- 3.6.2013

Näkökulma: Sosiaalinen intranet SharePoint 2010:lla

Edellisessä artikkelissa käsiteltiin SharePointin tyypillisiä räätälöintejä intranet-projekteissa. Nyt artikkelisarjan päättävässä osassa tarkastellaan sosiaalisen intranetin toteutukseen liittyviä kysymyksiä. Vastaamassa on Meteoriitin intranet-asiantuntija ja konsultti Heidi Selkäinaho.

Kysymys 1: Mitä ”sosiaalinen intranet” tarkoittaa? Viitataanko tällä johonkin selkeään asiaan jo nykyisin?

Heidi: ”Mielestäni sosiaalinen intranet on intranet, jonka ytimessä on organisaation päivittäinen työhön liittyvä ihmisten välinen vuorovaikutus. Sosiaalisessa intranetissa viestit kulkevat suoraan työntekijältä toiselle  ilman välikäsiä. Näen sosiaalisen intranetin myös organisaation viestintäkulttuurina, jossa on selkeät pelisäännöt ja jota ohjataan haluttuun suuntaan yhdessä työntekijöiden kanssa.

Avainasioita sosiaalisen intranetin kannalta ovat viestinnän
– helppous
– nopeus sekä
– selkeät pelisäännöt

Vaikka oma käsitykseni sosiaalisesta intranetistä on enemmän toimintatapoihin liittyvä kuin välineisiin liittyvä, niin yleisessä keskustelussa ”sosiaalisella intranetilla” viitataan jo melko vakiintuneesti Facebookista tuttuihin profiilisivuihin, keskusteluvirtaan ja tärkeistä tapahtumista lähteviin ilmoituksiin. Tämä johtuu siitä, että kaikki yrityksille tarjolla olevat sosiaalisen median välineet ovat kuin kopioita Facebookista.

Hämmennystä käsitteistössä aiheuttaa kuitenkin vielä se, että monissa organisaatioissa sosiaalisen median kanava on ostettu irrallisena saarekkeena intranetin rinnalle: Intranet on edelleen intranet, ja sen rinnalla on Yammer (linkki: www.yammer.com) tai Jive (linkki: http://www.jivesoftware.com/) tai jokin muu uusi väline. Voi jopa olla, että nämä sosiaalisen median välineet mielletään lähemmäksi sähköpostin korviketta kuin intranet-palvelua. Uskon kuitenkin, että lähitulevaisuudessa intranet-julkaisualustat kehittyvät siihen suuntaan, että sosiaalisen median tutut elementit tulevat osaksi kokonaisuutta.”

Kysymys 2: Miten hyvin SharePoint vastaa tähän sosiaalisen intranetin haavekuvaan?

Heidi:”SharePoint on jo pitkään tarjonnut erittäin hyvät profiilisivut, joita käyttäjät voivat itse päivittää ja joita voi hakea monipuolisesti SharePointin hakukoneella. Profiilisivujen osalta SharePoint 2010 ja 2007 ovat itse asiassa varsin lähellä Facebookista tuttua käyttökokemusta.

Valitettavasti samaa ei voi sanoa tiedon helposta jakamisesta ja uusien asioiden seuraamisesta. SharePoint-maailmassa ei ole kokonaisvaltaista käyttökokemusta, joka yhdistäisi profiilisivut, keskustelun ja uusien tapahtumien seurannan. Etenkin ryhmätyötilojen kohdalla asiakkaiden haave ”yhdestä virrasta” on mielestäni hyvin perusteltu, mutta valitettavan vaikea toteuttaa SharePointin perustoiminnoilla.

Kokonaisvaltaisen lähestymisen puute ei kuitenkaan SharePointin tapauksessa ole täydellinen etenemiseste. Erilaisia elementtejä löytyy useita valmiina, räätälöinnillä voi saada uusia aikaiseksi ja kaupalliset kolmannen osapuolen työkalut tuovat myös puuttuvaa kokonaisvaltaista lähestymistä.

SharePointin kohdalla kekseliäisyys myös auttaa pitkälle ilman lisäostoksiakin. Jos pohtii sosiaalista intranetiä enemmän organisaation uudenlaisena viestintäkäytänteenä kuin tietynlaisena käyttöliittymänä, niin SharePointista saa kyllä hyviä ratkaisuita esille. Näihin palaan seuraavassa kysymyksessä.”

Kysymys 3: Mitä sosiaalisen intranetin komponentteja SharePointista löytyy suoraan paketista?

Heidi: ”SharePointista löytyy useita työkaluja, joiden varaan voi rakentaa nopean ja helpon viestintäkanavan joko tietylle ryhmälle tai koko organisaatiolle. Omia suosikkejani ovat:
– Muistitaulu-www-osa
– Blogi-sivusto
– KeskustelupalstaKullakin näistä työkaluista voi riittävän nopeasti kirjoittaa oman viestinsä, mikä on olennaisinta. Olennaisempaa kuin väline on sen sijoittaminen näkyvälle paikalle. Itse laittaisin tällaisen välineen heti intranetin etusivulle.Tässä hieman arviota mainitsemieni komponenttejen eduista ja rajoituksista:Muistitaulu
Muistitaulu-www-osa on kaikkein nopein väline viestien ja kysymysten kirjoittamiseen. Muistitaulun etuna on se, että se yhdistyy myös käyttäjän omaan profiilisivuun, jonne kerääntyvät käyttäjän muistitaululle kirjoittamat asiat, ja ne näkyvät myös muiden käyttäjien uutissyötteessä oman sivuston yhteydessä.

Heikkona puolena on, ettei muistitauluun kirjoitetulla kommenteilla ole yhteyttä toisiinsa, vaan ne tulevat tasaisena virtana. Näin ollen esimerkiksi kysymysten ja vastausten hallinta on hieman hankalaa, ellei vastaus tule heti kysymyksen perään. Tästäkin huolimatta muistitaulu voi tuoda tiedon jakamiseen aivan uutta kulttuuria vaikka suoraan intranetin etusivulla!

Blogi-sivusto
Blogi-sivuston voi nimetä kekseliäästi vaikkapa ”Kysymykset ja vastaukset” –palstaksi, eikä blogi-sanaa kannata käyttää ollenkaan, jos haluaa poistaa käyttäjiltä julkaisemisen kynnyksen. Blogi on oikeasti kätevä väline mihin tahansa viestintään. Blogikirjoitusten ei tarvitse olla pitkiä, vaan se riittää, että kirjoittaa vaikkapa vain kysymyksen otsikoksi. Etuna on, että kirjoituksia voi luokitella, jolloin jälkikäteen on helppo löytää tiettyä aihetta käsitteleviä asioita.

Huonona puolena on se, että blogin kirjoitusta varten pitää siirtyä blogi-sivustolle. SharePoint ei oletuksena tarjoa mahdollisuutta nostaa blogikirjoituksia etusivulle siten, että suoraan etusivulta voisi kirjoittaa kirjoituksia ja kommentoida niitä. Siksi blogi-sivusto ei ehkä sovi intranetin etusivulle, mutta voi tuoda aivan uutta eloa jonkun yksikön sisäiseen toimintaan tai vaikkapa asiakaspalvelun sisäiseen tiedon jakamiseen.

Keskustelupalsta
Keskustelupalstaan liittyvät samat edut ja haitat kuin blogiinkin. Lisäksi keskustelupalstan etuna on, että käyttäjä voi helposti valita saavansa hälytyksiä sähköpostiin, jos keskusteluun tulee uusia vastauksia. Tämä onkin ainoa välineistä, mistä ilmoitukset saa helposti tulemaan. Toki tämä ilmoitusratkaisu ei ole kätevyydeltään lähelläkään facebookista ja muista sosiaalisen median välineistä tuttua pientä punaista ilmaisinta näytön ylälaidassa. Keskustelupalstan edut korostuvat yleensä ryhmätyötiloissa, jolloin ne voivat tuoda ”sosiaalinen intranet” –meininkiä jonkun rajatun ryhmän sisälle.”

Kysymys 4: Miten SharePointia voi fiksusti laajentaa tai täydentää muilla työkaluilla?

Heidi: ”Kun halutaan muuttaa SharePoint-intranet sosiaalisemmaksi, vaihtoehtoja ovat

1. Tyydytään perusominaisuuksiin ja keskitytään uudenlaisen viestintäkulttuurin omaksumiseen
– Tämä vaihtoehto sopii organisaatioille, joilla sosiaalisen median tarve on pieni tai täysin uusi asia
– Sopii myös organisaatioille, joiden suunnitelmissa on vuoden sisällä siirtyä uuteen SharePoint-versioon, eivätkä halua siksi panostaa enempää nyt

2. Räätälöidään SharePointia
– Tämä vaihtoehto voi olla paras tai ainakin kustannustehokkain isoille yrityksille, joille laajennukset olisivat liian kallis vaihtoehto
– Sopii organisaatioille, jotka aikovat käyttää nykyistä intraa vielä pitkään. Jos käyttö jatkuu enää reilun vuoden verran, suosisin hyvin kevyttä räätälöintiä.
– SharePoint tarjoaa välineitä yksittäisten ryhmien keskusteluun tai koko yritystasoiseen keskusteluun kysymyksessä 3 esitettyjen vaihtoehtojen avulla.  Jotta yksittäisen käyttäjän kannalta kokonaisuus pysyisi hallinnassa, niin minusta fiksu laajennus olisi kokoava syötevirta kaikista käyttäjää koskettavista kirjoituksista – olivat ne sitten työtiloissa tuotettuja tai yritystasoisia asioita. Tällaisen noston voi tehdä vakiotoiminnnoilla, mutta käytettävyyden parantamiseksi panostaisin mahdollisilla laajennuksilla syötteen ulkoasuun ja näytettäviin tietoihin. Isompi räätälöinti olisi luoda mikrobloggausta nopeuttava työkalu, jolla voi kirjoittaa blogiviestejä esimerkiksi intranetin etusivulta.

3. Ostetaan valmis sosiaalisen median laajennus SharePointiin (Calinda Software, Newsgator, GoBeezy…) (linkit: http://www.calindasoftware.com/ ja http://www.newsgator.com/ ja http://www.gobeezy.com/)
– Sopii organisaatioille, joilla ei vielä nykyisellään ole aktiivista työtilakokonaisuutta osana intraa, koska nämä laajennukset perustuvat siihen, että ryhmätyötilat synnytetään näiden palveluiden kautta, jotta keskusteluvirta saadaan luontevasti osaksi työtilaa. Näitä ei siis saa upotettua osaksi nykyisiä työtiloja
– Tämä vaihtoehto sopii hintansa puolesta parhaiten pienille ja keskisuurille organisaatioille, koska hinta on työntekijöiden määrästä riippuvainen

4. Ostetaan sosiaalisen median palvelu pilvipalveluna SharePointin rinnalle (Yammer, Salesforce Chatter, Jive, Telligent…) (linkit: http://www.yammer.com ja http://www.salesforce.com/eu/chatter/whatischatter/ ja http://www.jivesoftware.com ja http://telligent.com/)
– Nämä pilvipalveluna ostettavat tuotteet ovat erinomainen mahdollisuus kokeilla verkottumista vaikkapa vain pienellä porukalla. Käyttöönotto on helppoa ja nopeaa.
– Sopii organisaatioille, joilla on muutoin toimiva intranet ja työtilakokonaisuus, mutta joilta puuttuu mikrobloggausmahdollisuus
– Koska nämä työkalut ovat irrallaan SharePointista, ne sopivat organisaatioille, jotka ovat lähiaikoina siirtymässä uuteen intraan, mutta jotka haluavat nopeasti ja helposti käyttöön mikrobloggausominaisuuden
– Samoin kuin vaihtoehto 3, tämä vaihtoehto sopii hintansa puolesta parhaiten pienille ja keskisuurille organisaatioille, koska hinta on työntekijöiden määrästä riippuvainen

Edellä kuvatuista vaihtoehdoista nopeimmin pääsee liikkeelle vaihtoehdoilla 1 ja 4. Jos organisaatiosi odottaa jo kieli pitkällä uutta SharePoint-versiota, aloittaisin uudelaisen viesintäkulttuurin opettelun jommalla kummalla näistä vaihtoehdoista.

Mikäli ei ole mitään kiirettä uuden SharePoint-version käyttöönotossa, harkitsisin  kohtia 2 ja 3.”

Kysymys 5: Onko sosiaalinen intranet työkaluhaaste vai liittyykö tähän myös kulttuurimuutoksen tarvetta? Miten isona asiana näet kulttuurimuutoksen tarpeen?

Heidi: ”Puolet sosiaalisen intranetin käyttöönotosta on kulttuurin muutosta ja puolet työkalun käyttöönottoa. Kulttuurimuutoksen onnistumisen edellytyksiä ovat mm. seuraavat

1. Johto sitoutuu itse käyttämään sosiaalista intranetiä ainakin ajoittain, ja sallii myös asiantuntijoiden käyttää keskusteluun aikaansa
2. Sosiaaliseen intraan suhtaudutaan virallisena viestintäkanavana – ei vapaaehtoisena foorumina
3. Sosiaalisella intranetilla on omistaja, joka ohjaa muita käyttäjiä oikeaan suuntaan ja näyttää esimerkkiä
4. Työntekijöitä palkitaan tiedon jakamisesta ja siten opetetaan siihen, että vain jaettu tieto on arvokasta
5. Myös huumori sallitaan!

Intranetin sosiaalisen viestivirran ei ehkä tarvitse olla pakollinen seurattava organisaation työntekijöille, mutta viestinnän tulisi silti suhtautua siihen yhtenä virallisena viestintäkanavana muiden joukossa. Pakolliseksi seurattavaksi intranetin sosiaalinen viestivirta tulisi asettaa vasta, kun se on osoittanut hyötynsä koko organisaatiolle ja löytänyt parhaat käyttötarkoituksensa, mutta tällöin sitä todennäköisesti seuraavat aktiivisesti jo lähes kaikki!

Iso kulttuurimuutos on myös se, että viestintäosasto irrottaa tiukan kontrollin, ja hyväksyy sen, että intranet on kaikkien yhteinen viestintäkanava. Viestintäosaston pitäisikin omaksua vain uusi rooli sosiaalisen intranetin omistajana, joka lempeästi ohjailee käyttäjiä oikeaan suuntaan.”

Kysymys 6: Mihin suuntaan sosiaalisen intranetin konsepti on mielestäsi menossa?

Heidi: ”Sosiaalisen intranetin konseptista tulee uskoakseni seuraavan kahden vuoden aikana yhtä vakiintunut konsepti kuin tämän päivän ryhmätyötiloista. Jokainen on kyllästynyt tiedon saamisen hankaluuteen, liikoihin kokouksiin ja paisuviin sähköpostilaatikoihin, joten sosiaalinen intranet otetaan ilolla vastaan, kun sen hyödyt aletaan ymmärtää. Sosiaalisen intranetin konsepti omaksutaan uskoakseni ensimmäiseksi organisaatioissa, jotka ovat maantieteellisesti hajallaan, mutta joissa on saman aiheen piirissä työskenteleviä asiantuntijoita.

Sosiaalinen intranet tulee rikkomaan nykyistä pääosin dokumenttien jakamiseen pohjautuvaa ryhmätyöskentelyä. Ryhmätyö muuttuu jatkossa keskusteluvirraksi, kysymysten kysymiseksi ja lyhyiden tietoiskujen ja ideoiden jakamiseksi. Siinä sivussa toki jaetaan myös dokumentteja, mutta nekin jaetaan saman keskusteluvirran kautta kuin muukin sisältö. Ryhmätyöllä en tarkoita pelkästään organisaation sisäistä ryhmätyötä, vaan sama verkottumisen malli siirtyy myös extranet-työskentelyyn kumppanien ja asiakkaiden kanssa.

Uskon, että jatkossa intranet-alustat valitaan sen perusteella, minkälainen sosiaalisen median ulottuvuus siinä on. Sosiaalinen intranet korvaa todennäköisesti nykyiset yksisuuntaiset intranetit kokonaan, ja perinteisempi staattinen ohjeistus jää sivuosaan, vaikkakin sitä edelleen tarvitaan.

Pärjätäkseen markkinoilla kaikkien intranet-alustojen on otettava sosiaalinen media huomioon tuotteiden seuraavissa versioissa. Jännityksellä jäämme odottamaan, mitä jännää Microsoft on tälle alueelle tuomassa, kun seuraavan SharePointin version ominaisuudet paljastuvat kesällä!

Myös Yammerin spekuloitu siirtyminen Microsoftin omistukseen kesällä 2012 vaikuttaa varmasti pitkällä tähtäimellä sosiaalisen intranetin vaihtoehtoihin, mutta SharePointin seuraavaan versioon ei tuore yritysostos todennäköisesti vaikuta mitenkään. Vielä ei ole muistakaan Microsoftin suunnitelmista Yammerin osalta tietoa, joten jännityksellä odotamme myös tämän aiheen kehitystä!”

 

Artikkelisarjan edelliset jutut:

Esimerkkejä SharePoint-räätälöinneistä intraneteissa
SharePointin räätälöinti käytännössä
SharePointin räätälöinti kuumentaa tunteita

Kommentoi ja keskustele Facebookissa

http://www.facebook.com/meteoriitti

Aiheeseen liittyviä linkkejä:

Heidi Selkäinaho (LinkedIn)

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta