Tietotyö on leijonanosalle yrityksiä arkipäivää ja tietotyön tehokkuuden vaikutus yrityksen tulokseen on laajalti tunnistettu. Tehokkuuden, laadun ja tuloksen parantamiseksi on lähes jokaisessa yrityksessä käynnissä hankkeita, kohdistuen toimintatapoihin ja prosesseihin, työkaluihin ja teknologioihin. Aihe on kuuma, mutta toistaiseksi tietotyön johtamisen vastuut ja työkalujen omistajuus eivät yrityskentässä ole vakiintuneet organisatorisesti.

Yksittäisessä yrityksessäkin vastuut ovat usein enemmän tai vähemmän hajaantuneet. Verkkopalveluiden näkökulmasta katsottuna tämä eroaa muista yritystoiminnan prosesseista. Esimerkiksi yrityksen ja sen asiakkaiden välistä viestintää ja vuorovaikutusta johtaa yrityksen markkinointi, joka usein yksiselitteisesti omistaa, hallinnoi ja kehittää mm. yrityksen viestinnälliset verkkosivut ja niihin liittyvät kampanjat alustoista ja päätelaitteista riippumatta, sekä sosiaalisen median vuorovaikutuskanavat jne.

Yrityksen sisäistä vuorovaikutusta ja tiedonhallintaa sen sijaan hallinnoidaan  tyypillisesti osin viestinnän (tiedotus), osin HR:n (intranetin sisältö) osin liiketoimintayksiköiden (vaikkapa sähköiset roolitetut työpöydät), osin tukifunktioiden kuten laadunhallinta (vaikkapa toimintajärjestelmä) ja osin IT:n (esimerkiksi dokumentinhallinta) toimesta. Edelleen eri yrityksissä vastuunjaot vaihtelevat rajusti.

Vastuiden hajaantuminen tekee tietotyön johtamisesta kokonaisuutena haastavaa ja yritystason liiketoimintatavoitteiden sekä budjetin asettamisesta työlästä.  Jälkimmäinen saadaan jotakuinkin hanskattua  roadmappaamalla ja priorisoimalla eri toimintojen tarpeita vaiheistetuksi ja projektoiduksi hankkeeksi. Mutta miten varmistua, että eri toimintojen tarpeet ovat yritystasolta katsottuna linjassa ja hankkeiden tuloksena syntyy ja kehittyy yhdenmukainen yritystason tietotyömaailma ja myös teknologisesti linjakas, suorityskykyinen, ylläpidettävä ja hallitusti kehittyvä palvelu?

Yksinkertaisesti, miten saada parhaiten rahalle vastinetta kun investointikohteena on koko yrityksen tietotyö?

Uskon, että tehokkain kehittäminen tehdään luomalla kunnollinen kumppanisuhde valittuun palvelutoimittajaan, etenemällä vaiheissa ja keskittymällä jatkokehittämään kokonaisuutta toiminnallisen pienkehittämisen sijaan.

Väitän lisäksi onnistumisen edellyttävän, että vastuu tietotyön tavoitteiden johtamisesta pidetään selkeästi yrityksen johdolla ja korkealla prioriteetillä.

Miksi näin?

Käytännön tasolla kustannuspaine ja hankintatoimen tavoitteet puskevat yhteistyötä erillisiksi kiinteiksi palasiksi, kutsuttakoon näitä toimituksiksi. Nämä erillisponnistukset pyritään kustannustehokkuuden nimissä  pitämään minimilaajuudessa, jolla tavoiteltava palanen (kokoelma toiminnallisuuksia) on toteutettavissa. Näin erityisesti silloin kun projekti katsotaan järjestelmätoimitukseksi sen sijaan, että arvioitaisiin hankintaa investointina tietotyön johtamisen tavoitteiden kautta.

Minimilaajuisen ja fiksatun laajuuden (budjetin) tavoite ja tästä seuraava projektisuunnitelman juustohöyläys tyypillisesti karsii tehokkaasti pois ylätason konsultatiivista työtä. Jonkunlainen määrittely sekä  toteutus kun on niukasta budjetista pakko tehdä että tulee mitään ulos.  Konsultatiivisen asiantuntijatyön minimointi pakottaa projektin keskittymään tiukasti vain kulloinkin kehitettävänä olevaan palaseen.

Tämän seurauksena hankkeelle ja  asiakkaan ja kumppanin yhteiselle asiantuntijatiimille ei jää tilaa yli palasten tehtävään  jatkuvaan iteratiiviseen kokonaiskonseptin ja -arkkitehtuurin huomioimiseen ja kehittämiseen. Big mistake. Toimintoja saadaan toimitusten tuloksena, mutta vuoden, parin päästä viimeistään harmittaa kun tulos ei olekaan virtaviivaisen linjakas ja koko yrityksen tietotyön kannalta erinomainen. Todennäköisesti vähintään operatiivista tasoa harmittaa jo pian kehittämistyön aikana, kun toimittajayhteistyö (tuolloin on vaikea puhua todellisesta kumppanuudesta) pyörii sen  ympärillä, mitä tuli speksattua, eikä sen ympärillä, mitä tarvitaan ja tavoitellaan.

Osaava tietotyön kumppani on hyvä sparraamaan  myös tavoiteasetantaa,  tuntee tietotyön parhaat käytännöt sekä osaa visioida asiantuntevasti ottaen huomioon asiakkaan liiketoiminnan erityispiirteet. Erityisesti jos yrityksen omat resurssit alueella ovat niukat, on suositeltavaa jakaa tai jopa ulkoistaa kumppanille omistajuutta tietotyön konseptista sekä arkkitehtuurista. Sininen Meteoriitti toimittaa tuloksellisesti asiakkailleen Advisor -palvelua, jossa nimetty konsultti/arkkitehti on kiinteästi mukana asiakkaan palvelukehityksessä läpi projektoitujen kehitysponnistuksien ja näiden välissä.

Kuitenkaan lapsi ei saa mennä pesuveden mukana. Tietotyö on integraalinen osa yrityksen liiketoimintaa ja yrityksen liiketoimintatavoitteiden määrittely ja asettaminen, vaikka kuinka avustettuna, on loppuviimeeksi oltava yrityksen johdon käsissä.  On äärimmäisen lyhytnäköistä ajatella, ettei yrityksen johtoa tarvitse sähköisen työympäristön kehittäminen kiinnostaa, koska kyse olisi teknologiasta, työkaluista tai verkkopalveluista. Todellisuudessa kyse on tietotyön johtamisesta ja täten siitä, miten ja millä tuloksin yrityksessä töitä tehdään!  Näin ollen taannoin toimitussopimusluonnoksessa näkemäni klausuuli ”toimittaja vastaa siitä, että  määriteltävä palvelu vastaa liiketoiminnan tavoitteita” on mielestäni absurdi. Ellei sitten asiakas ole valmis ottaman kumppanin edustajaa projektin ohjausryhmän lisäksi osaksi johtoryhmäänsä…

Summa summarum:

– tietotyön  operatiivisia tavoitteita ja vastuita on hajutuneena organisaatiossa. Lisäksi yrityksen sisäinen asiantuntemus ja resurssit tietotyötä tukevien palveluiden kehittämiseen ovat usein niukat. Siksi on tärkeää, että yhteistyö valitun palvelutoimittajan kanssa tietotyön palveluiden kehittämisessä on kokonaisvaltaista ja tavoitteet selkeät.

– parhaimmillaan asiantunteva kumppani voi luotettavasti toimia tietotyön johtamisen sparraajana ja kehittämisen yhteisenä nimittäjänä yli organisaation eri osien sekä projektoitujen toimitusten. Yrityksen johdon on sen sijaan kannettava vastuu siitä, että tietotyötä johdetaan liiketoimintatavoitteiden mukaisesti ja tavoitteita vasten jatkuvasti peilaten.

Johtamista ei voi ulkoistaa eikä toimituksilla johtaa. Tietotyön johtamisessa sen sijaan auttaa kumppanuus.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Aiheesta lisää

Atria loikkasi pilveen – fokuksessa työtapojen kehittäminen Atria on kasvava ja kansainvälinen, suomalainen elintarvikealan yritys, jonka palveluksessa on yli 4 000 työntekijää Suomessa, Baltian alueella, Skand...
Tulevaisuuden työelämätaidot Luin World Economic Forumin raporttia jossa he nostivat esille taitoja, joita vuonna 2020 pitäisi meidän jokaisen hallita. Sinisen Meteoriittin Digity...
Työtapojen digitalisointi: kolme tärkeintä tekijää Kun tämä kesä tästä kohta kääntyy kohti puolukka- ja rouskusesonkia, on hyvä alkaa miettiä millä keinoilla siellä työpaikalla saisi loman jälkeen posi...
Digitalisoituminen vaatii johtamista Tällä viikolla julkaistu Digibarometri herätti kiivasta keskustelua. Meillä Jari kirjoitti aiheesta eilen ja itse jatkan hieman eri kulmalla tänään. A...
Kohti älykkäitä kaupunkeja Mikä on julkisen sektorin tarkoitus ja miten se voisi palvella meitä kaupunkilaisia paremmin? Mistä johtuu että julkishallinnon tietyt prosessit laaha...
Työelämän jousto lisää vastuuta Työelämä ja tapa jolla suhtaudumme työhön on muuttumassa, vaikka sitä ihan jokainen ei haluakaan myöntää. Tiukoista kellokorteilla ohjatuista organisa...

Tietoa kirjoittajasta

Tytti Hallavo

Liiketoimintajohtaja

tytti.hallavo@meteoriitti.com

+358 50 408 9294

Tytillä on vahva osaaminen verkkopalveluhankkeiden ja projektitoimitusten ohjauksesta ja yli vuosikymmenen kokemus asiantuntijaorganisaatioiden johtamisesta. Uransa aikana Tytti on toiminut verkkopalveluiden kehittämishankkeiden parissa sekä asiakasorganisaatioissa että palvelun toimittajan roolissa. Hän on aiemmin toiminut projektitoiminnan johtotehtävissä Tiedolla, Trainers’ Housessa, Satama Interactivessa ja Quartalissa.

Kirjoitukset (8)

Kommentoi