Verkkopalvelun suunnittelussa jo klassiseksi käynyt virhe on määritellä kieliversiointi ohimennen kolmella virkkeellä. Kieliversioiden tarve, ratkaisuvaihtoehdot ja toteutustavat tuntuvat tulevan palvelun toteutusvaiheessa yllätyksellisesti kuin ensilumi autoilijoille.

Intranetissä kieliversiointiin liittyy monia kivuliaita päätöksiä riippuen informaation käyttäjistä, käyttötarkoituksista ja viestinnän intresseistä.

Dokumenttien kieliversiointi

Miltei minkä tahansa yrityksen tai organisaation intranetiin alkaa kertyä dokumentteja eri kielillä: jokin tiedote on laadittava myös ruotsiksi, tuotelinjat työstävät käyttöohjeita kiinaksi, espanjaksi ja ranskaksi, henkilöstön CV:eistä tehdään kansainväliset versiot, tai identtinen työsopimuspohja on tarjolla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi.

Näissä dokumenteissa on olennaista, että tarjolla olevat kieliversiot löytyvät oletusarvoisen käyttökielen yhteydestä: sopimuslomakkeet ovat intrassa loogisessa paikassa, ja niihin kytköksissä ovat englanninkieliset sopimuspohjat. Käyttöliittymissä ja sovellusratkaisuissa täytyy huolehtia siitä, että dokumentin kieliversio linkittyy siihen ymmärrettävästi ja löydettävästi, ja metatiedot kertovat käytetyn kielen.

Mutta entä jos lomakkeen kieliversiota tarvitsee työntekijä, jolle tuo kieli on oma käyttökieli? Täytyykö suomenruotsalaisen kuitenkin selailla suomenkielistä intranetiä suomenkielisine navigointivalikoineen ja hakemistorakenteineen löytääkseen ruotsinkielisen CV-pohjan? Tai jos yhtiö on ottanut askeleita kansainvälistymiseen, pitääkö ulkomaalaisen työntekijän tankata suomenkielisiä uutisia tai henkilöstöosion valikkorakenteita?

Tulkkauskieli

Kun organisaation ulkomaalaisten työntekijöiden määrä ylittää havahtumiskynnyksen, ryhdytään intranetiäkin säätämään kielelle, jota venäläinen vahvistus tai Puolan haarakonttori pystyy ymmärtämään. Viestinnässä ryhdytään käyttämään konsernikieltä tai muuta kaikille yhtäläistä tulkkauskieltä – useimmiten englantia.

Tulkkauskielen käyttöönotto intranetin keskeisimmissä sisällöissä ja palveluissa voidaan tehdä pistemäisesti tärkeimpiin osioihin, tai se voidaan suunnitella hallitusti koko intranetin kattavaksi. Kunkin käyttäjän täytyy löytää loogisesti ja tehokkaasti ymmärtämällään kielellä julkaistut tiedotteet tai dokumentit.

Kansainväliset konsernit ovat alttiita valitsemaan helpolta kuulostavan, ylhäältä käsin annetun kielipoliittisen ratkaisun: kaikki intran sisällöt luodaan konsernikielellä ja sillä siisti. Ihmiset kuitenkin ymmärtävät ja omaksuvat asioita paljon helpommin ja sitoutuneemmin äidinkielellään, joten kaikille vieraan tulkkauskielen käyttäminen vieraannuttaa helposti.

Jos intranetissä ei ole sopivaa käsitellä asioita tai dokumentteja omalla käyttökielellä, riskinä on myös se, että levyjaoille tai omiin hätäsovelluksiin syntyy intran kanssa kilpailevia tietovarastoja, joissa vaalitaan sisältöjä omalla äidinkielellä, ja näiden ajantasaisuudesta tai relevanssista ei huolehdi kukaan.

Yhteisen tulkkauskielen käyttämisen tavoitteena on tarjota kaikille työntekijöille tasa-arvoiset mahdollisuudet saada tietoa. Entä jos henkilöstön kielitaito ei riitä tulkkauskielen ymmärtämiseen? Kansainvälisten konsernien on syytä ottaa vakavasti se seikka, että monissa maissa koulutustaso kielten suhteen on toisenlainen. Jos henkilöstölle on jotain sanottavaa, se on monesti pakko sanoa heidän äidinkielellään. Täten tiedotteita ja dokumentteja on syytä kääntää useammalle kielelle, jolloin kieliversioinnin tarpeet lavenevat.

Intranetin käyttöliittymien ja sovellusten suunnittelu on astetta hankalampaa, kun uutiskeskukset tai dokumenttivarastot luokitteluineen ja metatietoineen on esitettävä myös puolan- tai portugalinkielisinä. Teknisillä ratkaisuilla – kuten profiloidulla kohdentamisella – voidaan kuitenkin sekakielisten ratkaisujen ylläpitotyötä helpottaa.

Käyttöliittymäkieli

Yksittäisten dokumenttien tai tietovarastojen kieliversiointia massiivisempi ratkaisu on kieliversioida intranetin käyttökokemus. Mahdollisuus käyttää koko intranetiä valinnan mukaan suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi edellyttää kaikkien navigaatiovalikoiden, käyttöliittymätekstien (ns. resurssitekstien), otsikoiden, tietovarastojen, tiedotekategorioiden, metatietovalintojen, virheilmoitusten jne. kääntämistä järjestelmään. Tämä työ tietysti moninkertaistuu, jos se tehdään myös ranskaksi, puolaksi ja portugaliksi.

Julkaisujärjestelmät tarjoavat työkaluja käyttöliittymäkielen mahdollisimman helppoon variointiin, ja oletusarvoisia käännöksiäkin on tarjolla tyypillisimpiin käyttöliittymäteksteihin, mutta siitä huolimatta käyttöliittymän kieliversiointi on mutkikasta, ja räätälöityä käännöstyötä on välttämättä tehtävä paljon.

Usein järjestelmien tarjoama tuki kielivariaatioihin edellyttää sitä, että kieliversiot ovat rakenteeltaan, toiminnallisuuksiltaan ja informaatioltaan identtisiä: jokaisella näkymällä tai jopa sivulla on vastineensa kaikilla käyttöliittymäkielillä. Tällaisia ratkaisuja käyttöönotettaessa on huolehdittava siitä, että kullekin kieliversiolle löytyy oma vastuullinen päätoimittajansa tarkistamaan kieliasun, ymmärrettävyyden ja sisältöjen kattavuuden ylläpitotyössä.

Identtisten kieliversioiden ylläpidossa on haasteena julkaisupolitiikan muotoilu: miten itsenäisesti kieliversioihin voidaan tuottaa omaa sisältöä, ja miten yhteiset konsernitasoiset viestit, tiedotteet, dokumentit ja ohjeistukset saadaan ajantasaisesti ja hallitusti julkaistua kaikkiin kieliversioihin. Onko vieraannuttava tulkkauskieli se ”herrakieli”, jolla kaikki tiedot ensin välitetään, ja käännökset syntyvät arvaamattomaan tahtiin? Jonkinlaista suunnitelmallista ja vastuullista toimituskuntaa kieliversioiden välillä tarvitaan vääjäämättä.

Vaihtoehto sisällöiltään toisiaan vastaaville kielivariaatioille on erillisten, täysin itsenäisten kieliversioiden rakentaminen. Tällöin jokainen kieliversio on kuin uusi, erillinen sivusto, jolle luodaan oma hierarkkinen rakenne, käyttöliittymät, sisällöt, sovellukset, esitystavat ja metatiedot erikseen. Ylläpidettävää on paljon, ja jonkin asian muuttuessa täytyy muutos muistaa käydä tekemässä myös kieliversioihin.

Näissä erillisissä intranet-sivustoissa on lisäksi haasteena viestinnän yhtenäinen linjaus: välittävätkö kaikki kieli-intranetit yhteisestä yrityksestä tai organisaatiosta samanlaisen kuvan?

Paikalliskieli

Tyypillisesti suomi–ruotsi-kieliversioituja intranetejä syntyy suomalaisyrityksiin silloin, kun yrityksen jossain toimipaikassa on vahva edustus ruotsinkielisiä työntekijöitä. Vastaavasti Riikassa sijaitsevaa osastoa varten tulee luoduksi latviankielinen intranet ja Brasilian myyntikonttoria varten voi syntyä portugalinkielinen intra. Näissä ratkaisuissa on kuitenkin muistettava pitää kieliulottuvuus ja paikallisuus toisistaan erillisinä kysymyksinä.

Kun Vaasan konttorilla luodaan ruotsinkielisiä tiedotteita, on luontevaa, että niillä on paikallisulottuvuus: niissä tiedotetaan Vaasan toimipaikan ikkunoidenpesusta tai autopaikkajärjestelyistä, ja näistä paikallisista asioista ei tarvitse suomenkielisessä intrassa (jota seurataan Jyväskylässä ja Kouvolassa) edes kertoa mitään. Ruotsinkielinen intranet ei kuitenkaan ole ”Vaasan intranet”, aivan samoin kuin englanninkielistä kieliversiota intrasta ei voi pitää Manchesterin konttorin intrana. Intranet on koko henkilöstön yhteinen tila, kahvihuone, kirjasto ja ilmoitustaulu yhteisessä organisaatiossa.

Paikalliskielisten intranetien ylläpidossa on tärkeää huolehtia siitä, että keskeiset organisaatioviestit esitetään identtisinä ja samanaikaisesti molemmilla / kaikilla kielillä. Jos yhteistä rekrytointistrategiaa, tietoturvapolitiikkaa tai lomakkeistopohjaa on noudatettava, tiedon perillemeno voidaan taata vain tarjoamalla tämä informaatio intranetin kaikissa kieliversioissa käytetyillä kielillä. Henkilöstöhallinto, tietohallinto, taloushallinto ja vastaavat sisäistä tietoa tuottavat keskitetyt toiminnot tarvitsevat tukea ja osaamista käännöksiin sekä niiden koordinointiin.

Paikallisuuden mukaan syntyneestä kieliversiosta ei pitäisi päästää syntymään paikallisuuden mukaan rajautunutta: ei saa käydä niin, että Latvian toiminnasta kerrotaan vain latviankielisessä intranetissä. Myös suomenkieliseen (tai englanninkieliseen) intranetiin kaivataan tietoja siitä, millä kulkuyhteyksillä Riikan toimistolle pääsee, mitä siellä on meneillään, millaisia tuotoksia siellä syntyy tai millaisia uusia kehittämisideoita siellä on keksitty. Ja epäilemättä Kouvolan ja Riikan tuotekehityksen asiantuntijoilla olisi paljonkin hyödyllistä annettavaa toisilleen?

Vuorovaikutus- ja rupattelukieli

Intranetin erillisissä kieliversioissa yhteisöllisen vuorovaikutuksen kanavat eriytyvät helposti: ruotsinkieliset käyvät omia keskustelujaan ja kirpputorejaan, englanninkieliset omiaan ja suomenkieliset omiaan. Organisaation yhtenäiskulttuurille voi olla tuhoisaa, jos vuorovaikutus siiloutuu kieliryhmiin. Hyvät ideat, jaetut kokemukset tai esitellyt kehittämistoimenpiteet eivät kielimuurin vuoksi jalkaudu koko henkilöstölle.

Intranetin keskusteluja voidaan ohjata käytäviksi yhteisissä sovellusympäristöissä yhteisesti ymmärrettävällä tulkkauskielellä – tyypillisesti englanniksi – mutta monelle työntekijälle on lannistavaa, jos keskusteluja ei ole lupa käydä omalla äidinkielellä. Pahimmassa tapauksessa keskustelu tyrehtyy tykkänään, kun ideanikkarit pelkäävät tankero-englantiaan ja jäätyvät näppiksensä ääressä hiljaisiksi.

Yksi vaihtoehto on ylläpitää sekakielisiä vuorovaikutuskanavia: esimerkiksi yrityksen yhteiselle keskustelualueelle tai viestiseinälle voidaan kirjoittaa sekaisin ruotsin- ja suomenkielisiä, ja vaikkapa myös englanninkielisiä tai suorastaan latviankielisiä viestejä. Tällöin keskustelussa voivat olla läpinäkyvästi mukana kaikki työntekijät seuraamassa, lukemassa, kirjoittamassa ja kommentoimassa kukin oman kielitaitonsa mukaan.

Yhteisessä sekakielisessä keskustelussakin on vielä tarve tulkkauskielelle, jolla vuorovaikutussovellusten käyttöliittymät (syötteet, ohjeet, tagit jne.) esitetään.

Asiointikieli

Yksi intranetin keskeisimmistä tavoitteista on helpottaa ja tehostaa työntekijän arkea sähköisillä asiointivälineillä: kulukorvauksen hakeminen, vuosilomien ilmoittaminen, uuden työntekijän käyttäjätunnusten anominen, myyntilukujen raportoiminen, kokoustilojen varaaminen jne. ovat kaikki arkitoimintoja, jotka on kannattavaa siirtää yhteisillä työkaluilla verkossa tehtäviksi. Intranet kokoaa yhteen näiden käytön, seurannan, ohjeistukset ja raportit.

Millä kielellä työntekijä laitetaan asioimaan? Tässä ollaan intranetin kielipolitiikan ydinkysymyksissä: mitä kieltä edellytämme työntekijän hallitsevan omien velvollisuuksiensa hoitamisessa?

Etenkin asiointipalvelut ovat hankalahkoja sovelluksia, joiden käyttöliittymien kääntäminen eri kieliversioiksi on suuritöistä. Ja jos valitsemme asiointipalvelujen kieleksi yhteisen tulkkauskielen, pakotamme työntekijät käyttämään itselleen vierasta, vaikeasti sisäistettävää ja virhealtista kieltä.

Täytyykö ruotsinkielisen osata tehdä kilometrikorvaushakemus suomeksi, tai päinvastoin? Tai täytyykö venäläisen oppia syöttämään työtuntinsa suomenkieliseen järjestelmään? Onko kaikkien Kouvolasta Riikaan tehtävä matkalasku englanniksi?

Kielivalinnat ovat politiikkaa

On moukkamaista filosofian väärinkäyttöä lainata tässä Wittgensteinin huomiota siitä, että ”kieleni rajat merkitsevät maailmani rajoja”, mutta arvoja, asenteita ja tavoitteita välitetään kielellisillä käsitteillä.

Intranetin kielivalinnat ovat organisaatiokulttuurin ja työntekijän itseymmärryksen kannalta keskeisiä poliittisia linjauksia: Saako työntekijä toimia mukavuusalueellaan, äidinkielellään, omilla käsitteillään? Valuttaako konserni pakottavasti omaa kielimääräystään yksisuuntaisesti ylhäältä alaspäin? Löytykö saman organisaation työntekijöille ”yhteistä kieltä”? Vaihdetaanko sillä ajatuksia ja tietoja sujuvasti ja avoimesti?

Kaikilla näillä on vaikutuksensa työtyytyväisyyteen, työnantajakuvaan, työyhteisön toimivuuteen ja tehokkuuteen.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Kirjoittaja: Virpi Blom

Tietoa kirjoittajasta