Yksi SharePointin vahvuuksista on mahdollisuus hallita julkista verkkopalvelua intranetin kanssa yhteisellä alustalla. SharePoint on selkeästi vahvimmillaan intraneteissa, mutta sillä on toteutettu myös paljon monipuolisia www-palveluita. Yksittäisiä web-julkaisujärjestelmän ominaisuuksia vertailtaessa erikoistuneet julkaisujärjestelmät ovat tarjonneet SharePoint 2010:n valmisominaisuuksia  pidemmälle vietyjä ratkaisuja ja ovat olleet myös helppokäyttöisempiä ja sisällöntuotannossa  tehokkaampia. Tähän saakka vähän kärjistäen onkin voinut sanoa, että www-palvelun julkaisujärjestelmän valinnassa tietohallinto on valinnut SharePointin ja viestintä ja markkinointi jonkin kilpailevan tuotteen.

Uuden version myötä Microsoft on jälleen panostanut SharePointin kehittämiseen web-julkaisujärjestelmänä. Tuukka esitteli tässä blogissa jo aiemmin mm. SharePoint 2013 responsiivisen suunnittelun mahdollisuuksia, ja Pauli käsitteli hakutoimintoa mm. haun avulla tehtävien nostojen osalta. Tässä artikkelissa tarkastelen muita keskeisiä julkaisujärjestelmänominaisuuksia käytännön sisällönhallintatyön näkökulmasta.

SharePoint 2013 sisällöntuotannon käyttöliittymä ja helppokäyttöisyys

SharePoint on tunnetusti haastanut uudet ja aloittavat käyttäjät käsitteillään ja sisäisellä rakenteellaan. Toisaalta, hyvän koulutuksen jälkeen moni ensimmäistä kertaa SharePointin nähnyt on ymmärtänyt, ja myös käytännössä osannut hyvin sivujen, listojen ja web partien erot ja niiden muokkaamisen.

SharePoint 2013 tuo parannuksia sisällöntuotannon perustehtäviin. Hallintanäkymissä uusi ja tyylikäs Metro/Modern -käyttöliittymä hämmentää aluksi vanhaan ulkoasuun tottuneen käyttäjän. Sivujen sisällön muokkaamisen osalla jatketaan SharePoint 2010:stä tutulla linjalla. Teksti- ja kuvasisältöjä voi muokata helposti WYSIWYG -näkymässä.

SharePoint 2013 sisällönhallinnan käyttöliittymä

SharePoint 2013 –preview sivun muokkausnäkymä (näkymän värisävyt ovat kirjoittajan muokkaamat) ja ”Kaikki sivuston sisältö” näkymä uuden käyttöliittymän mukaisesti.

Edellisestä versiosta ja muista Office-ohjelmista tuttu valintanauha (ribbon) säilyy paikallaan. Web-osien avulla hallittava sisältö vaatii edelleen muutaman lisäklikkauksen sen ominaisuuksien avaamiseksi. Ilahduttavaa oli huomata että nyt pieni, mutta ärsyttävä ”ominaisuus” on korjattu – ”web-osan asetukset” -valinnan jälkeen web-osan asetukset todellakin tulevat heti näkyviin. Ei tarvitse siis itse rullata sivua ylös nähdäkseen ne asetukset.

Rakenteeseen pohjautuvan navigaation muokkaaminen onnistuu nyt myös helpommin. Enää ei tarvitse mennä muokkaamaan navigaation asetuksia, vaan navigaatiolinkkien lisääminen/poistaminen onnistuu suoraan sivulla. Samoin linkkien järjestystä voi muuttaa suoraan hiirellä raahaamalla (drag&drop).

Myös sivuston ulkoasun muokkaaminen on tehty helpoksi valmiita, tai erikseen tuotettuja, teemoja valitsemalla. Teemoilla voidaan siis vaihdella webbisivujen visuaalisen sävyä vaikkapa kampanjan tai vuodenajan mukaan. Mielenkiintoista nähdä tuleeko tämä olemaan kuitenkin enemmän intra- kuin internet-sivuilla käytetty ominaisuus.

SharePoint 2013 hakukoneoptimointi

Hakukoneoptimoinnin tai -ystävällisyyden osalta uusi SharePoint tarjoaa nyt valmisominaisuutena jokaiselle sivulle ’SEO properties’ toiminnon alle kerättynä sivun keskeisimmät hakukonenäkyvyyteen vaikuttavat tekijät. SEO-ominaisuuksien avulla sisällöntuottaja pääsee muokkaamaan mm. sivun tiedostonimeä, titleä, meta descriptionia (ja edelleen myös meta keywordsejä).

Sisällönhallinnan käyttöliittymästä voi nyt myös lisätä analytiikkapalvelun seurantatagin ja lisäksi SharePoint 2013 osaa nyt myös generoida Googlen käyttämän sitemap.xml -tiedoston.

Sisällöntuottajan kannalta tämä ei sinänsä tuo muutosta tilanteeseen, missä kyseiset SEO-kentät on räätälöiden lisätty SharePointiin.  On käyttäjän mieltymyksistä kiinni tuleeko sivun SEO-ominaisuudet nyt paremmin täytettyä, vai onko ne helpompi unohtaa erilliseen kohtaansa. Sisällöntuottajien koulutuksissa tätä tullaan taas painottamaan, ja varmasti myös kertaamaan kenttien ’Title’, ’Browser title’ ja ’Page name’ eroa ja merkitystä. Yhtä kaikki, hyvä ja kaivattu lisäys.

Aiemmissa SharePoint -versioissa sivujen osoitteet ovat olleet oletuksena muotoa …sivusto.fi/pages/default.aspx, mikä ei tietenkään ole hakukonenäkyvyyden kannalta hyödyksi. Nyt SharePoint 2013:ssa on mahdollista luoda sivuston looginen rakenne ja navigaatio metatietojen ja taksonomian avulla. Näin sivustoon saadaan selkeät hakukoneystävälliset osoitteet (clean urls) eli esimerkiksi sivusto.fi/sharepoint2013.

Hieman teknisemmän kuuloinen hakukonenäkyvyyttä parantava toimenpide on sivun osoitteen parametrien piilottaminen. Idea ja toteutus on kuitenkin yksinkertaista. SharePointissa sivun osoite voi sisältää tarkan viittauksen (eli parametreja) tiettyyn näkymään. Sisällöltään sivut ”vuoden 2012 kirjat järjestyksessä uusimmat ensin” ja ”vanhimmat ensin” ovat samoja mutta jos linkissä käytetään parametreja (uusimmat / vanhimmat ensin) Google laskee ne eri linkeiksi. Koska Google antaa sivulle sitä enemmän arvoa, mitä enemmän sille on linkkejä, kannattaa siis huolehtia, että sivuun linkataan vain yhdellä tavalla. Näin siis tietyissä tapauksissa parametrit on hyvä piilottaa sivun osoitteesta.

Useiden sivustojen ja monikielisyyden tuki

Useasta erikielisestä sivustosta koostuvat verkkopalvelut nostavat palveluiden suunnittelijoiden ja toteuttajien sykettä. Myös käyttäjillä on verenpaine saattanut nousta koordinoidessaan sisällöntuotantoa pääsaitilta alasaiteille lokalisoitavaksi.

Uusi SharePoint tuo mukanaan cross-site publishing -mahdollisuuden sivustojen (ja sivustokokoelmien) väliseen julkaisun. Tämän ominaisuuden avulla voidaan luoda palvelu, missä yhdeltä sivustolta voidaan suoraan tuottaa sisältöä useille eri sivustoille. Hyvä käyttöesimerkki on tuotekatalogi, missä keskitetysti ylläpidettyä tuotetietoja esitetään vaikkapa eri brändisivustoilla. Brändisivuilla julkaistu sisältö näkyy hakukoneille kuten muukin sisältö. Cross-site publishing ei kuitenkaan ole ratkaisu kaikkiin tilanteisiin, vaan sen käyttö täytyy luonnollisesti suunnitella huolella osana muuta suunnittelutyötä.

”Variaatot” on SharePoitin toiminnallisuus, jonka avulla hieman yksinkertaistetusti sisältöjä voidaan automaattisesti kopioida pääsivustolta eri kieliversioihin. Nyt, 2013-version myötä, variaatioita käytettäessä voidaan valita kohdesivustot mihin sisältö varioidaan. Tätä voidaan hyödyntää esim. kohdentamalla variaatiot vain kieliversioihin joiden ylläpitoon on vähemmän resursseja. Aktiivisesti ylläpidettäviä kieliverisoita voidaan ylläpitää variaatioista riippumatta.

Lisäksi sisällön käännöstyötä voidaan nyt helpottaa irrottamalla se lähes kokonaan SharePointista. Uuden version myötä sivut voi lähettää suoraan käännöstoimistolle heidän ohjelmistojensa tyypillisesti käyttämässä xliff-muodossa. Kääntäjät eivät tarvitse tunnuksia SharePointiin, vaan homma toimii niin, että sivu exportataan SharePointista, toimitetaan käännettäväksi ja käännetty sisältö tuodaan sitten samassa muodossa sisään SharePointtiin. Tätä emme ole kuitenkaan vielä käytännössä kokeilleet.

Dynaamiset koostesivut

Säästin parhaan viimeiseksi. Omasta mielestäni näyttävin ja kiinnostavin uutuus on SharePoint 2013 tuotekatalogit ja haun avulla muodostettavat koostesivut (category pages). Alla oleva kuva Microsoftin esittelymateriaalista havainnollistaa lopputuloksen: Moderni, verkkokauppamainen tuotekoostesivu, dynaamisilla filttereillä.

SharePoint 2013 koostesivu

Tuotekoostesivu

Koostesivuilla esitetään rakenteellista sisältöä tarvitsematta luoda esim. jokaiselle tuotteelle omaa sivua.  Esitettävät tiedot ovat keskitetysti ylläpidetty katalogityyppisessä listassa ja filttereitä voidaan määrittää sisällön ominaisuuksien/metatietojen mukaan. Ja määrittäminen onnistuu helposti hiirellä kliksuttelemalla ilman koodausta.  Soveltamismahdollisuuksia on lukuisia, periaatteessa koostesivuille voidaan tuoda mitä vain rakenteeltaan yhtämittaista sisältöä. Koostesivujen onnistunut hyödyntäminen edellyttää toki toimivaa sisältöarkkitehtuuria.

Lopuksi

SharePoint kärsii huonosta maineesta web-julkaisualustana, mutta kehitys kehittyy. SharePoint 2013:n uudistusten myötä nykyaikaisen verkkosivuston luominen ja sisällön muokkaaminen on helpompaa kuin SharePoint 2010:ssä ja huomattavasti parempaa kuin 2007 -versiossa. Uuden version myötä tulevat parannukset ovat kaivattuja ja jo nyt saatujen kokemusten perusteella muutokset ovat hyviä ja kohdistuvat oikeisiin asioihin.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Kirjoittaja: Jussi Martikainen

Tietoa kirjoittajasta