Työnteko on nyt ja on aina ollut sosiaalinen tapahtuma. Työtä tekevät ihmiset kommunikoivat toistensa kanssa, jotta saavat oman ja muidenkin työn sujumaan parhaalla mahdollisella tavalla. Työn suorittamiseen on tuotu ennalta määriteltyjen prosessien kautta rutiineja, joilla pyritään mm. minimoimaan inhimillisiä virheitä ja suoriutumaan työn tavoitteista nopeammin. Prosessien kautta tavoitellaan organisaation toimintaan ja tuloksentekokykyyn positiivisia asioita. Samalla ne kuitenkin aiheuttavat myös negatiivia lieveilmiöitä. Samalla kun prosessit muodostavat työntekoa voimakkaasti ohjaavan kehyksen, alkavat kommunikaatio ja ihmisten luovuus keksiä keinoja työnteon parempaan suorittamiseen karsiutumaan. Asettaessamme rajoja, luovuus ja innovaatio häiriintyvät ja pahimmillaan poistuvat kokonaan. Ihmiset eivät enää koe, että voivat vaikuttaa työhönsä. Näin ei kuitenkaan ole pakko olla.

Haaste – yksisuuntainen viestintä

Prosessien laadintaan ja kehittämiseen liittyy usein vain kourallinen prosessissa osallisena olevia ihmisiä, sen sijaan, että kaikki prosessiin osallistuvat aidosti olisivat mukana keskustelemassa ja kehittämässä niitä. Olemme ehkä luoneet keinotekoisia kanavia, joiden väitämme toimivan aitoina kanavina ehdottaa kehityskohteita. Nämä näyttäytyvät prosessin sidosryhmille yksisuuntaisina viestikanavina, eivät aitona keskusteluna. Edelleen päätökset suunnasta tekee ilman varsinaista keskustelua se yksi ja sama taho, joka prosessista ja sen kehityksestä vastaa. Näin ei kuitenkaan ole pakko olla.

Haaste – rajapinnat

Rajapinnat prosessissa ja prosessien välillä muodostavat selkeitä epäjatkuvuuskohtia prosessin kulkuun. Niissä kohtaa tiukasti määritellyt prosessimme, eivät ole niin tiukasti kontrolloituja. Rajapinnoissa siirtyy yksi työn vaihe toiseen. Niissä kohtaa tarvitaan kommunikaatiota kahden osapuolen välillä, jotta tieto edellisen vaiheen tilanteesta välittyy eteenpäin seuraavalle vaiheelle. Rajapinnoissa piilee usein riski epäonnistumisesta, laadun heikkenemisestä tai seuraavan prosessivaiheen viivästymisestä. Näitä emme halua.

Haaste – automatisoituminen

Automaatiota. Sitä olemme halunneet jo pitkään. Haluamme automatisoida kaikki vaiheet, jotka vain voimme. Se on tehokkuutta. Korvataan rutiinityöt automaatiolla, niin kaikki ongelmat ratkeavat? Jossain kohdassa tulee ongelmia. Näitä ongelmia täytyy ratkoa. Rajapinnat. Kaikkea emme voi automatisoida, koska joskus täytyy tehdä päätöksiä mihin koneet eivät kykene. Automaatio tuo paljon hyvää, mutta ei osaa vielä ajatella kuin hyvin yksinkertaisia asioita. Oikeiden ongelmien ajattelemiseen tarvitaan vielä ihmistä prosesseissakin. Useampi pää yhdessä muodostaa ajatteluun paremman työkalun kuin vain yksi pää. Näemme asioita eri perspektiiveistä. Muiden mielipiteet rikastavat omia ajatuksiamme.

Haaste – johtaminen

Joku tekee aina lopulta kaikki päätökset. Jonkun vastuulla on ottaa lopullinen riski onnistumisesta tai epäonnistumisesta. Jonkun vastuulla on johtaa. Olla johtaja. Johtaessamme haluamme tehdä parempia päätöksiä, jonka perustaksi haluamme parempaa informaatiota. Tietysti haluamme parempaa prosessidataa, mutta haluamme myös informaatiota prosessin parissa toimivilta ihmisiltä. Siitä mikä kulloinkin vaivaa niin prosesseja kuin ihmisiäkin. Haluamme työkaluja johtamiseen. Emme ihmisten mikrojohtamiseen, vaan sellaiseen esimerkillä johtamiseen, jolla voidaan saavuttaa asettamamme tavoitteet helpommin myös pitkäjänteisesti. Haluamme antaa vastuuta työntekijöille itselleen, koska he ovat ansainneet sen ahkeralla työllään ja panostuksellaan – kyvyillään ottaa tämä vastuu. Vastuun omasta työstään.

Ratkaisu – avoin keskustelu

Haluamme aidon keskusteluyhteyden kaikkien prosessiin liittyvien sidosryhmien välille. Haluamme keskusteluyhteyden prosessin vaiheiden ja eri osasten välille. Haluamme kanavan, jossa ainakin alkuvaiheessa olemme kaikki samalla viivalla tasa-arvoisia keskustellessamme mistä vain. Haluamme keskusteluyhteyden, jonka kautta voimme keskustella aidosti prosessiin liittyvistä ongelmista ja mahdollisista tavoista parantaa toimintaamme. Haluamme ratkoa reaaliaikaisesti operatiivisia haasteita yhdessä. Muodostaa aidon vuorovaikutuksen kulttuurin, jossa jokainen prosessin parissa työskentelevä ihminen voi kokea olevansa arvostettu asiantuntija. Vain hän tuntee oman työnsä nyanssit parhaiten, ei kukaan muu. Haluamme läpinäkyvyyttä keskusteluun ja päätöksentekoon, emme halua meitä johdettavan norsunluutornista. Se aika kuuluu tehtaanpatruunoille, ei 2010-luvun moderniin organisaatioon. Haluamme työskennelllä parhaiden osaajien parissa globaalissa markkinakentässä – menestyä. Tähän tarvitsemme kaiken mahdollisen tuen. Osallistetaan koko organisaatiomme keskusteluun kun kehitämme toimintaamme. Jokainen ajatus voi olla tärkeä polullamme.

Ratkaisu – sosiaalinen intranet

Sosiaaliset työkalut ovat elimellinen osa modernin 2010-luvun organisaation kommunikaatiota. Ne ovat se virtuaalinen kahviautomaatti, jolle koko organisaatio kerääntyy kuulemaan päivän juorut. Sen sijaan, että tällä kahviautomaatilla puhuttaisiin pelkkiä juoruja, siellä puhutaan myös erittäin paljon asiaa. Uusia ideoita ja ajatuksia maailman suurimmasta tietovarastosta – internetistä. Kokemuksia asiakkailtamme. Ajatuksia 25+ vuotisen kokemuksen kautta prosessin pullonkauloista. Kaikkea sitä mikä liittyy päivittäiseen työntekoomme. Kunkin osallistujan omasta näkökulmasta tietenkin.

Parhaat ideat toiminnan kehittämiseen syntyvät vapaasta keskustelusta. Tasa-arvosta. Siitä tunteesta, että omalla työllä on oikeasti merkitystä yhteiselle kokonaisuudelle. Haluan kantaa korteni kekoon ja haluan, että myös muut tekevät näin. Avoimuus on avain menestyksekkääseen organisaatiokulttuuriin. Menestyksekkäässä yrityksessä työntekijä viihtyy. Lupaukset ovat suuria. Tätä kaikkea ei voida saavuttaa millään työkalulla. Se voidaan saavuttaa tekemällä töitä yhdessä. Työkalun avulla voimme tehdä työtä yhdessä tehokkaammin ja uusilla tavoilla. Sosiaaliset työkalut mullistavat organisaation sisäisen keskustelun. Loppu on kiinni organisaatiosta itsestään.

Tietoa kirjoittajasta

Perttu Marttila

Vanhempi konsultti

perttu.marttila@meteoriitti.com

+358 50 587 3825

Perttu Marttila toimi aiemmin Sinisessä Meteoriitissa vanhempana konsulttina. Perttu on tietotyön erityisosaaja jolla on kokemusta tietotyön haasteista useiden sisäisten ja ulkoisten verkkopalveluhankkeiden kautta. Konseptoinnit, määrittelyt, esiselvitykset ja SharePointin toimintatavat ovat Pertulle jokapäiväisiä tuttavuuksia.

Kirjoitukset (6)