Terveiset Dipolista Projektipäiviltä! Kaksipäiväisessä tapahtumassa on tänä vuonna teemana muutos. Olemme istuneet koko päivän seminaareissa ja kirjoitelleet niissä kynät sauhuten muistiinpanoja.

Projekteillahan tähdätään yleensä muutokseen. Meidän asiakkaidemme tapauksessamme esimerkiksi työskentelytapojen muutokseen SharePointin työtilojen käyttöönotolla. Tämän muutoksen toteuttaminen ja johtaminen on mielenkiintoista ja usein haastavaa.

SharePointin työtilojen ja dokumenttikirjastojen käyttöönotto on houkuttelevan helppoa. Varmistat sopivan palvelinympäristön, tai edes omaa palvelinympäristöä ei tarvita jos palvelua käytetään pilvestä. Sen jälkeen vain käyttäjille käyttökoulutus ja eikun dokumentit jakoon.  Jostain syystä kaikki ei kuitenkaan mene aivan näin yksinkertaisella kaavalla. Käyttäjät valittelevat työkalua hankalaksi. Dokumenttikirjastot ammottavat tyhjyyttään. Projektista vastaava pyytää, käskee, anoo ja muistuttaa. Uuden työkalun käytön vaikeudesta ja toimimattomuuksista kiertää huhuja ja siitä käydään kahvipöytäkeskusteluita. Viestintää ja tiedonjakoa on sovittu yksikön tavoitteissa tehostettavaksi ja nyt siihen olisi työkalu, mutta se ei toimi. Olen useamman kerran ollut valitettavasti todistamassa sitä miten muutoin hyvin tehty käyttöönottoprojekti päätyy lillumaan epämääräiseen tilaan, jossa käyttöönotto siirtyy koko ajan kauemmas tulevaisuuteen.

Tiedon jakamiseen oppiminen on kulttuurikysymys ja kulttuurin valmius punnitaan kun siihen on olemassa välineet. SharePointin käyttö ON helppoa. Työkalu ON mahdollista olla osa tietotyöläisen arkea. Olen nähnyt sen useaan otteeseen toteutuvan. Lisäksi työkalu lisää demokratiaa: sama tieto on helposti löydettävissä, kaikkien saatavilla ja jokaisen käytettävissä. SharePoint 2013 –version sosiaaliset työkalut entisestään parantavat tiedonkulkua ja avointa keskustelua. Silti ei kannata tuudittautua siihen uskoon, että pelkällä työkalulla tilanne muuttuu auvoisaksi.

Kulttuuri ratkaisee pelin

Käyttöönottoprojektin aikana on syytä suunnitella myös miten työkalu soveltuu yrityksen kulttuuriin. Mitkä ovat työntekijöiden kaipaamat asiat ja miten ne on mahdollista ratkaista ja saavuttaa. Mitkä ovat niitä nopeita pieniä quickwinejä,  jotka on helposti mahdollista saavuttaa. Ne palkitsevat nopeasti ja saavat käyttämään työkalua uudestaankin.

Myös johdon esimerkki on ensiarvoisen tärkeää. Kiireessä sitä tulee ajatelleeksi, että kaikkihan tästä jo tietävät ja eihän juuri tämä pieni yksityiskohta tai dokkarin sijainti niin keskeistä ole. Mutta jokaisen on sitouduttava yhteiseen päämäärään. Sillä tavalla hyödyt saavutetaan.

Lisäksi johdon on kehotettava avoimeen tiedon jakamiseen, suorastaan vaadittava sitä. Muuten jokaisen dokumentin kohdalla arvotaan onko se muiden osalta tarpeellinen, vai voisinko säilyttää sitä vain itse. Tiedon on oltava lähtökohtaisesti avointa. Työsuhteen aikana tehdyt dokumentit ovat työnantajan omaisuutta ja niiden pitäisi olla myös muiden kuin tekijänsä saatavilla. Omalle kovalevylle, verkkolevylle tai pahimmassa tapauksessa epämääräisille muistitikuille tallennetut dokumentit eivät ole kenellekään muulle hyödyksi. Työntekijä vaihtaa työnantajaa ja kaikki tämä tieto menetetään.

SharePoint auttaa tiedon jakamisessa, mutta jos kulttuuri ei ole valmis ei työvälineillä ole merkitystä.  Kun kulttuuri on kunnossa voivat hyvät välineet tuoda siihen loistavan lisän. Ilman oikeanlaista kulttuuria kärvistellään uuden hienon järjestelmän käyttämättömyyden kanssa. Ihmiset eivät ole valmiita jakamaan tietoa keskenään.  Tieto saattaa pahimmassa tapauksessa olla vallan väline.

Apua on tarjolla

Asiantuntijatyössä tieto on työntekijän tärkein voimavara. Tiedon on oltava muiden saatavilla heti kun tieto on syntynyt. Avoimet kalenterit, avoimet dokumenttikirjastot ja tiedon hyvä löydettävyys. Organisaation on myös löydettävä oma tyylinsä jakaa tietoa. Hyvän ja kokeneen yhteistyökumppanin kanssa käyttöönottoprojektit suunnittellaan myös muutosta silmälläpitäen. Käyttöönottoprojektissa arvioidaan muutokseen sisältyvät riskit ja miten toimitatavat saadaan parhaiten muutettua niin että uudesta työkalusta saadaan kaikki hyödyt irti. Kymmenien ja taas kymmenien onnistuneiden käyttöönottoprojektien aikana hioutuneet toimintamallit ja best practicet ovat asiakkaidemme käytössä.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta