Kun taas lähestytään keskikesän yöttömän yön juhlaa, on univelkaisella konsultilla pandan mustat rinkulat silmien ympärillä ja ärtyvyys kuin haavoitetulla karhulla. Toukokuusta lähtien on painettu 11-tuntista päivää, jotta kaikki projektit olisivat juhannukseen mennessä valmiina. Mutta miksi ihmeessä?

Eikö tietotyöläisen kalenterista tosiaan löydy muuta deadline-vaihtoehtoa kuin ”ennen kesälomia”?

Ai niin, onhan siellä toinenkin: ”vuodenvaihteeseen mennessä”. Mutta sitä siirrytään käyttämään vasta lokakuulla.

Lisää deadline-vaihtoehtoja heti!

Miksi ihmeessä jokin suunnitelma tai määrittely tai muu dokumentti pitäisi saada kesäkuun loppuun mennessä valmiiksi? Jotta se voisi seisoa kaikkien asianosaisten pöydällä elokuulle asti? Tai kenen kesälomilla selailtavaksi pitäisi verkkopalvelun valmistua juhannukselle julkaisuun?! Kenen etua palvelee pyrkimys saada projektit loppuun kesälomiin mennessä?

Jos konsultit ovatkin ylityöllistettyjä touko-kesäkuussa, samalla tahdilla painavat hommia myös muut projektityöläiset niin toimittajan kuin tilaajankin puolella. Kun kaikki ovat yhtä kiireisiä, pursuavasta kalenterista ei löydy tapaamisaikoja, suunnittelutyötä tehdään hätäisesti, päätökset perustetaan riittämättömään tietoon ja dokumentteja rustataan sumealla päällä yön pimeinä hetkinä.

Juhannukseksi puristetuista lopputuloksista syntyy harvoin varsinaisia helmiä.

Lupaukset ”tiiviistä yhteistyöstä asiakkaan kanssa”, ”ainutkertaisista innovatiivisista ratkaisuista” tai ”laadunvarmistuksesta eri kompetenssiryhmien asiantuntijoiden keskinäisellä ristiintarkistuksella” tuntuvat vähän punastuttavilta, kun todellisuus on sitä, että suunnittelutyötä tehdään paniikkiahdistuksessa riittämättömillä ideointikokouksilla, ja laadunvarmistusta on käytävällä ohimennen stressaantuneelta kollegalta kysäisty: ”Miltä tää susta näyttäis?”

Millaista rahaa se aika on?

Ideointi- ja suunnittelutyö vie aikaa. Kun ajatuksia voidaan työstää, koetella ja kypsytellä rauhassa, ne muuntuvat rahanarvoisesti paremmiksi. Viiden henkilötyöpäivän lopputulokset ovat vääjäämättä parempia silloin, kun ne on tuotettu kolmen eikä yhden kalenteriviikon aikana. Vaikka työt pystytään rutistamaan ”kesälomiin mennessä” valmiiksi, se ei useimmiten kannata.

Liian tiukka ”juhannukseen mennessä” -deadline vahingoittaa kuitenkin eniten valmisteilla olevaa työtä: jos asioita ei ole aikaa suunnitella, valmistella, ajatella, dokumentoida ja testata kunnolla, on selvää, että laatu kärsii. Ja ajatteluvirheiden korjaaminen jälkikäteen käy tunnetusti kalliiksi.

Hukatut innovoinnin hetket

Kaikilla lienee kokemuksia siitä, millä tavoin parhaat ideat iskevät äkkiarvaamatta suihkussa, ulkomaan matkalla tai mökkilaiturilla, kun niitä ei yritä väkisin pinnistää ulos. Kesälomakausi on kulta-aikaa suunnittelutyön työstämiselle takaraivossa, uudesta näkökulmasta ja etäisyyden päästä.

Kesälomilta palatessa mieli on notkeana ja voimia täynnä. Konsultti palaa tässä hedelmällisessä tilassa tyypillisesti puhtaan työpöydän ääreen pyörittämään peukaloita ja odottelemaan, että jotain projekteja alettaisiin pikku hiljaa käynnistää. Miten timanttista tavaraa saisikaan asiakas, jolla olisi ideointityö tuolla hetkellä kuumimmillaan!

Parikuukautisen kesälomakauden aikana on myös joku aina töissä – juhannuksen ja elokuun lopun välissä eri ihmisillä on pari viikkoa työaikaa, jolloin kalenterissa on väljyyttä, kokoukset eivät paina ja puhelimet eivät soi. Mikä hulppea mahdollisuus itsenäiseen verkkopalvelujen suunnitteluun, käsikirjoittamiseen, benchmarkingiin tai luonnostellun työn katselmointiin!

Kun nämä ihmiset kokoontuisivat lomakauden jälkeen keräämään ideansa yhteen ja jatkamaan keväällä käynnistettyä työtä, sen lopputulokset päihittäisivät mennen tullen hätäisen päräytyksen, joka kietaistaan kasaan juhannukseksi. Ja aikaa ei kuitenkaan ole menetetty paria kalenteriviikkoa enempää – lopputulos on taatusti sen arvoista.

Kello omassa kädessä

Itse olen konsulttina aina viisastelemassa asiakkaille siitä, että ”aikatauluja ei noudateta, vaan hallitaan”. Työlle pitää varata se aika, jonka se vaatii: aikataulut lasketaan työprosessin mukaan eikä oteta annettuina jonkin dirikan näkemyksestä siitä, ”milloin tän ois hyvä olla valmiina”. Mikäli todetaan, että työ ei mahdu suunniteltuun kalenteriaikatauluun, deadlinea siirretään hallitusti. Miten tämä yksinkertainen totuus niin helposti matkan varrella unohtuu ja kurkkua kuristaa taas jokakeväinen itse pujotettu hirttoköysi?

Projekti ei kärsi yhtään siitä, että sen väliin sattuu lomakausi tai muu suvantovaihe. Päinvastoin. Jospa taas tämän kesäloman jälkeen yritettäisiin löytää syksyllä käynnistettäville töille jokin muu deadline kuin ”jouluun mennessä”?

Kirjoittaja: Virpi Blom

Aiheesta lisää

Organisaation yhteiset pelisäännöt luovat perustan onnistumisille Tapaan viikottain työssäni organisaatioita ja niiden edustajia, jotka tuskailevat seuraavanlaisten kysymysten parissa: Mistä tiedän ovatko kolleg...
Digipinjatalle kyytiä Digitalisaatiossa tänä päivänä on yhä useammin kyse siitä, että innovoit jotain aivan uutta nokkelammin kuin kilpailijasi. Perinteiselle yritysjohtaja...
YIT Pulse -digitaalinen työpöytä ottaa kaiken irti SharePointista ja Office 365:sta YIT Pulse -sosiaalinen intranet ja digitaalinen työpöytä ajattelumalli on kokonaisratkaisun visio. Microsoft SharePoint ja Office 365 pilvipalveluna m...
Kiireinen ja tuottava eivät ole synonyymejä Kiire on kätevä. Se on täydellinen veruke kaikelle mitä meidän pitäisi tehdä, mutta emme tee.  Kiire on myös hyvä syy, kun jokin ei onnistu niin kuin ...
Atlantis Hackathon 11.1.2017 Kalasataman toimistolla ja sen välittömässä läheisyydessä kokoontui reilun kolmenkymmenen innokkaan ryhmä, joka synnytti päivän aikana kolmeen eri haa...
Sarjaporttiteoria RS-232 (Recommended Standard 232) on kahden tietokonelaitteen väliseen tietoliikenteeseen tarkoitettu tietoliikenneportti, joka PC-koneissa tunnetaan ...

Tietoa kirjoittajasta

2 kommenttia artikkeliin “Tolkkua tietotyöläisen vuosikelloon
  1. Erinomainen kirjoitus. Tunnistan tuskan ja tilanteen, tuollaista se on. Mutta on toinenkin tuska:” tämä siirretään kesälomien jälkeen”. Ennen lomaa mnua jo ahdistaa, miten selviän töistäni sitten lomien jälkeen…. huoh.

  2. Ville Suomi sanoo:

    Juuri näin, Virpi!

Kommentoi