Organisaatiosi tietojärjestelmät ovat sosiaalisesti kehittymättömiä. Ne vastaavat pääsääntöisesti vain silloin, kun niitä puhutellaan, ja vastaukseksi saat todennäköisesti silloinkin epämääräistä mutinaa. Kielen kannat aukeavat lähinnä silloin, kun jotain menee pieleen: sinulle esitetään pitkä kuvaus ongelmasta, joka kuvaa enemmän järjestelmän omaa sielunelämää, kuin varsinaista ongelmaa. Proaktiivisen kommunikoinnin kehityksen huippu taitaa olla nykyisin sähköpostilaatikkoosi huutava sovellus, joka heti alkuun tekee selväksi ettei halua vastauksia – siitä huolimatta, että käyttää kaksisuuntaiseksi tarkoitettua viestikanavaa.

(Kaikki edellinen voi muuten tapauksesta riipuen kuvata joko teini-ikäistä nuorta, tai meitä sovelluskehittäjiä, mutta pian näemme, että tietojärjestelmien tapauksessa asialle voi itse tehdä jotakin!)

Älä anna järjestelmien pimittää tietojaan

Samalla kun organisaation kannalta merkitykselliset tapahtumat ovat jonkin tuppisuisen järjestelmän näpeissä, samassa organisaatiossa työskentelevät ihmiset kokevat olevansa näistä tapahtumista pimennossa. Jos tarpeeseen yritetään vastata tuottamalla lisää tietoa ilman kunnollista kohdentamista, syntyy vanhojen tilalle vain uusia ongelmia: Kukaan ei ehdi jatkuvasti tiedottaa muille tekemisistään ja palkintona on nurina tiedon tulvasta. Kohdentamattoman viestinnän tuottamiseen ja vastaanottoon tuhlatun työajan aiheuttamia suorat rahalliset kustannukset lienee paras jättää kunkin itsensä arvioitavaksi.

Miksi kukaan ei ole edellyttänyt asioista joka tapauksessa perillä olevia järjestelmiä osallistumaan ratkaisuun?

Auttaisiko, jos tieto organisaation kannalta merkittävistä tapahtumista ilmestyisi suoraan niistä kiinnostuneiden käyttäjien etusivulle ilman, että jonkun meistä täytyy muistaa käyttää työaikaansa uutisartikkelin kirjoittamiseen? Esimerkiksi tieto uudesta voitetusta kaupasta voisi päätyä CRM:stä käyttäjän työpöydälle ilman, että myyntijohtajan tarvitsee siitä erikseen muistaa kirjoittaa. Valmistuneet suuret toimitukset tai projektit voivat ilmestyä työpöydälle olennaisine tunnuslukuineen ERP:stä. Tiedotus uusista työntekijöistä, muuttuneista työtehtävistä tai muuttuneesta sukunimestä voitaisiin saada HRM:stä.

SharePoint 2013:n uutisvirta on avoin integraatioille

Uusi SharePoint 2013 näyttäisi nyt tarjoavan keskeisen osan ratkaisustavalmiina, nimittäin kohdennetun viestintäkanavan käyttäjän etusivulla.  Aikaisemmin tässä blogisarjassa Heidi Selkäinaho kertoi kuinka SharePoint 2013:n valmistoiminnot viimein sopivat käyttäjän etusivuksi. SharePoint 2013:ssa etusivun keskiössä ovat aikaisempaa ratkaisevasti parempi uutisvirta, ja vähintään yhtä paljon edistynyt tehtävät-näkymä.  SharePoint 2013:n uutisvirrassa voit seurata haluamiesi henkilöiden ja sivustojen uutisia, joten miksi samassa virrassa ei voisi näkyä tietoa organisaation muista tapahtumista? Ja nimenomaan niistä itseä kiinnostavista!

SharePointin näkökulmasta homma onnistuu kyllä teknisesti: SharePoint 2013:n uutisvirtaan voidaan luoda julkaisuja ulkopuolisista järjestelmistä helposti kattavien integraatiorajapintojen kautta. Lisäksi yksittäinen julkaisu voidaankin merkitä vapaasti tageilla, joiden seuraamisesta käyttäjä voi päättää itse.

Kaikkea ei siis ole pakko seurata: Edellä mainituissa tapauksissa esimerkiksi jo yksinkertaiset #Myynti-, #Projektit-, #Henkilöstöuutiset-tagit uutisille mahdollistaisivat viestin kohdentamista perustasolla.

Jos tageja ei haluta käyttää, järjestelmät voivat julkaista viestinsä esimerkiksi organisaation työtiloihin, jolloin viestit ilmestyvät kyseisen työtilan uutisvirtaan. Kuten Heidikin aiemmin kirjoitti, kyseistä työtilaa seuraamalla voit seurata myös kyseisen työtilan uutisvirtaa. Toki järjestelmät voivat esiintyä SharePointin keskustelussa käyttäjänä, jolloin niiden seuraaminen on yhtä helppoa kuin ihmistenkin seuraaminen. Vaihtoehtoja kohdentamiselle siis varmastikin löytyy.

Aloita ajatustavan muutos jo tänään!

Tällä tavoin rakennetussa kokonaisuudessa järjestelmät viestivät oma-aloitteisesti ja kohdennetusti keskeisistä asioista käyttäjän etusivulle. Toki toteutus vaatii viestintästrategian pohtimista, pidemmälle vietynä jopa suhtautumista tietojärjestelmiin jonkinlaisina sosiaalisina toimijoina. Lisäksi tullaan tarvitsemaan järjestelmämuutosten määrittelyä, suunnittelua ja toteutustyötäkin. SharePoint 2013 tarjoaa kokonaisuuteen kuitenkin suuren palan valmiina toteutuksena, johon voidaan integroitua yksittäinen järjestelmä ja tapahtuma kerrallaan, pikku hiljaa.

Oganisaatiosi tietojärjestelmät koostuvat joka tapauksessa prosesseista, joita toteuttavat ihmiset ja tietotekniset ratkaisut yhdessä. Meiltä ihmisiltä vaaditaan joka päivä vähintään välttäviä kommunikointitaitoja – miksi emme alottaisi tietojärjestelmienkin opettamista ihmisten tavoille?

Kiinnostaako SharePoint 2013? Tule kuulemaan lisää seminaareihimme!

Aiempia SharePoint 2013 -aiheisia kirjoituksia

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista


Kirjoittaja: Jarno Leikas

Tietoa kirjoittajasta