Intranet-hankkeissa havahdutaan liian usein realiteetteihin vasta lanseerausvaiheen kalkkiviivoilla.  Vaikka projekti olisi sinänsä mennyt hyvin ja toteutunut aikataulussa, odotuksiin ei aina arkikäytön näkökulmasta saada vastinetta. Tavallisin syy pettymyksiin on, että tuotetta ja sen tarjoamia mahdollisuuksia ja toisaalta heikkouksia ei ymmärretä, eikä siten ymmärretä vaatia ratkaisulta niitä oman toiminnan kannalta tärkeimpiä asioita. Myös määrittelyprosessi koetaan usein haastavaksi, koska tuotteen ominaisuuksiin pitää ottaa kantaa puutteellisin pohjatiedoin.

Sinisen Meteoriitin Tietotyöpaja auttaa hahmottamaan intranetin mahdollisuuksia arkisen työn näkökulmasta

Sinisen Meteoriitin tietotyöpajassa on mahdollista tutustua Microsoftin uusimpien tuotteiden hyödyntämiseen modernissa tietotyössä. Etenkin intranet-hankkeiden näkökulmasta on keskeistä ymmärtää, mikä on intranetin rooli osana tietotyön kokonaisuutta. Työpajassa ohjelmistoja käytetään yhdessä PC-laitteilla, tableteilla ja puhelimilla, ennalta käsikirjoitetun tarinan mukaisesti.

Tietotyöpajassa voit muun muassa

  • Kokeilla Microsoftin SharePoint-, Office- ja Lync  –ohjelmistojen uusimpia versioita käsikirjoitetun tarinan kautta
  • Testata erilaisten käyttöskenaarioiden kautta Valo 2013 -intranet ratkaisumme pilviversiota  omille palvelimille asennettavaan versioon, ja vertailla niiden välisiä eroja.
  • Kokeilla uusimpien Windows Phone 8 ja Windows 8 tablet–laitteiden hyödyntämistä arjen tietotyössä
  • Kokea sosiaalisen intranetin mahdollisuudet, vaikkapa osana kokouskäytäntöjen tehostamista

Microsoft on jo pitkään mahdollistanut vierailut omaan läsnätyöpajaansa. Microsoftin läsnätyöpaja-konsepti (CIE) on lähtökohtana myös omassa tietotyöpajassamme, johon tuomme lisäksi näkemyksemme siitä, miten eri intranetin osa-alueet nivoutuvat yhteen käyttäjälähtöisen palvelusuunnittelun kautta. Tästä syystä hyödynnämme työpajassa omaa Valo-intranet -ratkaisuamme ja tutustutamme osallistujat sen tarjoamiin mahdollisuuksiin arjen tietotyön tehostamiseksi, esimerkiksi kokouskäytäntöjen osalta.

Tietotyöpaja auttaa parempaan intranet-määrittelyyn

Tietotyöpaja, jossa toteutat arjen käyttötilanteita yhdessä kollegoittesi kanssa, on tehokas tapa saada realistinen näkemys esimerkiksi organisaation kehitysjohdolle siitä, mikä on mahdollista, ja minkälaisia toimintamallimuutoksia kannattaisi ylipäätään lähteä omassa organisaatiossa tavoittelemaan. Tästä on kuitenkin vielä pitkä matka intranetin määrittelyyn ja uusien toimintatapojen jalkauttamiseen organisaatiossa. Jotta kokemusten kerääminen olisi tehokasta ja määrittelytyössä oivallettaisiin parhaat ratkaisut, suosittelen lämpimästi tietotyöpaja-ajatuksen tuomista mukaan myös uusien toimintamallien kokeiluun tai pilotointiin, sekä projektien määrittelytyöhön.

Kannattaa siis aina hyödyntää intranet-määrittelytyössä aitoa ympäristöä, jonka avulla keskustelu voidaan välittömästi viedä asian ytimeen. Tietotyöpajamme PC:t, tabletit ja puhelimet kulkevat, tarvittaessa verkkoympäristöineen, mukanamme myös asiakkaiden tiloihin. Kokemuspohjainen määrittelytyö on myös oiva tapa poimia etenemisen kannalta järkevät pilotointikohteet ja suunnitella hankkeen tiekartta oikeiden prioriteettien pohjalta. Erityisesti ne asiat, joiden lanseerauksen onnistuminen mietityttää, kannattaa pilotoida ja näin hankkia kokemuksia alustavan ratkaisun vastaanotosta ja kehitystarpeista.

Esimerkki: Yhteisöllisyyden tarjoamat mahdollisuudet

Yhteisölliset ominaisuudet tuovat mukanaan varsin helpon ja kivuttoman tavan hyödyntää intranettiä päivittäisessä työssä, etenkin kun käyttöönottovaiheessa huomioidaan muutamien perusasioiden läpikäynti. Mahdollisuuksien oivaltaminen kuitenkin edellyttää omakohtaista kokemusta. Pilotointi on puolestaan tärkeätä, jotta uudesta toimintatavasta saadaan kokemuksia todellisilta käyttäjiltä, heidän oman työnsä näkökulmasta. Näin osataan viestiä uuden toimintatavan mahdollisuuksista ja edellytyksistä, todellisten kokemusten perusteella.

Omaksi ilokseni täytyy sanoa, että ensimmäiset omat kokemukseni asiakaspiloteista SharePoint 2013:n some-piirteistä ovat tässä mielessä lupaavia. SharePoint on rikas ohjelmisto, jonka käyttökokemus on kuitenkin perinteisesti jättänyt toivomisen varaa. Helppokäyttöinen uutissyöte, ja siihen liittyvät seuraamisen mahdollisuudet, tekee päivittäisestä intranetin hyödyntämisestä merkittävästi mielekkäämpää. On ollut myös mielenkiintoista verrata SharePointtia Yammeriin.

Me Sinisessä Meteoriitissä käytämme nimittäin Yammeria joka ikinen päivä, se on arjen keskustelutyökalu, jonka kautta pysyy selvillä yrityksen tapahtumista ja saa vastauksia kysymyksiin. SharePoint 2013 puolestaan integroi keskustelut konkreettisesti arjen työhön ja sen lopputuloksiin: blogeihin, tiedostoihin, ihmisiin ja erityisesti työtiloihin. Tämä tekee SharePointista keskusteluympäristönä erilaisen verrattuna Yammeriin: uutissyötteen keskustelut integroituvat niihin asioihin, joiden kanssa teet työtä juuri nyt. Esimerkiksi vaikkapa tarjouksen yhdessä työstämisestä voidaan näin rakentaa luontevampi ja parempi prosessi. Ymmärrys tällaiseen muutosmahdollisuuteen aukeaa parhaiten omakohtaisen kokeilemisen kautta. Jatkossa Yammer ja SharePoint integroituvat. Microsoftin seuraavat askeleet ovat tässä mielessä erittäin kiinnostavaa seurattavaa.

Jos kiinnostuit, tule käymään. Voit myös pyytää meidät kylään, tuomme tietotyöpajan mukanamme!

Ajanvaraukset: Antti Martikainen, 040-550 7174, antti.martikainen@meteoriitti.com

Tietoa kirjoittajasta