SharePoint 2013 on ensimmäinen SharePointin versio, joka on suunniteltu ensisijaisesti pilveen. Toisin kuin edeltävä versio, joka tuli tarjolle pilvestä vasta noin vuosi julkaisun jälkeen, julkaistaan 2013 samanaikaisesti sekä pilviversiona että yrityksen omaan ympäristöön asennettavana versiona. Mitä eroa näillä kahdella ympäristöllä on, ja mitä kannattaa huomioida valintaa tehdessä?

Pilvilupaus

Konkreettisin etu pilvipalveluissa on käyttöönoton nopeus ja yksinkertaisuus. On aivan eri asia täyttää luottokorttitiedot lomakkeella ja saada sähköposti, pikaviestin ja ryhmätyövälineet käyttöönsä vartissa, kuin suunnitella palvelininfrastruktuuri, tehdä laitetilaukset ja asentaa laitteet osaksi yrityksen omaa infrastruktuuria.

Etu korostuu etenkin sähköpostista ja pikaviestimistä puhuttaessa, sillä ne pystytään tyypillisesti ottamaan käyttöön ilmaan suurempia määrittely- ja käyttöönottoprojekteja. Toisaalta SharePointin tehokas hyödyntäminen yrityksen tietotyön helpottamisessa vaatii aina suunnittelua ja yhteisistä pelisäännöistä sopimista – oli ympäristö sitten yrityksellä itsellään, käyttöpalvelukumppanilla tai jaetussa pilvessä.

On-premises -ympäristöissä on myös vaikea saavuttaa samantasoista palvelulupausta, kuin mitä Microsoft pystyy lupaamaan. Harvalla suomalaisella palveluntarjoajalla, tai loppukäyttäjäyrityksellä itsellään, on esimerkiksi kolminkertaista sähkönsyöttöä, sotilaallisen tarkkaa pääsynvalvontaa tai jatkuvaa datan replikointia kahteen eri fyysiseen datakeskukseen.

Myös järjestelmän automaattinen päivittyminen uudempiin versioihin on asia, joka on syytä lukea pilvi-SharePointin eduksi. Loppukäyttäjillä on mahdollisuus ottaa uudet toiminnot käyttöön kohtuullisen nopeasti järjestelmän päivittyessä automaattisesti taustalla, ja työpöytäohjelmistoista on aina käytettävissä viimeisin versio. Toisaalta tämä myös ajaa käyttöönottoprojekteja yhä enemmän valmistoimintojen hyödyntämiseen räätälöintien sijaan – automaattisissa päivityksissä on aina riski olemassa sille, että vaikkapa asiakkaan tarpeisiin kustomoitu projektin dashboard -näkymä ei yksinkertaisesti toimi enää uuden version käyttöliittymäparadigman kanssa.

Pilven haasteet

Valitettavasti ihan kaikkia SharePointin toiminnallisuuksista ei vielä saa pilvestä uudessakaan versiossa. Hakutoiminnallisuudet ovat tulleet harppauksia eteenpäin, mutta esimerkiksi ulkoisten datalähteiden indeksoiminen osaksi hakuindeksiä ei valitettavasti edelleenkään ole mahdollista. Myös mahdollisuudet integroitua yrityksen toiminnanohjausjärjestelmiin eivät ole yhtä laajoja, vaikka ne on nykyisellään mahdollista rakentaa BCS-rajapinnan kautta.

Edellä mainittuihin asioihin löytyy kyllä ratkaisuja: Myös pilviympäristöön voidaan tuoda ulkoisista lähteistä kuten sisäverkon SharePointista hakutuloksia osaksi muita hakutuloksia. Samoin integroitumista toiminnanohjausjärjestelmiin voidaan tukea esimerkiksi Azureen rakennettavalla middleware -komponentilla.

Räätälöintien osalta uusi SharePoint edellyttää kokonaan uutta lähestymistapaa pilvessä. On vielä aikaista sanoa, kuinka helppoa sovellusten rakentaminen uuden Apps -mallin mukaiseksi tulee olemaan. Mahdollisuudet ovat kuitenkin valtavia: Maailmalta löytyy useita esimerkkejä liiketoimintasovellusten ympärille rakentuneista hyvin toimivista applikaatiokaupoista.

Ehkäpä selkein rajoite pilviympäristössä ovat edelleen julkiset verkkosivut. Edistystä on toki tapahtunut ja uuden version myötä esimerkiksi julkaisutoiminnallisuuksia on tuotu mukaan. Tästä huolimatta sivut on edelleen tarkoitettu ’esitteenomaisiksi, staattisiksi esittelysivuiksi’ kuten edeltäjänsäkin. Tämä on toisaalta varsin ymmärrettävää, sillä julkisten verkkosivujen tyypillisesti vaatimat laajemmat räätälöinnit olisivat varsin haastavia toteuttaa jaetussa pilviympäristössä.

Julkisen verkkosivun oletusaloitussivu

Hybridimallit

Varsin yleinen tulee varmasti vielä pitkään olemaan malli, jossa osa yrityksen SharePoint -palveluista on pilvessä ja osa yrityksen omalla tai palveluntarjoajan palvelimella. Aikanaan parhaita käytäntöjä noudattaenkin tehdyt laajat räätälöinnit eivät todennäköisesti siirry pilveen ilman merkittäviä investointeja uudelleensuunnitteluun, eikä palveluiden sijoittaminen pilveen usein olekaan yritykselle mikään itseisarvo.

Jos vaikka yrityksen työtilat sijaitsee pilvessä ja viestinnällinen intranet edelleen omalla palvelimella, vaatii yhtenäisen käyttökokemuksen takaaminen loppukäyttäjälle huolellista suunnittelua. Huomaamaton siirtymä ilman erillistä kirjatumistarvetta voidaan kyllä hoitaa AD-federoinnilla, mutta käyttöliittymän yhdenmukaisuus, haun ulottaminen koskemaan molempia ympäristöjä ja yhtenäinen metadatamalli ovat asioita jotka edellyttävät erityishuomiota.

SharePoint Onlinen lisäksi Microsoftin tarjoama Windows Azure -pilvialusta tarjoaa runsaasti mahdollisuuksia nykyaikaisten sovellusten rakentamiseen. Uusi Apps -malli mahdollistaa ohjelmistokehitysmallin, jossa itse sovelluslogiikka ja muut palvelinpään toimenpiteet suoritetaan tarkoitusta varten automaattisesti perustetusta Azure-ympäristöstä käsin, SharePointin toimiessa ainoastaan datan säilytyspaikkana ja sovelluksen ajoalustana.

Yhteenveto

Jos organisaatiosi tarvitsee SharePointin nopeasti käyttöön, tarvitsette myös sähköposti- ja pikaviestinpalvelun ja näköpiirissä ei ole kompleksisia räätälöintitarpeita voi pilvi-SharePointia vilpittömästi suositella. Vaativien räätälöintien, runsaiden on-premises -integraatioiden ja hakuintensiivisten ratkaisujen tullessa kyseeseen ratkaisu ei kuitenkaan ole läheskään yhtä helppo. Esimerkkejä helposti pilveen toteutettavista palveluista ovat:

  • Erillinen työtilasivusto
  • Extranet -sivustot yhteistyökumppaneille
  • Konsernin yhteinen viestinnällinen intranet eri tytäryhtiöiden yhdistämiseksi

Oli tilanteesi mikä tahansa, me Sinisessä Meteoriitissa olemme auttaneet lukuisia yrityksiä sekä pilvi- että onpremises -ympäristöjen käyttöönottoprojektien kanssa. Ota siis rohkeasti yhteyttä, niin rakennetaan juuri sinun yrityksellesi sopiva ratkaisu yhdessä.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta

Henrik Blåfield

Vanhempi konsultti

henrik.blafield@meteoriitti.com

+46 76 241 1088

Henrik on it-alan sekatyöläinen, jonka intohimona on digitaalisten työtapojen kehittäminen yrityksissä levittämällä ymmärrystä parhaista käytännöistä, hyödyntämällä rohkeasti uusia palveluita ja tuotteistamalla ratkaisut toistuviin ongelmiin mahdollisimman tehokkaasti. Hän toimii Sinisellä Meteoriitilla vanhempana konsulttina.

Kirjoitukset (12)