3.6.2013

Näkökulma: Esimerkkejä SharePoint-räätälöinneistä intraneteissa

Edellisessä artikkelissa käsiteltiin SharePointin räätälöintiä yleisesti, ja mitä se on käytännössä. Haastatellut Meteoriitin SharePoint-asiantuntijat Jarno Leikas ja Tomi Tavela totesivat, että räätälöintiä ei voi aivan kokonaan välttää, ja usein on jopa toistuvia tilanteita joissa kannattaa räätälöidä.

Seuraavaksi sukelletaan etsimään fiksuja SharePoint-räätälöintejä erityisesti intranettien, ryhmätyötilojen ja dokumenttienhallinnan alueelta. Vastaamassa ovat nyt vuorostaan Meteoriitin SharePoint-asiantuntijat Perttu Marttila ja Santtu Salminen.

Millaisia räätälöintejä liittyy yleensä viestinnällisiin intranetteihin?

Perttu Marttila

Perttu: ”Viestinnällisiin intranetteihin ei yleisesti ottaen kovin paljon räätälöintejä liity, mutta toki tietyt räätälöinnit toistuvat lähes jokaisessa intranetissa. Mielestäni viestinnällisten introjen räätälöinnit voi jakaa kahteen kategoriaan:

  1. räätälöinnit jotka kaikki organisaatiot haluavat, mutta jokainen hiukan omalla tyylillään
  2. räätälöinnit jotka ovat hyvin uniikkeja kullekin organisaatiolle johtuen joko organisaatiorakenteesta, liiketoiminta-alueesta tai vaikka vain aiemmista kokemuksista SharePointin tai intranettien kanssa.

Ykköstyypin räätälöintejä ovat tyypillisimmillään uutistoiminnallisuus, henkilöhakemiston laajentaminen SharePointin vakiomallista sekä visuaalisesti omannäköiset sivupohjat ja sivustopohjat. Myös eniten käytettyjen web-osien ulkoasut ja käytettävyys kaipaavat parannuksia lähes aina. Nämä kaikki olemmekin huomioineet myös Valo-tuotteemme perusominaisuuksissa.

Sinänsä SharePoint tarjoaa elementtejä noihin kaikkiin mainittuihin, mutta käytännössä asiakkaiden odotukset ovat aina korkeammat kuin mitä SharePoint tarjoaa ”suoraan paketista”.

Esimerkiksi vakiomallinen ulkoasu halutaan käytännössä aina muuntaa organisaation maun ja graafisen ilmeen mukaiseksi, jolloin pienempää tai suurempaa räätälöintiä on käytännössä pakko tehdä.

Uutistoiminnallisuus on toinen käytännössä aina räätälöintiä vaativa kokonaisuus. Uutistoiminnallisuuden toteutukseen liittyy vahvoja mielipiteitä ja ne halutaan usein toteutettavaksi juuri tietyllä tavalla, mikä käytännössä tarkoittaa aina kohtuu isoa räätälöintityötä. Joskus meidän oma intranet-paketointikaan (Valo-intranet) ei riitä vastaamaan kaikkiin asiakkaan erityisvaatimuksiin liittyen uutiskeskukseen tai uutisten esittämismalleihin. Näin on etenkin isojen konsernien erityisvaatimuksien kohdalla, esimerkiksi monikielisyyteen liittyen.”

 

Santtu Salminen

Santtu: ”Yksi melko raskasta räätälöintiä tarvitseva erikoisosa-alue ovat juuri monikieliset intranetit. Monikielisissä ja maantieteellisesti hajautuneissa organisaatioissa kun on usein tarve tuottaa viestinnällistä sisältöä eri kielillä. SharePointin tarjoama kielivariaatiotoiminto on käyttökelpoinen silloin, kun eri kieliset sivustorakenteet ovat hyvin samankaltaiset ja pääsääntöisesti kaikki sisältö esitetään kaikilla halutuilla kielillä. Usein organisaatioilla on kuitenkin tietty pääkieli, kuten englanti, mutta sen lisäksi tarve julkaista paikallista viestinnällistä sisältöä toimipaikan omalla kielellä. Tällöin kieliversioiden hallinta ja julkaisu on tarpeen tehdä räätälöidyllä ratkaisulla mahdollisimman tehokkaan ja helppokäyttöisen viestinnän mahdollistamiseksi. Kieliversioiden hallinta liittyy sekä sisällön luomiseen, sen kohdentamiseen, että sen esittämiseen älykkäästi intranetin eri osissa. Organisaatiosta riippuen tästä kaikesta voi tulla hyvinkin erikoinen kokonaisuus, joka voi vaatia melkoisestikin räätälöintiä.

Toinen tyypillinen raskasta räätälöintiä tarvitseva osa-alue on sähköinen työpöytä -ajattelumallin tapa tuoda relevantti sisältö suoraan käyttäjälle, ilman että käyttäjän tarvitsee etsiä sisältöä aktiivisesti. Tämä edellyttää älykkäitä tapoja hakea julkaistua sisältöä, kuten sivuja, tiedotteita ja asiakirjoja ja tarjota ne profiloituna suoraan käyttäjälle esimerkiksi hänen työroolinsa mukaiselle työpöytänäkymälle intranetissä. Tällaisen sisällön tuomisen mekanismi (niinsanottu push -tyyppinen julkaisu) vaatii tehokasta kyselyä ja koostamista suuresta määrästä tietoa siten, että järjestelmän suorituskyky ei kuitenkaan heikkene. Tämä asettaa räätälöidylle ratkaisulle haasteita sekä tekniikan (kyselyt vastaan hakupohjaiset ratkaisut), että välimuistiratkaisuiden osalta.

Tämänkaltaisessa älykkäässä sisällön kohdentamisessa SharePoint (tai juuri mitkään muutkaan järjestelmät) ei tarjoa myöskään valmistoimintoja juuri lainkaan, joten vaikka tätä ”älykästä kohdennusta” usein halutaan, niin sen työläys ja hintalappu usein yllättää asiakkaat.”

Ryhmätyötilat: Millaisilla räätälöinneillä ryhmätyötiloja ja niiden hallintaa voidaan parantaa? Kerro esimerkkejä.

Santtu Salminen

Santtu: ”Usein ryhmätyötilat otetaan käyttöön hyvin lähellä SharePointin perusmallia. Hankalana ongelmana lähes jokaisessa organisaatiossa on kuitenkin pitää käyttäjä tietoisena siitä, mitä kaikissa hänen käyttämissään ryhmätyötiloissa tapahtuu. Tähän ratkaisuna on aktiviteettivirta -tyyppinen lähestymistapa, jossa työtiloista kerätään aktiviteettisyötettä uusista ja muuttuneista keskusteluaiheista, asiakirjoista, tiedotteista, käyttäjistä ja niin edelleen. Tämä aktiviteettivirta voidaan näyttää käyttäjälle esimerkiksi hänen omilla sivuillaan tai työtilan pääsivulla, jolloin hän saa nopeasti yleiskuvan siitä, mitä uutta ja muuttunutta sisältöä on ja mistä se on löydettävissä (tietenkin suoraan aihetta klikkaamalla). Tällöin käyttäjän ei tarvitse käydä erikseen jokaisessa työtilassa tarkistamassa, mitä muutoksia työtilassa on tapahtunut.

Aktiviteettivirtojen lisäksi melko tavallinen tarve on luoda hallittu työtilojen elinkaarimallia tukeva mekanismi työtilojen pyytämiseen, niiden luokitteluun sekä työtilan hyväksyntään ja perustamiseen. Usein on tarve rakentaa räätälöity toiminnallisuus, jossa käyttäjä kuvailee haluamansa työtilatyypin, jonka perusteella järjestelmä valitsee tarkoitukseen sopivan työtilatyypin. Käyttäjä antaa työtilalle kuvaavia tietoja, kuten mihin projektiin tai prosessiin työtila liittyy, mikä sen oletettu elinaika on, ketkä ovat työtilan käyttäjiä ja niin edelleen. Työtilapyyntö menee edelleen työnkulun kautta hyväksyttäväksi työtiloista vastaavalle henkilölle, jonka hyväksymisen jälkeen järjestelmä provisioi työtilan automaattisesti oikeaan paikkaan (esimerkiksi ulkoisen työtilan omaan web -sovellukseen erillisen pääsynhallintaratkaisun piiriin) ja tiedottaa siitä työtilan käyttäjiä. Lisäksi työtilojen arkistointi aktiivisen käytön jälkeen voi olla automatisoitua perustuen haluttuihin sääntöihin.”

Perttu Marttila

Perttu: ”Ryhmätyötilat itsessään ovat yksi SharePointin parhaiten suoraan käytettävistä toiminnallisuuksista ja hyvin usein ne otetaan käyttöön lähes sellaisenaan. Lähes aina näihin kuitenkin aktivoidaan asiakkaan organisaatioon soveltuva tietomalli dokumenttikirjastoihin, mutta tätä ei mielestäni kannata edes laskea varsinaiseksi räätälöinniksi.

Kuten Santtu jo vastauksessaan valaisee, niin erityisesti työtilojen elinkaari ja hallinta tarvitsevat parempaa tukea, jota räätälöinneillä pyritään takaamaan.

Yhteenvetona voisi todeta, että ryhmätyötiloja ei niiden perustoimintojen osalta yleensä tarvitse räätälöidä mitenkään, mutta niiden ympärillä olevia hallintatoimintoja ja seurantanäkymiä saatetaan varustella ja räätälöidä helposti useilla kymmenillä tuhansilla euroilla.”

Dokumenttienhallinta: Liittyykö dokumenttienhallintaan räätälöintitarpeita yleensä? Jos liittyy, niin millaisia nämä yleensä ovat? Kerro esimerkkejä.

Perttu Marttila

Perttu: ”SharePointin dokumenttienhallinnan perustoiminnallisuudet kattavat erittäin monet käyttötapaukset sellaisenaan, kunhan kirjastot ja dokumenttityypit (sisältölajit) on konfiguroitu asiaankuuluvasti. Suosimme yleensä sisältölajien generointia koodista käsin, sillä näin monet jälkikäteen tehtävät muutokset ovat huomattavasti helpompia ja erityisesti samojen asioiden asentaminen useaan ympäristöön (testi & tuotanto) onnistuu sujuvasti ja mahdollisimman pienillä ihmisen tekemillä virheillä. Joku saattaa pitää tätäkin ”räätälöintinä”, vaikka itseasiassa teemme konfiguroinnit vain koodin kautta ja sama asia onnistuu myös käyttöliittymän kautta naksutellen.

Tyypillisenä perusdokumenttienhallintaan liittyvänä räätälöintinä voisi pitää dokumenttien prosessoinnin ja käsittelyn automaation lisäämistä. Vakiomallisilla kommentointi- ja hyväksyntätyönkuluilla päästään vain tiettyyn pisteeseen, ja jos halutaan esimerkiksi syvempää asianhallintatyyppistä toiminnallisuutta tarvitaan tätä varten monesti myös jotain lisätoiminnallisuuksia. Tyypillisesti lisätoiminnallisuudet ovat nimenomaan työnkulkuja tai yhden toiminnallisuuden sisältäviä painikkeita, esimerkiksi dokumenttien julkaisemiseksi tiettyyn toiseen paikkaan (esim. työtilat –> intranetin kansiot).

Metatietojen automaattinen käsittely on myös erittäin haluttua, sillä loppukäyttäjän vaivaa halutaan säästää samalla kuitenkin mahdollisimman paljon tietoja dokumenteista keräten. Tiedot voidaan tuoda esimerkiksi toisista SharePointin listoista tai vaikkapa työtilan metatiedoista. Myös arkistointion osa-alue, joka helposti vaatii räätälöintejä. Tätä organisaatiot toteuttavat nykyisin vielä kovin harvoin, sillä dokumenttien elinkaarenhallinnan alkupääkin tuntuu olevan usein riittävän suurissa haasteissa, jolloin arkistoa ei oikein edes vielä kannata pohtia.

SharePoint 2010:n mukana tulleet dokumentin ID, dokumenttisetti (Document Set), arkistotoiminnallisuuksien parannukset ja taksonomia-toiminnallisuudet ovat omalta osaltaan myös vähentäneet räätälöintitarpeita, joten odotankin erittäin suurella mielenkiinnolla mitä parannuksia seuraava versio vielä tuo tullessaan.”

Santtu Salminen

Santtu: ”Perttu jo varsin hyvin kuvasikin tyypillisiä ”kevyempiä” räätälöintejä. Raskaammat räätälöinnit dokumenttienhallinnan saralla liittyvät usein pitkäaikaisarkistointiin. SharePointin rooli tyypillisissä dokumenttienhallintaratkaisuissa on toimia aktiiviarkistona ja dokumentin aktiivisen käytön loputtua, se siirtyy osana elinkaartaan pitkäaikaisarkistoon. Pitkäaikaisarkistot ovat usein erillisiä järjestelmiä, joihin rakennetaan tarvittava integraatiomekanismi metatietojen ja itse asiakirjan säilyttämiseksi.

Toinen melko tyypillinen ja kohtuullisen työläs räätälöintitarve on metatietojen linkittäminen johonkin ulkoiseen järjestelmään, kuten toiminnanohjaus- tai asiakkuudenhallintajärjestelmään. Tällöin metatietokentät hakevat arvonsa suoraan taustajärjestelmästä, jolloin luokittelua ei tarvitse kahdentaa SharePointissa, vaan voidaan käyttää masterdata -lähteen järjestelmää, joka vastaa kyseisestä metatiedosta ja sen tuottamisesta. Tällaiset integraatiot perustuvat usein Business Connectivity Services -toiminnallisuuden varaan.”

Artikkelisarjan edelliset jutut:

SharePointin räätälöinti käytännössä
SharePointin räätälöinti kuumentaa tunteita

Kommentoi ja keskustele Facebookissa

http://www.facebook.com/meteoriitti

Aiheeseen liittyviä linkkejä:

Perttu Marttila (LinkedIn)
Santtu Salminen (LinkedIn)

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

SharePoint 2010
Valo, valmis intranet-ratkaisu
Toimitusprojektit
Auditoinnit