- 8.5.2012

Intranetin muuttaminen sosiaaliseksi ei vaadi taikatemppuja, mutta saa aikaan ihmeitä!

Sosiaalisista intraneteista on kuhistu jo hyvän aikaa, mutta suurta muutosta ei ole vielä tapahtunut organisaatioiden intraneteissä. Haluankin julistaa haasteen: intranetit on aika valjastaa organisaatioiden tietotyön keskipisteiksi yhteisöllisin keinoin!

Myönnän toki, että intranettien työkalut ovat hieman jäljessä tutuista sosiaalisen median kanavista, mutta mielestäni sitä ei saa pitää syypäänä siihen, ettei oma organisaatio ole valmis muuttamaan intranetiä yhteisölliseksi.

Väitän, että suurin jarru organisaatioiden tietotyön ja ylipäätään työn tehostamiseen on liian tiukka viestintäkulttuuri. Tieto ei kulje yli organisaatiorajojen, on vaikea saada tietää tulevista organisaation linjauksista ja meneillään olevista hankkeista. Ja mikä pahinta: tiedon kaivaminen esiin vaatii suuria ponnistuksia. Arvaatkin ehkä, että tällaisessa organisaatiossa työntekijöiden sallitaan jakaa tietoa vain kolmella tavalla: sähköpostilla, puhelimella ja kokoustamalla.

Mitä jos sähköpostien ja kokousten suljetut jutut olisivatkin kaikkien silmien edessä avoimesti? Voisiko organisaatio oppia jotain? Saisitko oman osaamisesi paremmin jakoon? Ja mitäpä jos voisit hoitaa työtäsi ilman jatkuvia keskeytyksiä yhteydenottojen ja kokousten vuoksi? Ja mitäpä jos saisit ongelmiisi vastauksen minuutissa? Tämä kaikki on mahdollista hyvin pienillä tempuilla, jos vaan organisaatiosi on valmis astumaan sosiaalisen intranetin maailmaan.

Jarruna tiedon jakamisessa voivat toki toimia myös työntekijät, jotka pitävät tietoa itsellään, koska kokevat sen tuovan valtaa. Paras tapa tämän asenteen muutokseen on näyttää esimerkkiä. Fiksu organisaatio palkitsee niitä, jotka jakavat tietoa avoimesti.

Mikä tekee intranetistä sosiaalisen?

Sosiaalisuuden tuominen intranetiin ei vaadi isoa mullistusta intranetin toimininnallisuuksiin. Valtava muutos saadaan aikaan vaikkapa vain yhdellä vapaalla viestintäkanavalla, joka kuitenkin oikein käytettynä mullistaa koko organisaation viestintäkulttuurin ja tehostaa työtä ennennäkemättömällä tavalla.

Olennaista on, että viestintäkanava tuodaan intranetin pääasiaksi jo intranetin etusivulla. Esimerkkiä näyttämällä käyttäjät oppivat käyttämään kanavaa kysymysten kysymiseen sekä lyhyiden tiedotteiden jakamiseen. Pinttyneinkin tiedon panttaaja avaa suunsa viimeistään silloin, kun huomaa jonkun vastanneen kysymykseen väärin!

Ongelmiin ratkaisu minuuteissa viikkojen sijaan

Ilman sosiaalista intranetiä ongelmien ratkaisu saattaa kestää viikkoja: joudut soittelemaan eri ihmisille saadaksesi tietää, kuka tietää asiasta. Sen jälkeen joudut varaamaan kokouksen viikkojen päähän saadaksesi oikeat ihmiset keskustelemaan.

Jos organisaatiosi intranetin etusivulla olisi facebookmainen vuorovaikutuskanava, et todennäköisesti soittaisi kenellekään, vaan heittäisit kysymyksen tähän kanavaan heti, kun se juolahtaisi mieleesi. Todennäköisesti saisit ensimmäiset vastaukset minuuteissa:

Klo 9.04 sinä: Tietääkö joku, miten pitäisi ratkaista tämä asia: …..?

  • Klo 9.05, Kalle: “Olen miettinyt samaa. Kuka tietää?”
  • Klo 9.14 Maija: “Minusta asia on näin….”
  • Klo 9.22, Ville: “Täydennän Maijan vastausta: asiaan liittyy myös tämä…”
  • Klo 9.30, Sami: “Lue ihmeessä raportti, jonka kirjoitin viime vuonna….”
  • Klo 9.31, Sinä: “Kiitos vastauksista! Pääsen näillä alkuun. Ilmoittelen sitten, mihin ratkaisuun päädyn.”

Perinteiseen soittelu-kokoustamismalliin verrattuna työaikaa kuluisi minimaalisesti tiedon saamiseen, ja samalla koko organisaatio näkisi käydyn keskustelun ja saisi lisää tietoa. Organisaatio saisi myös lisää tietoa keskusteluun osallistuneiden ihmisten osaamisesta. Työntekijän näkökulmasta tämä antaa mahdollisuuden jopa urakehitykseen: voit osoittaa tietosi ja kiinnostuksesi avoimessa keskustelussa. Aiemmin tämä onnistui vain, jos uskalsit istahtaa johtajien ruokapöytään johtamaan keskustelua.

Sähköpostilaatikoiden laihdutuskuuri voi alkaa

Kun intranetit ovat olleet jarruna tiedon vapaalle jakamiselle jo vuosia, tilanne on ollut ihan toinen sähköpostin kanssa: olemme jo yli vuosikymmenen ajan oppineet väärinkäyttämään sähköpostia tiedotuskanavana, mikä on tehnyt sähköpostilaatikoista painajaismaisia.

Sosiaalisen intranetin aikakaudella sähköposti on aika palauttaa sen alkuperäiseen käyttötarkoitukseensa: kahdenväliseen viestintään. Tiedotukset, linkkivinkit ja keskustelut aiheista, joita ei ole tarpeen käydä pienellä porukalla, on aika siirtää sähköpostista sosiaaliseen intranetiin. Viidenkymmenen päivittäisen sähköpostin sijaan on mahdollista saada vain viisi!

Sosiaalinen intranet on myös ryhmätyötä

Yleisen keskustelukanavan avaamisen lisäksi intranetin pitää tarjota välineet myös ryhmätyöskentelylle ja erilaisten yhteisöjen perustamiselle. Etenkin organisaatioissa, joissa on useita eri toimialoja, yhteisöt voivat olla tarpeen. Ryhmien omat ryhmätyötilat ovat mainio paikka harjoitella tiedon jakamista.

Käyttäjän kannalta helpointa on käyttää samanlaisia viestintäkanavia myös ryhmissä ja yhteisöissä, joten facebookmainen keskustelukanava sopii mainiosti myös ryhmätyöhön.  Kukaan ei halua seurata useaa keskusteluvirtaa, joten ihannetilanteessa  intranetin etusivu näyttää myös käyttäjän omien yhteisöjen keskustelut.

Sosiaalinen intranet räjäyttää intranetin käyttötilastot

Viime vuosikymmenillä intranet-päätoimittajien suurin huolenaihe oli keksiä, miten houkutella ihmiset käyttämään intranetiä. Oli viikon aforismeja  ja runoja, joita vaivalla ja tuskalla viikottain mietittiin. Hämmästys oli suuri, kun intranetiin tuli ensimmäinen gallup-kysely, ja huomattiin, että mitä hölmömpi kysymys, sen parempi suosio. Intranet otti harppauksen eteenpäin ja tuli työntekijöille merkitykselliseksi vain sillä, että työntekijä sai kertoa mielipiteensä valitsemalla ennalta  annetuista vaihtoehdoista mieluisimman.

Jälkikäteen katsottuna päätoimittajat olisivat voineet ottaa vähän rennomminkin. Kyllä intranetillä oli paikkansa jo silloin: tietoa haettiin silloin, kun sitä tarvittiin. Ehkä jopa päivittäin. Mutta oli täysin epärealisistista odottaa intranetin jatkuvaa seuraamista, kun tietoa syötettiin enimmäkseen vain yksisuuntaisesti viestinnän kautta. Seuraisitko sinä facebookkia, jossa sinulla olisi yksi kaveri? Entä lähettäisitkö hänelle ajatuksiasi, jotta hän kirjoittaisi ne puolestasi seinälleen?

Kun intranet muuttuu sosiaaliseksi, siitä tulee väistämättä organisaation keskeisin viestintäkanava, eikä houkuttimia tarvitse enää keksiä.

SharePointilla yhteisöllisyyteen?

Jos organisaatiossasi on käytössä SharePoint-intranet, olet ehkä jo harmitellut, ettei se tarjoa valmiina alustaa facebookin kaltaiseen mikrobloggaukseen.  SharePointin kylkeen on saatavilla useita kolmansien osapuolien tuottamia sosiaalisen median työkaluja. Näiden haittapuolena on käyttäjäkohtainen kallis hinnoittelu, mikä tekee niistä etenkin isoille organisaatioille melkoisia kustannuksia.

Lisäkilkkeen hankkiminen on erittäin toimiva vaihtoehto, mutta en silti heittäisi toivoa, vaikka organisaatiosi ei ole valmis panostamaan lisää rahaa intranetiin: SharePointin perustyökaluillakin on saatu toimivia ratkaisuja aikaan, kunhan ne vaan on nimetty ja sijoiteltu oikein. Vaihtoehtoja työkaluiksi ovat blogit, keskustelupalstat ja muistitaulu.

Jos kaipaat apua SharePoint-intranetin muuttamiseksi sosiaalisemmaksi, ota yhteyttä!

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin intranet-palveluista