- 22.5.2012

Tietotyön ergonomia – kuka säätää virtuaalisen työpöytäsi oikealle tasolle?

Tietotyön ergonomia muodostuu käyttämiesi sovellusten ja työkalujen kokonaisuudesta. Se saattaa auttaa sinua jaksamaan ja tekemään työsi tehokkaasti tai pahimmassa tapauksessa laskea motivaatiotasi ja haitata työntekoasi.

Tietotyöläisen työpäivää häiritsevät lukemattomat pienet ja suuremmat keskeytykset. Työkaveri kysyy jotain asiaa keskeyttäen ajatuksesi. Lauma kollegoita hakee lounaalle, vaikka olet tunti sitten jo lounastanut. Vieruspöydässä puhutaan tärkeää työpuhelua niin kovaan ääneen niin ettet pysty edes ajattelemaan kunnolla. Nämä ovat suoria ihmisten aiheuttamia häiriötekijöitä, jotka ovat osa nykyistä toimistokulttuuriamme.

Paradoksaalista kyllä, myös päivittäin käyttämämme tietotyökalut päätyvät sabotoimaan työntekoamme. Erilaiset hälytykset esimerkiksi uuden sähköpostin saapumisesta tai pikaviestimen kautta pingaavan kaverin toimesta keskeyttävät työmme ja ajatuksemme. Kaatuvat tietokoneet ja sovellukset keskeyttävät työmme ja jopa hävittävät jo valmiiksi tehtyä työtä.

Kaikki nämä ja monet muut keskeyttäjät häiritsevät työntekoamme ja ohjaavat ajatuksemme pois olennaisesta – itse työnteosta. Pienimmillään keskeyttäjä katkaisee ajatuksesi ja onnistut jatkamaan työntekoasi pienen viiveen jälkeen. Pahimmillaan keskeyttäjä saa sinut kiinnostumaan asiastaan niin paljon, että unohdat mitä olit tekemässä ja alat tehdä jotain aivan muuta kuin alunperin oli tarkoitus. Keskeytyksen jälkeen joudumme kokoamaan ajatuksemme uudelleen ja keskittymään uudelleen käsillä olleeseen tehtävään sen sijaan että pysyisimme jatkuvasti siinä flow tilassa, jossa parhaiten saamme asioita aikaiseksi. Työstä toiseen hyppiminen on tehotonta ja saa aikaan turhautumista. Tästä syystä monet etätyömahdollisuuden omaavat ottavatkin ”kotipäiviä” kun tietävät tarvitsevansa aikaa tehdä jotain oikeasti keskittymistä vaativaa, oli se sitten koodausta tai artikkelin kirjoittamista.

Tehokkuutta käytettävyyden kautta

Laatiessamme verkkopalveluita asiakkaidemme mitä erilaisimpiin tarpeisiin, joudumme Sinisellä Meteoriitilla jatkuvasti painottamaan käytettävyyttä yhtenä merkittävänä toteutettavien ratkaisuiden kulmakivenä. Loppukäyttäjä joko pystyy tekemään toteutettavalla sovelluksella tarvitut asiat helposti tai kokee eri asteista tuskaa näiden parissa. Verkkopalveluiden, kuten Valo-intranettimme käytettävyyteen panostetaan, koska on puolin ja toisin todettu, että korkea käytettävyys palvelee verkkopalvelun ostajan tarkoitusperiä. Valon tapauksessa esimerkiksi tehokkaampi tiedottaminen, ylläpidon helppous ja työtilojen käytettävyyden nostaminen ovat niitä intranettien kulmakiviä, joihin on erityisesti panostettu.

Verkkopalveluiden käyttöä koulutetaan ja jos koulutusta ei ole mahdollista tehdä loppukäyttäjälle, kuten julkisen verkon palveluissa tilanne usein on, panostetaan käytön helppouteen sitäkin enemmän. Yksittäinen sovellus saa näin korkeaa käytettävyyttä, koska panostukset korkeaan käytettävyyteen maksavat itsensä moninkertaisesti takaisin. Miten sen sijaan panostetaan tietotyöläisen työnteon helpottamiseen muutoin kuin juuri pistemäisesti yksittäisten sovellusten osalta? Kuka kertoo mitä kannattaa tehdä milläkin sovelluksella, miten ja miksi? Kuka käy katsomassa tietotyöläisen sähköisen työpöydän työergonomian kuntoon ja säätää virtuaalisen jakkaran korkeuden virtuaaliseen työpöytään nähden?

Enemmän irti tietotyön työkaluista

Tietotyöläisellä on käytössään työnsä kannalta olennaiset tietotyökalut. Joskus ne ovat parhaat mahdolliset, toisinaan jonkinlaisia kompromisseja. Osaa työkaluista on käyttäjälle koulutettu edes jollain tavalla ja suurinta osaa ei lainkaan. Kukaan ei ole useimmiten katsonut työpöytäympäristön kokonaisuutta, ei ehkä edes tietotyöläinen itse.

Millä keinoilla työntekoa sitten voidaan parantaa ja tehdä tehokkaammaksi? Yksinkertaisimmillaan pienet sovellusten käyttövinkit ja ohjeistukset auttavat tietotyöläistä olemaan tuottavassa tilassa pidempään ja saamaan samassa ajassa enemmän aikaiseksi. Esimerkiksi IT:n kannattaisi kertoa käyttäjille työpöytäympäristön ja sovellusten parhaita käytäntöjä säännöllisesti. Myös keskenään vastaavissa työtehtävissä olevien henkilöiden kannattaisi säännöllisesti jakaa kokemuksiaan toisilleen. Jo pelkästään Office ohjelmien tehokkaammalla käytöllä on mahdollista säästää työaikaa ja tehdä päivittäiset pienet asiat aikaa ja hermoja säästäen. Koulutukset ovat tietenkin omiaan lisäämään osaamista yksittäisten sovellusten osalta.

Ei voi myöskään vähätellä itse työkalujen merkitystä tietotyön suorittamiselle. Työkaluvalinnat ovat merkittävässä roolissa ja osa vaihtoehdoista on käytettävyyden ja työtehon kannalta merkittäviä kompromisseja. Ohjelmistolisenssi on harvoin huono investointi jos se saa oikeasti aikaan tehokkuutta työntekoon.

Sanoista tekoihin

Olen itse minimoinut kaikki ylimääräiset keskeyttäjät työpöydältäni ja olen ollut ratkaisuuni erittäin tyytyväinen. Kehotankin kaikkia käyttäjiä minimoimaan kaikki mahdolliset keskeyttäjät työpöytäympäristöstään. Kytke sähköpostihälytykset kokonaan pois, ehdit kyllä katsoa sähköpostisi, vaikka se ei jatkuvasti huutaisikaan näytön alalaitaan uusista viesteistä. Keskity työntekoon älä työpöydän tyrkyttämiin keskeytyksiin!

Tietotyön ergonomiaan kannattaa panostaa. Tällä et ehkä säästä käyttäjää tulevilta selkäongelmilta, mutta säästät hänen hermojaan ja mahdollistat tehokkaan työnteon käytössä jo olevilla työkaluilla.

Lopuksi vielä koosteena vinkkini tehokkaaseen tietotyöhön:

  •  Tarjoa käyttäjillesi tehokkaat ja toimivat perustyökalut
  •  Tarjoa koulutusta ja käyttövinkkejä käytettyjen sovellusten osalta
  •  Tue tehokkaita tietotyötapoja kaikin mahdollisin tavoin ja jaa omat kokemuksesi
  •  Minimoi keskeyttäjät ja tavoittele jatkuvasti keskeytyksetöntä työympäristöä

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin intranet-palveluista

Tietoa kirjoittajasta

Perttu Marttila

Vanhempi konsultti

perttu.marttila@meteoriitti.com

+358 50 587 3825

Perttu Marttila toimi aiemmin Sinisessä Meteoriitissa vanhempana konsulttina. Perttu on tietotyön erityisosaaja jolla on kokemusta tietotyön haasteista useiden sisäisten ja ulkoisten verkkopalveluhankkeiden kautta. Konseptoinnit, määrittelyt, esiselvitykset ja SharePointin toimintatavat ovat Pertulle jokapäiväisiä tuttavuuksia.

Kirjoitukset (6)