Työelämän haasteet ovat nyt trendikäs aihe: Helsingin Sanomat ja monet muut julkaisut kirjoittavat aiheesta näkyvästi ja säännöllisesti. Lukiessani näitä kirjoituksia on ollut silmiinpistävää, kuinka vähälle huomiolle niissä jätetään tekniset työvälineet ja niiden rooli itsenäisessä ja yhteisessä tekemisessä. Laajalti puhutaan kyllä diginatiiveista ja heidän kyvystään toimia tehokkaammin yhä digitalisoituvassa yhteiskunnassa. Mutta mitä ”diginatiivit toimintatavat” voisivat sitten tarkoittaa yritysmaailmassa, somen ja sosiaalisen intranetin lisäksi? Miten ne voisivat näkyä arjen moninaisissa tavoitteissa, esimerkiksi oman ajankäytön suunnittelussa, tehokkaissa kokouskäytäntöissä ja tiimityössä?

Kaivataan lisää konkretiaa.

[/aesop_content]

Esimerkki: oman ajankäytön suunnittelu

Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion Työkirja valottaa työelämän ongelmia ja esittää myös konkreettisia ehdotuksia ongelmien korjaamiseksi. Kirjan taustaksi tehtiin tutkimustyötä, jonka myötä haastatelluista ihmisistä vain 25% suunnitteli ajankäyttöään. Kuitenkin useiden eri tutkimusten perusteella ajankäyttöään suunnittelevat ihmiset toimivat selvästi tehokkaammin, kuin ne kollegansa jotka eivät suunnittele. Tässä on siis selvästikin yksi esimerkki kehityskohteesta, jonka avulla organisaatiot voivat pyrkiä kehittämään työntekijöidensä tehokkuutta ja työn tekemisen mielekkyyttä, ja tätä kautta omaa liiketoimintaansa. Työkirja ei kuitenkaan (ihan ymmärrettävästi) ota kantaa teknisiin välineisiin ja niiden tarjoamiin mahdollisuuksiin. Pohditaan siis hetki niitä.

Oman tavoiteasetannan, priorisoinnin ja työn tuloksellisuuden seurannan peruspilareita ovat ainakin

  • Kalenteriviikon suunnittelu
  • Tehokas tapa kirjata ja priorisoida mieleen juolahtavia asioita listaan, sekä
  • Aikataulutettavien tehtävien kytkentä kalenterinäkymään ajankäytön suunnittelun helpottamiseksi.

Näiden tarpeisiin voidaan tuoda uudenlaista tehokkuutta moderneilla laitteilla ja pilvipalveluilla. Hieman konkreettisemmin: käyttötarpeet hoituvat yhdistelmällä esimerkiksi Microsoft OneNoten, SkyDriven ja Outlookin piirteitä. Käytön näkökulmasta työvälineet eivät kuitenkaan ihan itsestään näitä asioita tue, vaan välineitä pitää pikkuisen säätää kohdilleen. Tämän jälkeen yllämainitut välineet yhdessä tukevat ylläkuvattua toimintamallia varsin tehokkaasti.

Intranetin ja siihen kytkeytyvien ohjelmistojen hyötypotentiaalista käytetään usein vain murto-osa – kärsijöinä ovat henkilöstö ja yrityksen liiketoiminta

Kun halutaan kehittää vaikkapa organisaation henkilöstön ajankäytön hallintaa, kokouskäytäntöjä tai tiimityön tehokkuutta, esiin nousee usein kaksi keskeistä ongelmaa.

Ensinnäkin, tavoitteiden täyttyminen käyttäjän näkökulmasta edellyttää useimmiten eri ohjelmistojen (esim. intranet/toimisto-ohjelmat/pikaviestimet) yhteiskäyttöä. Eri ohjelmistojen ja päätelaitteiden yhteiskäyttö esimerkiksi kokouksen tehokkaan läpiviennin kannalta ei tyypillisesti ole triviaalia, ja näitä käyttötavoitteita ja niiden helpottamista harvoin taklataan osana intranet-hankkeita. Hyvien toimintamallien synnyttäminen edellyttää yhdessä oppimista, vierihoitoa ja yhteisten pelisääntöjen luomista. Intranetin rakenteen ja käytettävyyden suunnittelu on tärkeätä, mutta se ei riitä.

Toiseksi, jos kokoukset eivät suju ja keskeytykset ja sähköposti hallitsevat päivää, eivät arjen tavoitteet esimerkiksi asiakaspalvelu-, tuotekehitys- tai myyntiponnistuksissa onnistu. Tietotyön alustat, kuten intranet ja toimistosovellukset, ovat organisaatioissa usein viestinnän tai IT:n omistuksessa ja näiden alustojen hyödyntäminen ja jatkokehittäminen liiketoiminnan näkökulmasta on käytännössä usein vailla omistajaa. Tietotyön kehittäminen pitäisi kuitenkin nähdä mahdollisuutena kehittää ennen kaikkea liiketoimintaa ja sen tavoitteita. Nykyisin vielä liian harva organisaatio näkee asian näin.

On siis tärkeätä pohtia ja perustella miksi näitä asioita edistettäisiin. Tässä muutama perustelu liittyen oman ajankäytön hallintaan:

  • Yksilön kannalta suunnitelmallisuus tarjoaa parempia lopputuloksia ja vähemmän turhautumista. Se auttaa tekemään työstä ja sitä kautta omasta elämästä merkityksellisempää ja mielekkäämpää.
  • Organisaation näkökulmasta fiksummin toimivat työntekijät ovat tietysti tehokkaampia ja myös välillisesti tätä kautta sitoutuneempia. Nämä asiat mitä todennäköisimmin kanavoituvat paremmiksi innovaatioiksi, paremmaksi asiakastyytyväisyydeksi, paremmiksi palveluiksi ja tuotteiksi ja lisämyynniksi.

Jos perustelu tuntuu pään hakkaamiselta seinään ja budjettia kehittämiseen ei ole, niin kannattaa muistaa että liikkeelle voi lähteä kevyestikin. Asioiden kokeilu ja pilotointi – esimerkiksi pilvipalveluiden tai toimittajien valmisratkaisujen pohjalta – on esimerkiksi omassa liiketoimintayksikössä mahdollista varsin kohtalaisilla kustannuksilla. Oppien perusteella voidaan sitten viestiä opeista ja onnistumisista ja viedä viestiä eteenpäin. Tärkeintä on siis lähteä liikkeelle, sillä aito muutos vaatii aina riittävästi aikaa.

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista

Tietoa kirjoittajasta