Puhuvat kylillä sosiaalisesta intranetistä? Olet kuullut erään mielenkiintoisen yrityksen käyttävän Yammeria tai jotain muuta sosiaalisen verkoston työkalua ja epäröit toimisiko vastaava järjestelmä myös sinun yrityksessäsi? Kuulostaa houkuttelevalle, mutta toisaalta kuulostaa hiukan pelottavalle. Työkaluna sosiaalinen verkosto mahdollistaa ilmeisesti monia asioita, mutta miten hallita sen mukanaan tuomia riskejä. Tässä muutamia vinkkejä miten asiaa kannattaa lähestyä.

Käytän kirjoituksessa esimerkkinä Yammeria, mutta myös esimerkiksi SharePoint 2013 sisältää kattavat sosiaaliset ominaisuudet. Suurin osa vinkeistä ovatkin yleisluontoisia ja siten sopivia minkä tahansa sosiaalisen työkalun käyttöönotossa.

Muutoshallintaa

Yammerin käyttöönotto on muutos ja sitä tulisi käsitellä sellaisena.

  1. Muutokseen ajaa tarve, jota pyritään täyttämään. Tarvitaan vahva näkemys siitä, mitä halutaan saavuttaa. Visio.
  2. Muutoksen läpivientiin tarvitaan suunnitelma. Strategia.
  3. Onnistuakseen muutos täytyy viestiä organisaatiolle kunnolla. Tarvitaan viestintäsuunnitelma.
  4. Muutoksen onnistumista kannattaa seurata ja mitata.

Pienessä organisaatiossa nämä asiat voi hoitaa kevyesti, mutta silti niitä ei kannata unohtaa. Suuremmassa mittakaavassa muutoshallinta on monimutkaista ja siihen kannattaa panostaa myös riittävästi.

Yammer on tietojärjestelmä

Yammerin käyttöönotto on tietojärjestelmän käyttöönotto ja sitä tulisi käsitellä sellaisena

Varsinainen käyttöönotto ja “tekninen toteutus” ovat Yammerin tapauksessa hyvin yksinkertaisia. Kyseessä on pilvipalvelu, joka voidaan ottaa pikaisesti käyttöön ilman sen kummempia toteutuksia. Luodaan vain tarvittavat keskustelualueet, annetaan ihmisille käyttöoikeudet ja loppu on käyttäjistä kiinni. Sosiaalisten verkostojen käyttö on tehty erittäin helpoksi, sillä juuri tässä piilee yksi niiden suurin voimavara – kuka tahansa osaa käyttää niitä. Käyttökoulutusta ei siis varsinaisesti tarvita. Ohjeistusta ja vinkkejä sen sijaan kannattaa antaa. Käyttäjille kannattaa kertoa mitä kaikkea käyttäjällä on mahdollisuus verkoston työkalujen avulla tehdä. Tässä parhaiten toimivat esimerkit ja menestystarinat, mutta alkuun pääsee myös viestinnän keinoin.

Vasta käyttöönoton jälkeen alkaa oikea elämä tietojärjestelmän kanssa.

  1. Tietojärjestelmiä täytyy jatkokehittää, ylläpitää ja hallinnoida eri tavoin. Tarvitaan hallintamalli.
  2. Tietojärjestelmän kehitys vaatii vastuullisen tahon, joka ohjaa kehitystä oikeaan suuntaan ja koordinoi kokonaisuutta edelleen kohti asetettuja pitkän tähtäimen tavoitteita. Tarvitaan vastuuhenkilö.

Hallintamallin ei tarvitse olla Yammerin tapauksessa kovin monimutkainen. Tekniset toiminnot ovat muiden pilvipalveluiden tapaan palveluntarjoajan tarjoamia, joten niihin et pääse puuttumaan muutamaa yksinkertaista konfiguraatiota pidemmälle. Jatkokehitys ja hallinnointi keskittyykin oikeiden keskustelukanavien luomiseen ja keskusteluiden ohjaamiseen oikeaan suuntaan. Tietynlaiseen käyttäjien valmentamiseen, jotta järjestelmän potentiaali saadaan valjastettua mahdollisimman tehokkaasti. Tässä vastuuhenkilö on avainroolissa. Yammerilaiset itse puhuvat vastuuhenkilöstä nimellä yhteisöpäällikkö (Community Manager). Managerointia tämän managerin työ ei Yammerin eteen saisi olla, vaan enemmänkin sitä leadershippiä.

Pilotointi

Kun kyseessä on uudenlainen teknologia on pilotointi mahtava tapa saada kokemusta mikä toimii ja mikä ei toimi. Yammer on pilvipalvelu ja sellaisena sen pilotointi on äärimmäisen helppoa – lisenssimielessä jopa ilmaista.

Suurimmat kynnykset pilotoinnille tuntuvat olevan:

  1. Hyväksyä se tosiasia, että palvelu on pilvessä.
  2. Rekrytoida mukaan riittävästi henkilöresursseja pilotoinnin läpiviemiseksi.

Käyttäjäksi rekisteröityminen ei pilvipalveluiden osalta ole kynnys. Esimerkiksi Yammerin tapauksessa tarvitaan vain sähköpostiosoite ja salasana. Tee kevyt suunnitelma mitä pilotillasi tavoittelet. Käyttö voi alkaa.

Pilotointi on näin helppoa. Tätä sikaa ei kannata ostaa säkissä, koska säkin suu on jo raollaan. Kurkista sisään.

Lopuksi

Vaikka sosiaalinen verkosto elää tietyllä tavalla itsekseen käyttäjiensä varassa, se ei saavuta asetettuja tavoitteita itsekseen, siksi suunnitelmallisuus on tärkeää. Suunnitelmia kannattaa kuitenkin päivittää, sillä ensivaiheen suunnitelmat harvoin osuvat täysin oikeaan. Käyttäjät ovat voimavara, joille haluat sosiaalisen verkoston kautta antaa uusia mahdollisuuksia. Anna heille vaikuttamisen mahdollisuus myös suunnitelmiisi ja hyödynnä uutukaista verkostoasi siis myös suunnitelmiesi apuna.

Käyttäjät ovat itsenäisiä, mutta heitä täytyy kuitenkin silloin tällöin tyrkätä oikeaan suuntaan. Tässä roolissa yhteisöpäällikön tulisi osata toimia hellästi ja määrätietoisesti.

Kokeile jo tänään Yammeria?

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta

Perttu Marttila

Vanhempi konsultti

perttu.marttila@meteoriitti.com

+358 50 587 3825

Perttu Marttila toimi aiemmin Sinisessä Meteoriitissa vanhempana konsulttina. Perttu on tietotyön erityisosaaja jolla on kokemusta tietotyön haasteista useiden sisäisten ja ulkoisten verkkopalveluhankkeiden kautta. Konseptoinnit, määrittelyt, esiselvitykset ja SharePointin toimintatavat ovat Pertulle jokapäiväisiä tuttavuuksia.

Kirjoitukset (6)