Tietotyössämme joudumme käsittelemään dokumenttien ja perinteisten toimisto-ohjelmien lisäksi liiketoimintojen ohjaamiseen ja koordinointiin suunniteltuja järeämpiä liiketoimintasovelluksia. Näitä ovat ERP:t, CRM:t ja monet muut eri liiketoimintojen ja näiden ohjaamisen näkökulmiin erikoistuneet sovellukset. Miten SharePoint voi auttaa sinua näiden raskaan sarjan tietotyökalujen kanssa toimiessasi?

Liiketoimintasovellukset SharePointilla?

ERP, eli toiminnanohjausjärjestelmä on keskisuuren ja suuren organisaation työmyyrä jota ilman ei käytännössä montaakaan liiketoimintaa voitaisi pyörittää järkevästi. Se tallentaa tuotetiedot, varastosaldot, tilaukset, laskut ja monet muut talouteen ja liiketoiminnan prosesseihin liittyvät numerot ja tekstit. Käytännössä ERP:iin on tallennettu organisaatioiden rakenteisesta tiedosta valtaosa. ERP:n käyttäjä ovat saaneet tunteja tai jopa kymmeniä tunteja koulutusta sen käyttöön. He ymmärtävät käyttää sen monimutkaisesti nimettyjä kenttiä juuri oikeissa tarkoituksissaan, jotta ERP:iin säilytetty tieto pysyisi käytettävänä myös myöhempiä tarpeita ajatellen. Nämä käyttäjät ovat tietotyöläisiä joiden toimenkuviin kuuluu jonkin tietyn niche alueen osaaminen ja ymmärtäminen organisaation toiminnassa. He ovat rautaisia ammattilaisia omissa töissään. Työtehtävät vaihtelevat kuten ERP:n eri osa-alueiden käyttötarpeetkin aina logistiikasta tuotehallinnan kautta prosesseihin ja taloushallinnon koukeroihin. ERP:n käyttöoikeudet on tiukasti rajattu, jotta käyttäjät eivät vahingossa tai tahallaan pääse tekemään suurempia onnettomuuksia yrityksen liiketoiminnalle.

SharePoint ei ole ERP, se ei ole omillaan säilyttämässä suuria määriä rakenteista tietoa ja näiden välisiä keskinäisiä suhteita. Tällaisesta ei voi haaveilla villeimmissä SharePoint kuvitelmissaan kuin erittäin pienen organisaation nokkela SharePoint osaaja, joka osaa tehdä tuotetietotaulukon listatoiminnallisuudella. Tämä riittää hetken. Kun tuotetietotaulukkoon pitäisi pystyä kytkemään yrityksen logistiikkaketju ja tuotehierarkia muuttuu yksitasoisesta hiukan monimutkaisemmaksi nostaa nokkelinkin osaaja kädet pystyyn ja toteaa: ”tehdään tämä jollain millä se on järkevä tehdä”. Pieni ja yksinkertainen onnistuu, suuremmat ja monimutkaisemmat rakenteisen tiedonhallinnan kokonaisuudet kannattaa jättää suosiolla ERP:n harteille.

CRM, eli asiakkuudenhallinnan järjestelmä tallentaa asiakastiedot, näihin liittyvät yhteydenotot, myynnin tilauskannat ja myyntisuppilon eri vaiheissa olevat myynticaset. CRM:n avulla myynnin koordinointi ja asiakasjoukon hallinta onnistuu suuremmassakin mittakaavasta huomattavasti helpommin. Tämä jos mikä on myynnin mieleen. CRM on viritetty toimimaan asiakasrajapinnassa työskentelevien ihmisten tukena ja turvana. Se osaa liittää uuden henkilön asiakasorganisaatioon ja ylläpitää kustakin myyntikäynnistä tarvitut yksityiskohdat myöhempää tarvetta varten. CRM:n avulla voidaan tehokkaasti seurata missä ollaan myynnin osalta menossa ja mitä kauppaa on taloon tulossa milläkin todennäköisyydellä. CRM:ää käyttävät myyjät ja muut asiakasrajapinnassa toimivat henkilöt. Hekin ovat saaneet tunteja tai kymmeniä tunteja koulutusta järjestelmän käyttöön ja osaavat kirjata oikeat tiedot oikeaan paikkaan oikealla tavalla, jotta johtajien on helppo seurata myynnin onnistumisia mahdollisimman pienellä vaivalla. CRM:ssäkin on tiukat käyttöoikeusrajat, jotta käyttäjät näkevät vain heille kuuluvat tiedot.

SharePoint ei ole CRM. CRM:n toimintamalli ei ole tyypillisesti aivan niin monimutkainen kuin ERP:n, mutta silti se on riittävän monimutkainen, jolloin edes keskisuuren yrityksen CRM:ää ei varmasti kannata alkaa rakentamaan SharePointin päälle. Tähän tarkoitukseen on vain yksinkertaisesti olemassa parempia juuri tarkoitukseen suunniteltuja työkaluja.

Liiketoimintajärjestelmä X. On sitten kyseessä rakennusliike, projektitalo, matkapuhelinvalmistaja tai vaikka siivousalan yritys, on yrityksellä käytössään usein yksi tai useampia liiketoimintajärjestelmiä, jotka eivät suoraan istu ERP tai CRM kategorian alle. Niiden avulla ohjaillaan liiketoimintaa, prosesseja, resursseja ja materiaalivirtoja kunkin toimialan erityispiirteiden mukaisesti. Tieto tallennetaan järjestelmään joko suoraan käsin tai se tulee integraatioilla toisista järjestelmistä. Näitä järjestelmiä yhdistää usein edellisiin se yksityiskohta, että liiketoimintajärjestelmän käyttöliittymät ovat erikoistuneet juuri tiettyjen erityistoimenpiteiden suorittamiseen kunkin alan ja käyttötapausten erityispiirteiden mukaisesti. Lisäksi myös liiketoimintajärjestelmien käyttäjät ovat mitä todennäköisimmin saaneet kattavasti koulutusta järjestelmän käyttöön.

SharePointille voidaan joissain tapauksissa toteuttaa kevyitä liiketoimintajärjestelmiä riippuen järjestelmän erityispiirteistä. Pääosin nämä ovat kuitenkin pitkän tuotekehityksen tuloksia ja toteutettu teknologioilla, jotka vaativat minimaalisesti kolmannen osapuolen lisenssejä (Java, .Net, etc.). Näin toimiessaan liiketoimintajärjestelmiä kehittävät tahot minimoivat teknologiariskinsä tuotteidensa osalta myös pitkällä aikajänteellä ja maksimoisivat omat tuottonsa ilman kalliita kolmansien osapuolten lisenssejä. Pienemmässä mittakaavassa SharePoint saattaa toki olla erinomainen vaihtoehto liiketoimintajärjestelmän rungoksi, erityisesti, jos organisaatiossa käytetään SharePointia jo muutenkin.

SharePoint liiketoimintasovellusten käyttöliittymänä?

SharePoint on siitä mahtava työkalu, että se ei itsessään ole yksikään edellä mainituista. Se ei ole ERP, CRM tai liiketoimintajärjestelmä. Se on enemmänkin tekninen alusta, joka ei itsessään sisällä juuri mitään valmiita sovelluksia. Sen sijaan SharePoint sisältää kokoelman valmiita ja puolivalmiita työkaluja, joiden avulla voidaan rakentaa jo olemassa olevan tiedon päälle mielenkiintoisia kokonaisuuksia. SharePointia voidaan käyttää kustannustehokkaana, näyttävänä ja helppokäyttöisenä käyttöliittymänä tietoon ERP:ssä, CRM:ssä tai muissa liiketoiminnan tietojärjestelmissä.

Kaikkien käyttäjien ei edes haluta olevan ERP:n tai CRM:n tehokäyttäjiä. Heidän työtehtäviinsä saattaa liittyä näihin järjestelmiin tallennetut tiedot, vaikkeivät he itse tietoja järjestelmiin syötäkään tai edes omaa pääsyä niihin. Toinen vaihtoehto on, että heidän tulee toimia tehokäyttäjinä molemmissa järjestelmissä ja nykyisen informaatiotulvan aikakaudella kaikki, pienetkin, helpotukset tiedonhallinnassa ovat erittäin tervetulleita työtehon ja työviihtyvyyden lisääjiä. Kummassakin tapauksessa SharePointilla on annettavaa.

  • SharePointin avulla voidaan käyttäjälle tarjota liiketoiminnan mittaristoja helposti ja juuri oikeasta perspektiivistä. Tässä ei sinällään ole mitään uutta ja tähän pystyvät myös monet CRM:t ja raportointisovellukset.
  • SharePointin avulla voidaan esittää liiketoiminnan olennaisista prosessinäkökulmista juuri tarvittavat tiedot käyttäjälle ilman ylimääräisiä häiritseviä tietokenttiä. Ei mitään uutta verrattuna ERP:n toiminnallisuuksiin.
  • SharePointin avulla voidaan nostaa tarvittavat hälytykset käyttäjän silmien eteen näkyvälle paikalle käyttöliittymässä. Ei mitään uutta, näin myös CRM:ssä, ERP:ssä ja liiketoimintajärjestelmissä.
  • SharePointin avulla voidaan hakea em. tietolähteistä haluttuja tietoja ja esittää nämä siistinä hakutulosjoukkona. Ei mitään uutta. Entäpä jos haetaan sittenkin kaikista em. järjestelmistä samalla haulla yhdellä kertaa ja yhdistetään saadut tiedot yhteen hakutulosjoukkoon. Nyt aletaan päästä siihen missä SharePoint on hyvä.

Yhdistetään kaikki edellä mainitut toiminnot yhteen niin päästään siihen missä SharePoint on loistava. Se mahdollistaa varsin pienellä vaivalla toteutetut tietotyöläisen tehonäkymät, joiden avulla voimme suoriutua päivittäisistä tehtävistämme tehokkaammin ja stressittömämmin. Yhdistetään edellä mainittuihin vielä SharePoint työtilat ja uusi SharePoint 2013:n mikrobloggaus ja saamme tietotyöläisen arkea aidosti tukevan kokonaisuuden. Saamme aikaan kokonaisuuden, joka ei välttämättä sisällä kaikkia työkaluja töidemme tekemiseen itsessään. Sen voimme nähdä SharePointin kautta yhdellä silmäyksellä kokonaiskuva tilanteesta. Meidän ei tarvitse välttämättä hakea tietoa hajautetusti eri järjestelmistä manualisesti, vaan voimme nostaa kriittiset tiedot kertaheitolla käyttäjän arvioitavaksi. Käyttäjä pääsee tekemään nopean tilannearvion itse yhdestä käyttöliittymästä sen sijaan, että tietoa tarvitsisi etsiä monesta eri paikasta. Tämän jälkeen osaamme tietotyöläisinä tehdä oikeat päätökset ja suorittaa oikeat toimenpiteet oikeissa järjestelmissä. Näihin voimme toki päästä käsiksi yhdellä hiiren klikkauksella. Säästämme parhaimmillaan valtavasti aikaa ja resursseja, jonka lisäksi meidän on mahdollista tehdä parempia ja nopeampia päätöksiä työssämme.

Tietojärjestelmän käytön tulee olla helppoa ja yksinkertaista. Kun tehdään riittävän yksinkertaista, ei tarvita koulutuksia lainkaan. Tietoa tulee suodattaa ja käyttäjille tulisi tarjota mahdollisuuksien mukaan vain sitä tietoa mikä hänen työtehtäviään koskee.

Tieto on valtaa, piilotettu tieto on valtaa jota ei voida käyttää

Kaikkien ei tarvitse opetella käyttämään ERP:iä hyötyäkseen sen sisältämästä tiedosta. Organisaation ohjaamisen kannalta on tärkeää, että jokainen meistä voi päivittäisessä työssään tehdä oikeat päätökset, olet sitten johtaja, päällikkö tai työntekijä. Tieto on valtaa ja sitä on nykyään tallessa hämmästyttävät määrät. Tieto pitää kaivaa esille, esittää kauniisti ja kohdennetusti. Tämän jälkeen tulee antaa käyttäjän tehdä tiedon perusteella omat johtopäätöksensä organisaation hyväksi.

Älä käytä SharePointia tietovarastona rakenteiselle tiedolle kuin pienessä mittakaavassa. Käytä SharePointia tehokkaana käyttöliittymänä kaikkeen tietoon organisaatiossasi. Tähän SharePoint istuu erittäin mallikkaasti.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta

Perttu Marttila

Vanhempi konsultti

perttu.marttila@meteoriitti.com

+358 50 587 3825

Perttu Marttila toimi aiemmin Sinisessä Meteoriitissa vanhempana konsulttina. Perttu on tietotyön erityisosaaja jolla on kokemusta tietotyön haasteista useiden sisäisten ja ulkoisten verkkopalveluhankkeiden kautta. Konseptoinnit, määrittelyt, esiselvitykset ja SharePointin toimintatavat ovat Pertulle jokapäiväisiä tuttavuuksia.

Kirjoitukset (6)