Tietotyöläisten ajasta suuri osa kuluu oikean tiedon ja oikeiden ihmisten etsimiseen. Vaikka pelkät välineet eivät korvaa aktiivista panostusta tiedon löydettävyyteen, tai oikein suunniteltua informaatioarkkitehtuuria, SharePoint 2013:n uudistuva haku tarjoaa paljon uutta sekä tiedon kuluttajille ja ylläpitäjille että palveluiden kehittäjille.

Uusi haku, uusi sanasto

Uudessa SharePointissa hakua käytetään hakulaatikkoon kirjoittamisen ja tulosjoukon selailun lisäksi entistä enemmän myös tiedon koostamiseen ja esittämiseen. Meidän SharePoint-toimittajien näkökulmasta haun uudet ominaisuudet yhdistettynä analytiikan uudistukseen tarjoavatkin entistä helpomman tavan toteuttaa loppukäyttäjän elämää helpottavia, usein kysyttyjä toiminnallisuuksia.

SharePoint 2013:ssa hakuarkkitehtuuri on perinpohjaisesti uudistettu. SharePointin hakuun on tuotu paljon ominaisuuksia aiemmin erillisestä, nyt SharePointiin integroidusta FAST-hakutuotteesta. Myös haun yhteydessä käytettävä sanasto on pitkälti uudistunut, mikä tarkoittaa uusien käsitteiden opettelua sekä toimittajille että SharePointia jo hyödyntäville asiakkaille.

Tervetulleita herkkuja

Uudesta hakupalvelusta löytyy paljon mukavia yksityiskohtia: FAST:sta tutut hakutulosten esikatselut (rich contextual previews) ovat nyt mukana vakiotoiminnallisuutena. Toiminnallisuus hyödyntää Office Web Appsia ja mahdollistaa koko dokumentin selailun esikatselunäkymässä. Word- ja PowerPoint-tiedostojen syvälinkitys (deep link extraction) mahdollistaa navigoinnin suoraan dokumentin tiettyyn kohtaan kulkematta etusivun kautta. Jos dokumentin oikea otsikkokenttä on jäänyt päivittämättä, haku osaa visuaalisten vihjeiden perusteella päätellä, mikä on dokumentin otsikko (visual metadata extraction).

Kyselysääntöjen (query rules) avulla loppukäyttäjälle voidaan tarjoilla olennaisin sisältö ylimmäisenä (promoted results) tai esittää useamman haun tulokset yhden hakusyötteen perusteella (result blocks). Säännöt mahdollistavat myös tietyn sisällön korostamisen tiettynä ajanhetkenä – maanantaiaamuisin kahviautomaatin sijainnin voi siis nostaa ensimmäiseksi tulokseksi.

Haku osaa esittää erityyppiset tulokset eri tavalla (display templates), ja tulosten esitystavat ovat helposti muokattavissa HTML-muotoisina. Tämä mahdollistaa esimerkiksi tiedon omistajan tietojen esittämisen hakutuloksen yhteydessä. Myös tulosjoukon rajaimet ovat nyt paremmin konfiguroitavissa vastaamaan käyttäjien tarpeita (custom refiners)

Tervetulleena helpotuksena SharePoint hakuineen tukee vuosien odottelun ja lukuisten iFilter-asennusten jälkeen PDF-tiedostoja. Tiedoston tyyppiä ei enää tunnisteta 1980-luvun DOS-käyttöjärjestelmästä tuttuun tyyliin päätteen perusteella vaan hakukone osaa oikeasti tunnistaa millaisesta tiedosta on kyse (Automatic file format detection).

Vähemmän räätälöintiä, enemmän sisältöä

SharePointin hakutoiminnallisuuden hyödyntäminen internet-, intranet ja extranet-palveluiden sisältönostojen rakennustapana on mainio: hakunosto löytää tiedon kaikkialta palvelusta eikä loppukäyttäjä yleensä kärsi muille toteutustavoille tyypillisistä suorituskykyongelmista. SharePoint 2013:ssa valmiit hakupohjaiset nostot (search-driven content) sekä jatkuva sisällön läpikäynti (continuous crawl) mahdollistavat tällaisten toiminnallisuuksien nopean käyttöönoton ja sen, ettei loppukäyttäjän tarvitse odotella kohteiden ilmestymistä pitkään.

SharePoint 2013 tarjoaa laajan valikoiman hakuun perustuvia valmiita nostokomponentteja: mukana ovat suoraan laatikosta esimerkisi suosituimmat kohteet (popular items) ja  viimeksi muokatut kohteet (recently changed items), joista on aiemmissa SharePoint-versioissa tehty räätälöityjä toteutuksia väsymiseen asti.

Analytiikan uusi osoite

SharePoint 2010:sta tuttua analytiikkapalvelua ei enää ole; analytiikkatiedon käsittely on rakennettu osaksi hakua. Analytiikkaa käytetään entistä laajemmin ja se vaikuttaa esimerkiksi hakutulosten järjestämiseen. Analytiikkatiedon avulla voidaan nyt myös näyttää kohteiden katselulukumäärät listakohdetasolla ja tehdä käyttäjille henkilökohtaisia suosituksia.

Hakusuosituksissa hyödynnetään käyttäjän omia ja koko käyttäjäkunnan edellisiä hakukyselyjä sekä painotetaan käyttäjän eniten selaamia sivustoja. Haku antaa suosituksia sekä hakusanoja kirjoitettaessa että tulosjoukon yhteydessä. Omana hakusuosituksenani suosittelen lämpimästi lähempää tutustumista SharePoint 2013:n hakuun!


Kirjoittaja: Pauli Kongas

Tietoa kirjoittajasta