Tietotyötä tehdään organisaatioiden sisällä, mutta myös asiakkaiden, toimittajien ja kumppaneiden kanssa yhteistyössä yritysten välisiä rajoja rikkoen. Kuten Pekka omassa blogikirjoituksessaan kirjoitti ”Yhteistyö ei koske vain saman organisaation ihmisiä, vaan tarvetta on jatkossa enenevässä määrin organisaatiorajat rikkovalle työskentelylle.” Toimiaksemme tehokkaina tietotyöläisinä tarvitsemme työkaluja joiden avulla tällainen organisaatiorajat rikkova työskentely on ylipäätään mahdollista.

Tavoitteet kannattaa kuitenkin asettaa huomattavasti korkeammalle. Aito liiketoiminnalle tuotettu lisäarvo on ainoa järkevä tapa kohdistaa IT-hankintoja – niin myös extranet-hankkeissa.

Onnistuneet extranet-palvelut ovat kaikille käyttäjäosapuolille tärkeitä työkaluja päivittäisessä työssä. Ne tarjoavat win-win tilanteen jossa kumpikin osapuoli hyötyy merkittävästi palvelun käytöstä. Yksipuolisesti vain oman organisaation tarkoitusperiä ajavat palvelut eivät ole menestyksekkäitä siitä yksinkertaisesta syystä, että kumppani ei käytä palvelua joko ollenkaan tai vain juuri sen verran kuin on pakko. Tarjoamalla palveluratkaisuita, jotka hyödyntävät myös kumppania takaamme hänen tukensa palvelulle ja sen käytölle.

Liiketoiminta ohjaa extranet-hankkeita

Extranetiä suunniteltaessa on käytännössä aina taustalla yksi tai useampi liiketoiminnan kehittämiseen liittyvä syy. Tarpeemme saattavat olla varsin moninaisia:

  • Haluamme tehostaa sisäisten prosessiemme ja resurssiemme käyttöä, esimerkiksi ulkoistamalla osa nykyisin sisäisesti tehdystä työstä ja vastuusta kumppanin omiin käsiin
  • Uuden asiakkaan hankinta on aina työlästä, joten tarjoamalla parempaa ja nopeampaa palvelua, sekä läpinäkyvyyttä omiin sisäisiin prosesseihimme parannamme asiakastyytyväisyyttä ja syvennämme kumppanuuksia. Samalla asiakas sitoutuu meihin kumppanina yhä tiiviimmin.
  • Reagointinopeus on nykyisin liiketoiminnan elinehtoja monella alalla. Liittymällä tiiviisti kumppaneihin ja avaamalla juuri sopivasti sisäisiä prosessejamme kumppaniemme suuntaan mahdollistamme suoraviivaisen ja nopean tiedon välityksen kriittisissä liiketoimintatarpeissa.
  • Olemme sijoittaneet kalliiseen ERP-järjestelmään, jonka täydestä potentiaalista käytämme vain murto-osaa. Avaamalla kumppaneillemme rajallisen pääsyn ERP:iin tai johonkin muuhun taustajärjestelmään extranetin kautta voimme hyödyntää kalliiden taustajärjestelmiemme potentiaalia entistä tehokkaammin.
  • Saatamme haluta myös nykyistä huomattavasti parempaa keskusteluyhteyttä kumppaniemme suuntaan, johon Yammer tyyppisen sosiaalisen teknologian potentiaali on omiaan. Keskusteluyhteyden kautta meille avautuu merkittävä mahdollisuus kuunnella kumppaneidemme tarpeita. Tämä taas mahdollistaa esimerkiksi palautteen ja kehitysideoiden tehokkaan keräämisen suoraan ensikäden tietona.

Kaikkien edellä mainittujen esimerkkien taustalla ovat hyvin selkeät liiketoiminnalliset tarpeet. Jos mielessäsi on vielä jokin muu tarve tai hyöty, on alla oleva kommenttilaatikko käytettävissäsi!

Extranet palvelu SharePoint alustalle?

Se missä Microsoft SharePoint on vahvoilla extranet-palveluiden toteuttamisessa, on monipuolisuus. Edellä olevista esimerkeistä voi havaita tarpeiden olevan moninaisia. SharePointin tarjoamat ratkaisutavatkin ovat onneksi moninaisia.

  • Integroituminen taustajärjestelmiin voidaan toteuttaa moniin kolmannen osapuolen järjestelmiin tarjolla olevien valmiiden työkalujen tai räätälöityjen ratkaisuiden avulla. Mm. SharePointin mukana tuleva Business Connectivity Services (BCS) tarjoaa tehokkaita työkaluja rajapintojen rakentamiseen räätälöidysti.
  • Raportit, mittarit ja mitä erilaisimmat käppyrät syntyvät SharePointin BI työkaluilla loppukäyttäjälle ystävällisessä muodossa (esim. Performance Point Services & Excel services)
  • Prosessikuvat ja -kaaviot voidaan esittää interaktiivisina prosessien tilanteet interaktiivisesti esittävinä kaavioina Visio Services toiminnallisuudella
  • Monipuoliset dokumenttienhallinnan työkalut takaavat joustavan ympäristön dokumenttien jakamiselle ja yhdessä työstämiselle.
  • SharePoint integroituu tunnetusti Microsoft Office tuotteisiin kilpailijoitaan huomattavasti kattavammin mahdollistaen tehokkaan työskentelyn dokumenttien parissa. Office Web Apps työkalujen avulla dokumenttien ylläpitäminen onnistuu nyt myös suoraan verkkoselaimessa, eikä työpöydän Office pakettia välttämättä enää edes tarvita.
  • Kattava hakukone mahdollistaa palvelun sisällä olevan informaation hakemisen tehokkaasti ja kattavasti.

Tähän oli listattu vain olennaisimpia SharePointin ominaisuuksista extranet-tarpeita ajatellen. Lisäksi tarjolla on paljon muitakin toiminnallisuuksia kulloisiinkin tarpeisiin mukautuen. Ensin kannattaa pohtia liiketoiminnan tarpeet kunnolla ja vasta tämän jälkeen sovittaa tekniikka tarpeisiin. SharePoint pilvestä (SharePoint Online) on myös erittäin varteenotettava vaihtoehto extranet-ratkaisun pohjaksi. Käyttäjähallinnan joustavuus ja palvelun skaalautuvuus ovat pilviratkaisuiden parhaita puolia.

SharePoint 2013 on ollut kuuma peruna myös Tietotyömaa blogissa. Liiketoimintakriittisten extranet-ratkaisuiden osalta SharePoint 2013 ei tuo suoraan maailmoja järisyttäviä uusia toiminnallisuuksia. Sen sijaan se parantaa jo tähän astikin hyvää SharePointin extranet-työkalustoa hiukan joka puolelta. Pilvipalveluiden osalta integraatioissa on odotettavissa merkittäviä parannuksia aiempaan integroitumistukeen pilvestä muihin järjestelmiin esimerkiksi Apps lähestymisen kautta.

Pääviestimme SharePointin osalta on kuitenkin seuraava – Extranet-palvelut ovat SharePointin hukattu potentiaali, joita liian harva on toistaiseksi ottanut käyttöönsä. Mahdollisuudet ovat valtavia – ongelma on usein liiketoiminnan ja IT:n ymmärryksen yhteensovittaminen kunnollisten extranet-palveluiden aikaansaamiseksi.

Miten lähden liikkeelle?

Tunnistitko liiketoimintasi tarpeita yllä olevasta? Ensimmäinen askeleesi on identifioida liiketoimintasi tarpeet, seuraava on pohtia mahdollisen ratkaisun hyödyt ja laskea toteutushankkeen kannattavuus (kustannukset vs. hyödyt). Laita sen jälkeen suunnitteluhattu päähän ja työrukkaset kouraan edeten toteutuksen kautta kohti extranet-palvelusi käyttöönottoa. Muuta paperille kirjaamasi hyödyt käytännön tuloksiksi nyt!

Kiinnostaako SharePoint 2013? Tule kuulemaan lisää seminaareihimme!

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta

Perttu Marttila

Vanhempi konsultti

perttu.marttila@meteoriitti.com

+358 50 587 3825

Perttu Marttila toimi aiemmin Sinisessä Meteoriitissa vanhempana konsulttina. Perttu on tietotyön erityisosaaja jolla on kokemusta tietotyön haasteista useiden sisäisten ja ulkoisten verkkopalveluhankkeiden kautta. Konseptoinnit, määrittelyt, esiselvitykset ja SharePointin toimintatavat ovat Pertulle jokapäiväisiä tuttavuuksia.

Kirjoitukset (6)