Kun viime viikkoina olen tavannut ystäviäni, olen jostain syystä saanut kuulla jokaiselta heidän ongelmistaan työpaikalla: Yksi kokee eriarvoisuutta, kun esimies pallottelee päätöksiään vain suosikkityöntekijöidensä kanssa. Toinen kärsii siitä, ettei saa palautetta, koska esimies ei tunne hänen tehtäviään. Kaikki kokevat, että viestintä on tahmeaa, kun asioita yritetään kiireessä kehittää pitkissä sähköpostiketjuissa. Useampi ystäväni on tilanteessa, jossa vaaditaan toimimista matriisiorganisaatiossa, mutta ei ole mitään luontevaa tapaa toimia siinä. Motivaatio on hukassa, kun omaan työhön ei pääse vaikuttamaan.

Olen yllättänyt itsenikin sillä, miten useaan kuulemaani ongelmaan olen keksinyt ratkaisuksi sosiaalisen intranetin. Suurimmalta osalta työpaikoista se valitettavasti vielä puuttuu. Se onkin saanut kysymään: Miten on mahdollista, että vuonna 2013 työpaikkamme on ainoa paikka, jossa meillä ei ole mahdollisuutta kommunikoida vapaasti? Jo lähes 20 vuotta meidän on ollut mahdollista jakaa lähes mitä tahansa suoraan reaaliaikaisesti koko maailmalle internetin kautta. Nykyisin Facebook ja Twitter tekevät sen jopa helpoksi. En ymmärrä, mitä meille tapahtuu, kun astumme sisään työpaikallemme. Miten me voimme edelleen hyväksyä työpaikkojemme tiukat viestintäsäännöt maailmassa, jossa työpaikan ulkopuolella jokaisella on ääni?

Onko sinunkin organisaatiosi jumissa muurien keskellä?

Jos tunnistat seuraavista viestintäsäännöistä oman työpaikkasi, on aika vaatia muutosta:

kuvituskuva
  • Intranet on viestintäkanava, johon saa laittaa vain tarkistettuja, hyväksyttyjä viestejä
  • Yksiköiden välillä viestit kulkevat vain esimiesten kautta. Viestin välitykseen voi mennä viikkoja
  • Yrityksen johtoryhmä istuu ylimmässä kerroksessa. Jos olet tarpeeksi urakehityshakuinen henkilö, saatat noin neljän vuoden ponnistelujen jälkeen saada kutsun puhumaan asiastasi johtoryhmälle 10 minuutiksi heidän palaveriinsa

En ymmärrä, miten tällaisten jähmeiden organisaatioiden johtajat tietävät, mitä he johtavat ja ketä he johtavat. Miten he voivat tietää, mitä talossa on meneillään ja mitä osaamista heillä on? Eri puolilla organisaatiota tehdään varmasti toisista tietämättä päällekkäisiä asioita.

Suurten ikäluokkien eläköityessä työvoima vähenee. Se on tunnustettu fakta. Mutta kuka tunnustaa, että meillä ei ole enää varaa toimia nykyisillä, tehottomilla viestintätavoillamme yrityksiemme siiloissa? Onko meillä varaa ottaa työpaikalle joka päivä pahoinvoiva, epämotivoitunut ihmislauma?

Parhaimmillaan sosiaalinen intranet auttaa ihmisiä oppimaan joka päivä uutta

Jähmeydelle ja työpahoinvoinnille on laitettava piste. Jokainen organisaatio tarvitsee nykyistä avoimemman viestintäkulttuurin sekä välineen, jolla viestiä helposti organisaation tasolla. Oikein johdettu sosiaalisen intranet on nopein tapa ottaa käyttöön koko organisaation osaamispotentiaali, motivoida henkilöstöä tekemään työnsä ilolla sekä tehostaa työtä niin, että on mahdollista selvitä pienenevillä resursseilla.

Sosiaalinen intranet toimii parhaimmillaan siten, että kukin työntekijä voi ja uskaltaa vapaasti kommunikoida koko organisaatiolle tai rajatummille ryhmille avoimissa keskusteluketjuissa. Jokainen voi osallistua asioiden kehittämiseen ja ongelmien ratkomiseen myös oman tiiminsä rajojen ulkopuolella. Työntekijät kokevat, että omaan työtehtävään kuuluu muille viestiminen siitä, mitä on meneillään ja että heillä on oikeus saada tietoa muilta. Parhaimmillaan sosiaalinen intranet on kysymysten kysymisessä, koska saatat saada tarvitsemasi vastauksen taholta, jolta et olisi osannut kysyä. Samalla koko organisaatio oppii, kun asioita käsitellään näkyvillä, eikä suljetuissa kokoushuoneissa.

Pienin askelin kohti muutosta

On selvää, että työpaikoilla, joissa ei ole koskaan saanut sanoa mielipidettään, viestintäkulttuuri ei muutu vain sillä, että intranetin etusivulle laitetaan kenttä, johon kuka tahansa saa sanoa mitä vaan.

On hyväksyttävä, että kulttuurin muutos tapahtuu pienin askelin ja se vaatii jatkuvaa työtä ja rohkaisemista. Se vaatii, että jokaiselle työntekijälle kerrotaan ja näytetään esimerkin kautta tapoja, miten hänen työtehtässään voi kommunikoida intranetin kautta, ja mitä hänen toivotaan tekevän. Muutos vaatii paljon aikaa ja rohkeita esimerkin näyttäjiä.

Sallivan ilmapiirin luominen on avainasemassa, ja se syntyy vain, jos johto sitoutuu viestintäkulttuurin muutokseen. Ensimmäinen askel matkalla kohti sosiaalista intraa onkin johdon motivoiminen oikeaan suuntaan.

Mitä muutoksia voit odottaa sosiaalisen intranetin myötä?

Kun sosiaalinen intranet saadaan vauhtiin, tulos voi olla yllätys kaikille: Miten uskot käyvän työmotivaatiollesi, jos vuosikymmeniä rakennetut viestintämuurit ovatkin työpaikallasi joku päivä kaatuneet, ja talossa, johon joka päivä astut onkin sisällään motivoitunut, tasa-arvoinen yhteisö, jossa ihmiset tuntevat toisensa ja löytävät joka päivä yhdessä jotain uutta?

Johtajat saavat sosiaalisen intranetin myötä yhtäkkiä suoran näkyvyyden siihen, mitä talossa on meneillään ja mikä henkilöstöä askarruttaa. Jopa minuuteissa on mahdollista saada selville, onko talossa jotain tiettyä osaamista yksinkertaisesti kysymällä: Osaako joku meillä tätä? Jos kukaan ei vastaa, niin noin vuorokaudessa voi päätellä, että kukaan ei VIELÄ osaa ja ryhtyä toimenpiteisiin. Tätä minä kutsun osaamisen johtamiseksi!

Työntekijän näkökulmasta tapahtuu valtava muutos.

  • Tiedon kulkua ei enää mitata viikoissa vaan sekunneissa, kun asiat, joista aiemmin kuulit esimiehesi kautta viikkopalaverissa, onkin saatavillasi suoraan toisen yksikön työntekijältä.
  • Voit osoittaa organisaatiollesi osamistasi ja palveluhalukkuuttasi sosiaalisen intranetin kautta jakamalla ahkerasti tietoa sekä vastaamalla muiden kysymyksiin. Tämä voi olla monille hiljaisille työntekijöille ensimmäinen kerta, kun he saavat mahdollisuuden olla äänessä.
  • Palaute liikkuu sosiaalisessa intrassa luontevasti, kun kuka tahansa voi kehua ja kiittää toista hienoista suorituksista. Mikä voisi olla motivoivampaa?
  • Oma työnteko muuttuu merkittävästi helpommaksi, kun voi milloin tahansa kysyä koko organisaatiolta apua ja mielipidettä. Sähköpostin määrä vähenee, kun siellä ei enää etsitä osaamista: “osaatko sanoa, kuka voisi tietää tästä asiasta…” eikä asioita enää kehitetä pitkissä, suljetuissa sähköpostiketjuissa.

On aika kaataa muurit

Sosiaalisen intranetin hyödyt ovat rajattomat, ja ne ovat kaikkien saatavilla. Voit päättää jo tänään ottaa yrityksesi käyttöön esimerkiksi Yammer-työkalun pilvestä, ja aloittaa sosiaalisen matkanne. Muista kuitenkin, että välineen hankinta ei riitä, vaan onnistumiseen vaaditaan organisaatiokulttuurin muutos.

Lähde johtamaan työpaikkaasi tähän suureen muutokseen löytämällä organisaationne kipukohdat ja tuomalla esille ne mahdollisuudet, miten sosiaalinen intranet voisi auttaa teitä kehittymään! Jos kaipaat apua ja suuntaa tälle matkalle, pyydä meitä Sinisen Meteoriitin sosiaalisen intranetin lähettejä avuksesi suunnittelemaan, miten teidän organisaationne johto saadaan ymmärtämään muutoksen tarve, ja miten viestintämuurit lopulta kaadetaan.

Tutustu aiheeseen liittyviin palveluihimme