Pari viikkoa sitten valittiin ensimmäistä kertaa Suomen paras intranet Solitan järjestämässä kilpailussa. Kilpailun voitti maakaasuyhtiö Gasum Oy:n Gasnetti-intranet, jota minulla oli ilo olla Gasumin projektiryhmän apuna suunnittelemassa ja käyttöönottamassa Sinisen Meteoriitin konsulttina.

Vaikka kyseisestä projektista on jo vierähtänyt pitkästi yli vuosi, se on edelleen mielessäni poikkeuksellisena määrittelyprojektina. Ajattelinkin nyt jakaa omat ajatukseni siitä, mitkä asiat jo projektin alkumetreillä ennakoivat onnistumista.  Mikä siis johti siihen, että Gasumin intranetistä tuli tuomariston kehuma avoin ja henkilökohtainen työväline, joka tarjoaa Suomen eliitiksi mainitut yhtenäiset kokouskäytännöt?

1. Asenne

Olen iloinen, että innostunut ja kunnianhimoinen asenne, joka Gasumin projektiryhmällä oli jo intranetin suunnitteluvaiheessa, näkyy edelleen intranetin jatkuvana kehittämisenä. Tämä asenne mainittiin myös perusteluna intranet-kilpailun voittoon: Gasum ei nähnyt intranet-projektia järjestelmäprojektina tai viestintäprojektina, vaan mahdollisuutena tietotyön tehostamiseen ja uudenlaisiin toimintatapoihin.

Tiiviin suunnittelujakson aikana löydettiinkin uusi toimintatapa mm. eniten tehostusta kaivanneeseen osa-alueeseen eli kokouskäytäntöihin, ja päädyimme ratkaisuun, jossa kokousasioita ja niistä syntyviä päätöksiä alettiin hallita SharePointin luetteloiden avulla.

2. Oikeat ihmiset oikeilla paikoilla

Intranetin tärkeys Gasumille näkyi suunnitteluvaiheessa etenkin projektiryhmän koostumuksessa. Suunnitteluryhmässä olivat paitsi IT ja viestintä, myös eri liiketoiminta-alueiden edustajat. Mukana oli myös johtoryhmän jäseniä.

Kattavaan projektiryhmään tiivistyi kolme onnistumisen kannalta kriittistä tekijää: innostusta, natsoja ja osaamista. Liiketoiminnan syväosaamisen lisäksi huippuosaajia oli mm. projektinhallintaan, sisällöntuotantoon, käyttöönoton suunnitteluun sekä SharePointin käyttämiseen. Oikeat ihmiset olivat oikeilla paikoilla.

3. Intranet osaksi muita järjestelmiä

Gasumin intranet-projektissa oli poikkeuksellista se, miten hyvin intranetin suhde muihin talon järjestelmiin otettiin huomioon, ja miten moneen järjestelmään luotiin luonteva yhteys.  Tämänkin mahdollisti oikein koottu projektiryhmä, joka tunsi muut talon järjestelmät ja niiden roolin, ja osasi hahmottaa intranetin osana tätä kokonaisuutta.

4. Sitoutunut johto

Johdon sitoutumista pidetään yleisesti yhtenä järjestelmien käyttöönoton onnistumisen avaintekijöistä, ja tässä projektissa se varmistui jo suunnitteluvaiheessa. Johdon mukanaolo näkyi Gasumin projektissa mielestäni eniten siten, että

  • Gasnetti-intranetistä tuli vahvasti yhtenäisiä toimintamalleja ohjaava, koska ryhmällä oli natsat tehdä isoja päätöksiä
  • Käyttöönottovaiheeseen annettiin riittävästi sisäisiä resursseja ja tuki

Toki johdon mukanaolo näkyi myös siinä, että intranetissä huomioitiin johdon tarpeet poikkeuksellisen hyvin: listapohjainen kokousasioiden ja päätösten hallinta mahdollisti sen, että johdolla ja tietysti myös kaikilla muilla on helppo tapa seurata kootusti yrityksen tekemiä päätöksiä ilman että niitä tarvitsee kaivaa esiin muistioista.

5. Käyttöönotto omana hankkeenaan

Etenkin silloin, kun intranet tuo mukanaan uusia toimintamalleja, käyttöönotto pitää nähdä erillisenä hankkeena, jolla pitää olla oma vastuuhenkilö ja riittävästi aikaa resursseja. Gasumilla intranet-projekti ei päättynyt järjestelmän valmistumiseen, vaan käyttöönottoon panostettiin poikkeuksellisen paljon mm. eri toimipaikoilla järjestetyin koulutuksin ja kattavin ohjein.

6. Intranet ihmisille

Kaiken innostuksen ja kehittämisen taustalla Gasumin projektiryhmällä oli koko ajan halu tarjota Gasumin henkilöstölle heitä parhaiten tukevat ratkaisut.  Suunnittelu perustuikin henkilöstölle tehtyyn intranet-kyselyyn, johon palattiin usein päätöksenteon hetkellä. Käyttäjälähtöinen asenne näkyy edelleen haluna kehittää intraa edelleen käyttäjäpalautteen perusteella.

Gasumin asenteessa on oppimista meille kaikille: Suomen parhaasta intranetistä halutaan tehdä entistä parempi. Vielä kerran: Onnea Gasum ja iloa tulevaan kehittämiseen!

Lisätietoa intranet-kilpailusta Gasumin tiedotteesta.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista