Kaikki tietävät, että jokaisen kunnon IT-hankkeen kuuluu myöhästyä. Yleensä toimittajat tekevät kaikkensa aikataulujen pettämiseksi, mutta jos et tilaajana täysin luota toimittajan panokseen, on olemassa monia tapoja, joilla voit itsekin vaikuttaa projektin aikatauluihin.

Seuraavassa viisi varmasti toimivaa tapaa, joilla saat tilaajana projektisi myöhästymään.

1. Päätä mahdoton aikataulu

Kaikenlainen joustonvara aikataulussa riskeeraa projektin myöhästymisen. Siksi projektin aikataulu kannattaa jo alun perin suunnitella mahdollisimman tiukaksi. Jos oma luovuutesi ei riitä  mahdottoman aikataulun keksimiseen, kysäise ohimennen joltakin johtajalta, milloin projektin pitäisi olla valmis.

Mahdoton aikataulu kannattaa kytkeä johonkin tärkeään tapahtumaan:  esim. ennakkoon varatut markkinointikampanjat, lanseeraustilaisuudet ja messutapahtumat varmistavat, että huolella valmisteltu myöhästyminen saa ansaitsemansa huomion.

2. Suunnittele mahdollisimman suuri projekti

Mitä suuremman projektin suunnittelet, sitä varmemmin sen aikataulu pettää. Priorisointi, fokusointi ja toteutuksen vaiheistus vaarantavat projektin myöhästymisen. Projektin sisältöä suunnitellessa kannattaa siis ottaa mukaan kaikki mieleen tulevat ideat. Älä missään tapauksessa rajaa visiotasi liiketoimintatavoitteilla, vaan muista kysyä ideoita myös siltä siivoojan kesäapulaiselta. Parasta on, jos saat kerättyä runsaasti keskenään ristiriitaisia vaatimuksia: niiden selvittely vie mukavasti aikaa koko projektin ajan.

3. Lykkää käynnistystä

Kun projektista on päätetty, syntyy usein kova into aloittaa työt. Parilla tehokkaalla keinolla töiden aloitusta saadaan siirrettyä, jotta aikataulun venyminen saadaan alusta asti varmistettua.

Ensinnäkin lopullista käynnistyspäätöstä voi tässä vaiheessa lykätä hallinnollisin keinoin: päätös kannattaa viedä mahdollisimman monen eri tahon käsiteltäväksi. Jos olet suunnitellut riittävän suuren ja kalliin projektin, voit saada päätöksen viivästyttämiseen apua jopa hallitustasolta asti.

Myös sopimusneuvottelut antavat hyvän tilaisuuden projektin lykkäämiseen. Pari kohtuutonta sopimuspykälää saavat innokkaimmatkin kumppanit jumittamaan sopimusneuvotteluihin töiden aloittamisen sijaan.

4. Varmista vähäiset henkilöresurssit

Projektiin liittyy paljon tilaajan vastuulla olevia tehtäviä, jotka antavat mahdollisuuksia projektin viivästyttämiseen. Jos et varaa lainkaan tekijöitä esim. suunnittelupalavereihin, sisällöntuotantoon ja hyväksyntätestaukseen, saat mukavasti lykättyä aikataulua miten paljon tahansa. Projektipäälliköksi ja projektiryhmään kannattaa siis varata kiireisiä ihmisiä, joilla on paljon muutakin tekemistä kuin työskennellä projektin parissa. Projektin aiheesta innostuneet ja osaavat ihmiset kannattaa ehdottomasti rajata projektiryhmän ulkopuolelle.

5.  Keksi muutoksia

Jos näyttää siltä, että projekti on kaikista ponnisteluistasi huolimatta valmistumassa aikataulussa, voit koska tahansa keksiä projektin sisältöön muutoksia. Myöhästymisen kannalta hyviä muutoksia ovat kokonaan uudet toiminnallisuudet, mutta parasta on, jos pystyt keksimään, kuinka jo toteutetut osat pitäisi tehdä aivan uudella tavalla.

Tässä vaiheessa on hyvä, jos olet kaukonäköisesti malttanut jättää jonkun tärkeän sidosryhmän pois projektin alkuvaiheen suunnittelusta. Näin voit varmistua siitä, että saat tarvittaessa innokasta apua kriittisten muutosten keksimiseen.

Poikkeus vahvistaa säännön

Joskus eteen tulee harvinainen tilanne, jossa projektin ei halutakaan myöhästyvän. Tällöin kannattaa toimia juuri päinvastoin kuin edellä on neuvottu.

Kirjoittaja: Sami Kalanen

Aiheesta lisää

Suutarin ja räätälin kengät Viimeaikoina on ollut keskustelua IT-alalla siitä, että mikä on ns. räätälikoodin ja valmiiden teknologioiden erot ja hyödyt. Aika useasti teknologiat...
Yhden ihmisen luovuustrippi Verkkopalveluiden kilpailutuksissa tarjoajan kannattaa usein luottaa intuitioon siitä, milloin asetelmassa ei ihan kaikki ole kuin Strömsössä. Hälytys...
Ketteryys on arkipäivää Kävin tänään tapaamassa pitkäaikaista asiakastamme, jonka kanssa palvelukehitystä on tehty usean vuoden ajan. Tovi oli kuitenkin mennyt pienkehitysmoo...
Mihin proikkareita enää tarvitaan? Projektiyhdistykseen osana kuuluva Young Crew Finland kävi meillä vierailulla workshoppaamassa kanssamme projektien ja erityisesti projektipäälliköide...
Mihin intranet-määrittelyjä edelleen tarvitaan? Sulavan Arttu Arstila haastoi Twitterissä Sinisen Meteoriitin Jari Pullisen ja Heidi Selkäinahon kommentoimaan blogikirjoitustaan ”Miksi ei kannata os...
Sosiaalinen verkosto auttaa projektin maaliin Sosiaaliset työkalut yritysten sisäisen toiminnan tukena alkavat olla arkipäivää Suomessakin. Esimerkiksi Yammer-palvelu on otettu (tai ollaan ottamas...

Tietoa kirjoittajasta

2 kommenttia artikkeliin “Näin varmistat projektisi myöhästymisen
  1. Avatar Mika Mannonen sanoo:

    Sainpahan tämän päivän naurut tästä! Hyvä Sami. Tässä on kirjoitus jonka toivon, että useampikin IT-hankinnoista päättävä henkilö lukee, ennen kuin lyö lopullisen leimansa tarjouspyyntöönsä. Toivoa sopii vielä, että henkilö ymmärtää sarkasmia :).

Kommentoi