Kun yritykselle suunnitellaan intranet-palvelua, tietotyö on keskustelun vankka perusta, joka ei herätä suuria intohimoja. Sitä tekevät lähes kaikki, ja kaikki olettavat ymmärtävänsä sen merkityksen.

Valtaosaa länsimaiden työssäkäyvistä yhdistää tietotyö, mutta mikä meitä oikeastaan yhdistää? Onko vakuutusyhtiön korvauskäsittelijän, konsultin ja analyytikon työkäytännöistä ja työkaluista löydettävissä yhteinen nimittäjä? Miten voisimme jäsentää selkeämmin omaa ja muiden työtä?

McKinseyn ”Rethinking knowledge work” –artikkeli tarjoaa yhden näkökulman tietotyön ymmärtämiseksi. Parantaakseen tietotyön tuottavuutta yritysten on muodostettava näkemys siitä, minkä tyyppistä tietoa työntekijät tarvitsevat ja minkälaista vuorovaikutusta työn hoitaminen vaatii. Työkalut ja menetelmät tiedon hankkimiseksi ja käsittelemiseksi eivät voi olla kaikille samoja, vaan niiden tulee soveltua tunnistettuun tietotyön tyyppiin.

Artikkelissa muodostetaan tietotyön nelikenttä akseleinaan työn monimutkaisuus ja sen edellyttämän vuorovaikutuksen syvyys. Päälinjat tiedon löytämiseksi ovat vapaa pääsy oman työn kannalta tärkeisiin työkaluihin ja resursseihin tai tiedon strukturoitu tarjoilu muun muassa erilaisten työnkulkujen yhteydessä.

Eroon mekaanisista ratkaisuista        

Eräs tärkeimmistä johtopäätöksistä on se, että tietotyön tuottavuus ei kohene, jos koko organisaatioon pyritään mekaanisesti soveltamaan joko vapaan pääsyn tai strukturoidun tiedon mukaista lähestymistapaa. Sen sijaan tietotyön erittely roolikohtaisesti ja työkalujen räätälöinti auttaa parantamaan työn tuottavuutta.

Tietotyöntekijät suosivat erityisesti vapaan pääsyn mallia, sillä sen avulla he voivat itsenäisesti päättää omista käytännöistään ja sopivista työkaluista. Työn tehokkuuden nostamiseksi suurimmat mahdollisuudet löytyvät kuitenkin alueilta, missä strukturoitua lähestymistapaa on viety työtehtäviin, joissa aiemmin on pystytty hyödyntämään vain vapaata pääsyä tietoon. Esimerkiksi terveydenhuollossa on otettu käyttöön ratkaisuja, joissa diagnoosin perusteella ehdotetaan automaattisesti lääkkeitä ja hoitoja, mutta lääkärille annetaan mahdollisuus korvata ehdotus omalla asiantuntijanäkemyksellään. Nähtäväksi jää, tuovatko sosiaaliseen intranetiin liittyvät toiminnallisuudet yhdistettyinä strukturoituun malliin uusia tapoja työn tehostamiseksi.

Strukturoituun tietoon perustuvissa ratkaisuissa suurena riskinä on liiketoimintaympäristön merkittävä muutos, jos mallin tuottamien tulosten ja liiketoimintaympäristön vastaavuutta ei seurata valppaasti. USA:n luottokriisin laukaisseet luottopäätökset ovat dramaattinen esimerkki ohjauksen ja seurannan merkityksestä pitkälle automatisoiduissa prosesseissa.

McKinseyn artikkeli: https://www.mckinseyquarterly.com/Rethinking_knowledge_work_A_strategic_approach_2739

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin intranet-palveluista

Tietoa kirjoittajasta