälista, joka kerää tehtävät eri työtiloista. Tämä helpottaa yksittäisen työntekijän tehtävien hallintaa olennaisesti, kun tehtäviä ei tarvitse metsästää eri muistioista.

Ehdottamani mallit pohjautuvat SharePointin työtilojen työkaluihin. Jos SharePointia ei ole, kekseliäs organisaatio voi ratkaista samat asiat vaikkapa excel-tiedostojen tai wikin avulla. Välineestä riippumatta avaimet onnistumiseen ovat toimintatapojen suunnittelu ja jalkautus.