Tämä kirjoitus on SharePoint 2013 -aiheisen artikkelisarjan ensimmäinen artikkeli Tietotyömaalla.

Microsoft julkaisi heinäkuussa esikatseluversion SharePoint 2013:sta, ja kuten jo ennakkoon tiedettiin, sosiaalinen media on siinä isossa roolissa. Ja niin todella on! SharePoint 2013 tarjoaa sosiaalisen intranetin kannalta erinomaiset lähtökohdat uudenlaisen intranetin rakentamiseen. Uudessa SharePointissa ei ole näkyvissä hitustakaan yksisuuntaisesta viestintäkanavasta, vaan kaiken keskipisteessä ovat ihmiset, heidän kiinnostuksensa kohteet ja heidän jakamansa tieto.

Mikrobloggaus on viimein osa SharePointia!

SharePoint 2013 tarjoaa yksinkertaisen, Facebookista ja Yammerista tutun välineen mikrobloggaukseen, eli lyhyiden keskustelujen käymiseen ja niistä  tykkäämiseen. Mikrobloggausvälineenä toimii Uutisvirta-niminen listaus (Newsfeed).  Uutisvirta on toiminnaltaan hyvin yksinkertainen, mutta ehkä juuri siksi hyvin toimiva!

Mikä parasta, myös työtiloissa on saatavilla työtilakohtainen uutisvirta. Työtilojen keskusteluita ei kuitenkaan onneksi tarvitse käydä vilkuilemassa työtiloissa, vaan käyttäjä voi valita, minkä työtilojen päivityksiä ja keskusteluja haluaa seurata omassa, kootussa uutisvirrassaan. Omasta  kootusta uutisvirrastaan hän voi lähettää keskustelunavauksia ja vastauksia myös työtilojen uutisvirtoihin, eli hänen ei tarvitse erikseen siirtyä työtilaan käymään keskustelua.

Uutisvirran ansiosta työtilojen keskustelupalstat ja ilmoituspalstat saavat kyytiä, ja sähköposti se vasta saakin!

Käyttäjän oma uutisvirta kokoaa kaikille suunnatut keskustelut ja työryhmien keskustelut samaan virtaan

Käyttäjien omat sivut hyödyllisemät kuin koskaan!

SharePoint 2013 tarjoaa aiempaa yksinkertaisemmat, mutta hyödyllisemmät omat sivut, jotka kokoavat käyttäjän tehtävät, dokumentit, uutisvirran ja oman profiiilin yhteen paikkaan.

Ensimmäistä kertaa SharePointin historiassa on oikeasti mahdollista, että käyttäjän omasta sivusta tehdään käyttäjän aloitussivu intraan. Tätä monet organisaatiot ovat jo aiemmissa SharePoint-versioissa toivoneet. Omalta sivultaan käyttäjä voi tarkistaa viimeisimmät uutiset ja päivitykset seuraamistaan asioista sekä pysyä kärryillä hänelle osoitetuista tai itse kirjaamistaan tehtävistä. Omalta sivulta käyttäjä pääsee sukeltamaan omiin työtiloihinsa ja tietysti myös intranetin uutisiin ja ohjeisiin.

Yhteisösivustot yhdistävät yhteisen intressin omaavat
ihmiset

Perinteisten työtilamallien lisäksi SharePoint tarjoaa nyt vakiona yhteisösivustot, jossa käyttäjistä on tavoitteena muodostaa aktiivinen, esimerkiksi tietyn aihepiirin ympärillä toimiva itseohjautuva yhteisö. Yhteisösivustot pyörivät  keskustelupalstan ympärilla, mutta tätä keskustelua ei voi käydä oman, keskitetyn uutisvirran kautta, vaan keskustelemaan pitää siirtyä erikseen yhteisöön. Tästä syystä yhteisöjä kannattaa perustaa vain erityistapauksiin – erityisesti silloin, jos liittyminen halutaan tehdä helpoksi.

Yhteisösivustolla on aavistus pelillisyyttä, kun osallistumisaktiivisuudesta ja hyvistä kommenteista seuraa palkintoja. Yhteisösivut toimivat varmasti esimerkiksi aktiivisten tuotekehitysryhmien tai eri puolilta organisaatiota koottujen kehitys- ja ideointiryhmien käytössä mainiosti. Parasta on, että yhteisöön on helppo liittyä, joten käyttäjät voivat itseohjautuvasti hakeutua heitä kiinnostaviin yhteisöihin. Etenkin isoissa organisaatioissa tätä kautta on mahdollista löytää arvokkaita kontakteja, ja kullanarvoisia osaajia.

Projekteille ja tiimeille näen kuitenkin hyödyllisemmäksi perinteiset työtilamallit, joiden uutisvirta linkittyy saumattomasti käyttäjän omaan, keskitettyyn uutisvirtaan. Näin kriittiset, päivittäiseen työhön liittyvät asiat ovat helposti seurattavissa. Perinteisiä työtilamalleja kannattaa suosia myös silloin, kun halutaan kontrolloida, kuka saa liittyä työtilaan jäseneksi.

Minkälainen intranet uudella SharePoint 2013:lla kannattaa rakentaa?

Kun edessänne on siirtyminen uuteen SharePointin versioon, suosittelen rohkeaa hyppyä uuteen: Sen sijaan, että intran aloitussivu täytetään uutispalstalla ja konsernin yhteisillä asioilla, intran keskiöön asetetaankin Uutisvirta sekä Oma sivu. Ihannetilassa käyttäjän tarvitsee seurata vain uutisvirtaa: siihen tulevat kaikki ilmoitusasiat, kysymykset, keskustelut ja vinkit sekä päivitykset liittyen hänen seuraamiinsa työtiloihin, dokumentteihin ja ihmisiin.

Viestintäkulttuuri toki muuttuu, koska silloin, kun käyttäjille halutaan tieto perille, siitä pitää kirjoittaa ainakin heräte uutisvirtaan. Perinteinen uutispalstakin on hyvä olla olemassa, jotta etenkin jälkikäteen uuutisiin voi palata, mutta käyttäjien elämä kannattaa tehdä helpoksi ilmoittamalla uusista asioista uutisvirrassa. Tietysti haasteena voi olla tärkeiden, kaikkia koskettavien asioiden hukkuminen massaan, joten tärkeiden asioiden korostamiseen on syytä keksiä tapa.

Oma sivu -keskeisessä intranetissä on hyväksyttävä se, että käyttäjät hakeutuvat perinteiseen intranet-sisältöön (ohjeet, uutiset, strategia, tapahtumakalenteri..) vain silloin, kun he kokevat sen tarpeelliseksi. Tiedon pitää toki edelleen olla helposti saatavilla, huolella toimitettua ja järkevässä rakenteessa, joten intranetin sisällöntuottajat eivät jää työttömäksi, vaikka intranet muuttuu enemmän käyttäjän omaa työtä tukevaksi.

Hieman pidemmälle viedyssä Oma sivu -keskeisessä intranetratkaisussa omalle sivulle ja uutisvirtaan voisi koota herätteitä myös SharePointin ulkopuolelta, ja siten rakentaa käyttäjän työpäivää ohjaava sähköinen työpöytä. Tästä aiheesta on luvassa lisää  pohdintaa Tietotyömaalla seuraavalla viikolla!

Aiempia kirjoituksiamme aiheesta sosiaalinen intranet

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista