Järjestimme eilen Yammer-aiheisen aamiaisseminaarin yhdessä Microsoftin kanssa. Omassa puheenvuorossani tulin kysyneeksi 60-henkiseltä yleisöltä, kenen työpaikalla on jo Yammer käytössä. Kaikki kädet nousivat. Kun kysyin, kuinka monella se on otettu onnistuneesti käyttöön, vain 3 kättä nousi.

Tulos sai minulta hetkeksi jauhot kurkkuun, vaikkei se sinänsä yllättänyt, koska olen aiemminkin kuullut kymmenien tuttavien sanovan suunnilleen seuraavat sanat: “On meillä Yammer käytössä, mutta en käy siellä enää, kun ei siellä ole mitään minulle hyödyllistä”.

Uskon, että kuulijat olivat turhankin kriittisiä oman työpaikkansa Yammeria kohtaan, mutta silti tulos kertoo jotain todellisuudesta: yrityksen sosiaalisen verkoston käyttöönotto on vaikeampaa kuin yleensä uskotaan.

Miksi Yammer-käyttöönotto usein epäonnistuu?

Syy Yammerin käyttöönoton epäonnistumiseen on aina sama: Yammer otetaan käyttöön ilman sen kummempaa panostusta. Tähän tilanteeseen päädytään yleensä kahdesta eri syystä:

  1. Yammerin käyttöönoton uskotaan tapahtuvan itsestään.
  2. Organisaatiossa ei uskota Yammeriin, eikä siksi myönnetä resursseja käyttöönoton tukemiseen.

Yammer tulee usein organisaatioon “takakautta”. Joku päättää kokeilumielessä ottaa käyttöön ilmaisversion ja kutsuu ihmisiä mukaan. Yleensä jo ensimmäisenä päivänä verkostoon liittyy kymmeniä ihmisiä, ja tieto leviää kuin kulovalkea. Mutta mitä sitten tapahtuu?

Innokkaimmat aloittavat rohkeasti keskustelun ja kokevat uuden viestintäkanavan tervetulleeksi. Valtaosa tulokkaista kuitenkin kokee hallitsemattoman keskusteluvirran vieraannuttavaksi ja sekavaksi, eikä ensimmäisten käyntien jälkeen koe mitään syytä palata Yammeriin. Takaovesta tullut Yammer joko hiljenee kokonaan tai jää pienen piirin keskusteluryhmäksi.

Jokaiseen Yammeriin syntyy toki varmasti muutama aktiivinen käyttäjäryhmä, mutta massat jäävät vanhoihin viestintävälineisiin. Tämän vuoksi todelliset hyödyt jäävät saavuttamatta, koska koko organisaation osaamispotentiaalia ei saada verkoston käyttöön, ja kaikkien – myös Yammer-aktiivien – sähköpostilaatikot täyttyvät entiseen tapaan kysymyksistä ja pitkistä keskusteluketjuista, jotka kuuluisivat Yammeriin.

Muutoksen hitaus voi tuntua epäonnistumiselta

Huonojen uutisten jälkeen hyviä uutisia: En ole koskaan kuullut kenenkään epäonnistuneen Yammerin käyttöönotossa silloin, kun käyttöönottoon on panostettu ja Yammer on virallisesti hyväksytty organisaation työkaluksi!

Muutoksen hitaus voi kuitenkin yllättää, ja siksi ensimmäisinä kuukausina ja jopa vuosina käyttöönoton jälkeen voi tulla epäonnistunut olo.

Ei kuitenkaan huolta: vaikka aluksi aktiivisia käyttäjiä olisi vähän, se ei haittaa, kunhan Yammerissa puhutaan oikeista asioista. Pienelläkin porukalla voi saada aikaan liiketoiminnan kannalta merkittäviä onnistumisia. Kiinnostava sisältö on myös tärkeä sisäänvetotuote niille, jotka eivät vielä ole aktiiveja.

Mitä enemmän käyttäjiä on mukana, sitä helpommin Yammerin hyödyt tulevat esille, ja käyttöönotto nopeutuu itsestään: kysymyksiin saa nopeasti vastauksia, osaajia on helppo löytää ja palautteet johtavat ripeästi päätöksiin.

Miten epäonnistumisen voi välttää?

Kun Yammerin käyttöönotto on kertaalleen epäonnistunut, uusi yritys voi tuntua mahdottomalta. Uskon kuitenkin, että oikealla prosessilla kuopasta voi nousta ylös.

Avaintekijä onnistuneeseen käyttöönottoon on, että joku alkaa johtaa käyttöönottoprojektia ja kasaa ympärilleen innostuneen tiimin viemään läpi muutoshallintaprosessia seuraaavin askelin:

  1. Luo Yammer-visio
    Kuvaa sisäisenä myyntilauseena, miten Yammer voi auttaa organisaatiotanne saavuttamaan tavoitteenne. Sido Yammer-visio strategiaanne. Pohdi Yammerin tuomat mahdollisuudet eri osastojenne näkökulmasta.
  2. Sitouta johto Yammer-visioon
  3. Luo selkeät ohjeet eri työrooleille
    Valitse alkuun muutama liiketoimintanne kannalta tärkein tiimi, ja suunnittele, mitä käyttäytymismalleja pitää muuttaa, jotta tavoitteeseen päästään. Rekrytoi kullekin työroolille innostunut Yammer-sanansaattaja, jonka tehtävänä on toimia esimerkin näyttäjänä ja kannustaa muita uuteen työtapaan.
  4. Lanseeraa ja kouluta
    Kouluta Yammerin käyttö tiimeittäin työroolikohtaisten ohjeiden kautta. Anna erityishuomiota johtajille, koska heidän mukaan saaminen on vahva merkki siitä, että uusi toimintatapa on hyväksytty. Luo säpinää Yammerin ympärille: käytä perinteisiä viestintäkanavia onnistumisten esiin tuomiseen, järjestä kilpailuja ja lanseeraustilaisuus. Luo hyvä tunnelma Yammerin ympärille.

Onnistuneen käyttöönoton jälkeen varmista verkoston onnistuminen jatkuvalla hoivaamisella: tuo esiin onnistumisia, luo tiimien kanssa uusia käyttötapoja, auta ryhmien luonnissa ja jaa hyviä käyttövinkkejä.

Onnistumista ei kannata mitata pelkästään aktiivisten käyttäjien määrällä, mutta toki aktiivisuutta kannattaa seurata ja tavoitteiden täyttymistä juhlia! Juhlan aihe on myös jokainen keskustelu, joka selkeästi tuo liiketoimintahyötyä. Tällaiset keskustelut kannattaakin merkitä YamWin-tagillä, jotta voit jälkikäteen löytää onnistumiset ja käyttää niitä uusien onnistumisten ponnahduslautana.

Lisätietoja ja apua käyttöönottoonne

Lue lisää hyviä vinkkejä Yammerin onnistuneeseen käyttöönottoon Yammerin Customer Success Centeristä.

Sinisen Meteoriitin palvelut Yammer-käyttöönoton tueksi:

 

Aiheesta lisää

Organisaation yhteiset pelisäännöt luovat perustan onnistumisille Tapaan viikottain työssäni organisaatioita ja niiden edustajia, jotka tuskailevat seuraavanlaisten kysymysten parissa: Mistä tiedän ovatko kolleg...
Uusia tuulia Microsoft Ignitessa – 1. päivä Terveiset kuumasta ja kosteasta Orlandosta! Vuoden 2017 Microsoft Ignite –konferenssi kerää tänä vuonna paikalle noin 29 000 intohimoista ICT-alan ihm...
Case Eldon: Modernilla intralla globaalia yhteistyötä Eldon on valmistanut ratkaisuja sähkölaitteiden suojaukseen vuodesta 1922 lähtien. Eldon-tuotteita valmistetaan kahdessa huippuluokan tehtaassa Romani...
Digipinjatalle kyytiä Digitalisaatiossa tänä päivänä on yhä useammin kyse siitä, että innovoit jotain aivan uutta nokkelammin kuin kilpailijasi. Perinteiselle yritysjohtaja...
YIT Pulse -digitaalinen työpöytä ottaa kaiken irti SharePointista ja Office 365:sta YIT Pulse -sosiaalinen intranet ja digitaalinen työpöytä ajattelumalli on kokonaisratkaisun visio. Microsoft SharePoint ja Office 365 pilvipalveluna m...
Intranetin kuumimmat ja käytetyimmät toiminnallisuudet Työssäni näen melkoisen määrän niin kotimaisia kuin ulkomaisiakin intranet-tarjouspyyntöjä. Niiden myötä minulle on syntynyt melko kattava kuva siitä,...

Kommentoi