Sosiaaliset työkalut yritysten sisäisen toiminnan tukena alkavat olla arkipäivää Suomessakin. Esimerkiksi Yammer-palvelu on otettu (tai ollaan ottamassa) sisäisesti käyttöön lukuisilla asiakkaillamme. Uutena aspektina käyttöönottointoa lisäämään on tullut yhteisöllisyyden hyödyntäminen asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa toimimisessa.

Jos sisäinen käyttöönotto tehdään hyvin eli organisaation toimintatapojen muutos huomioiden, niin käyttöä ulkoisten toimijoiden kanssa voi alkaa pilotoimaan hyvinkin pian sisäisen käyttöönoton jälkeen. Omassa toiminnassamme olemme jo jonkin aikaa testanneet tätä somen ”extranet-käyttöä” Yammerilla useiden projektien yhteydessä.

Projektin viestintätuskaan helpotusta

Usein projekteissa hiusten harmaantumista aiheuttaa sähköpostiviestikaaos, kun pitkissä tai laajoissa viestiketjuissa asian ydin hukkuu tai joku olennainen osapuoli unohtuu jakelusta. Dokumenttien jaossa ja työstämisessä erinomainen SharePoint-työtilakaan ei välttämättä auta riittävästi projektiviestinnän haasteisiin. Yammer tuo mukaan avoimempaa ja laajempaa yhteydenpitoa, kun asiakkaan ja toimittajien projektiryhmät näkyvät toisilleen projektipäällikköä/yhteyshenkilöä laajempana ryhmänä. Yammeriin voi myös tiputella osapuolia mahdollisesti kiinnostavia linkkejä ja juttuja, joita ei maililla tulisi lähetetyksi ja joihin palavereissa ei riittäisi aikaa. Näistä saattaa aueta hyvinkin antoisaa keskustelua.

Projektipäällikköä Yammer ilahduttaa, kun verkoston avulla pysyy paremmin mukana projektin asiantuntijoiden välisessä keskustelussa ja pystyy näin nopeammin bongaamaan projekteissa aina eteentulevia haasteita ja muutostarpeita. Tämä toimii myös toisinpäin – jos vaikkapa projektin ohjausryhmä päättää muuttaa projektin aikataulua tai laajuutta, niin viesti muutoksesta ja siihen liittyvät kysymykset ja kommentit välittyvät näppärästi ja nopeasti projektiryhmille.

Tekniikka ei tietenkään estä ottamasta verkostoon mukaan projektin ohjausryhmää tai vaikkapa soveliasta liiketoimintajohtajaa, jos se nähdään tarpeelliseksi. Näin heilläkin on näkyvyys projektiin ja mahdollisuus osallistua keskusteluun. Tätä kannattaa kuitenkin harkita tarkkaan siitä näkökulmasta, edesauttaako se projektin sisäistä viestintää vai onko vaikutus kenties vastakkainen. Verkostossa avoin ja rento keskustelumoodi on kaiken a ja o, ja sen takaamiseksi käyttäjäryhmää saattaa kannattaa rajata.

Yammerista apuja projektin tavoitteiden saavuttamiseen

Projektiin liittyvän keskustelun saaminen läpinäkyväksi projektilaisille ja eri sidosryhmille edistää projektin tavoitteiden toteutumista ja ehkäisee väärinymmärryksiä osapuolten välillä. Sellaisten tehtävien läpivienti tehostuu, joiden suorittaminen edellyttää useampien projektin osapuolten välistä koordinaatiota ja kollaboraatiota. Erityisen selvästi tämä korostuu monitoimittajaprojekteissa. Projektin laajuudesta, monimutkaisuudesta ja projektin läpivientimallista riippuen myös joitain projektin hallinnollisia aspekteja saattaa ainakin pilotointimielessä voida viedä Yammeriin. Ydinasia somen käytössä projektissa lienee kuitenkin, että projektin osapuolet pysyvät paremmin perillä kokonaiskuvasta koko projektin ajan.

Bugejakin voi pyöritellä Yammerissa

Eräässä ketterässä projektissamme saatiin bugiraportteihin ja testaukseen läpinäkyvyyttä ja aitoa dialogia, kun raportointi vietiin Yammeriin. Bugin käsittelyä nopeutti ratkaisevasti, kun keskustelu bugin luonteesta (bugin ilmeneminen, vaatiiko millaisen korjauksen vai onko bugi laisinkaan) hoitui helposti ja vapaamuotoisesti ilman usein monimutkaisiksi koettujen bugiraportoinnin erityissovellusten käyttöä. Yammerissa bugidialogin kautta syntyi myös uusia ominaisuusideoita, jotka lisättiin.

Yammer sopii kommunikointivälineeksi hyvin myös, kun scrumatessa haetaan konseptille muotoa ja vaatimuksia. Ketterässä mallissa pyritään toki työskentelemään samassa tilassa, mutta vaikkapa jos iltaihmisellä syttyy idealamppu päässä yhdeksän uutisten aikaan, niin hänen on mahdollista suoltaa ideansa Yammeriin – ja muut osallistuvat ideointiin kun ovat taas linjoilla. Lisäksi ryhmän pohdinnoista jää muistijälki, johon on helppo palata myöhemmin tarvittaessa.

Käytäntöjen sopiminen olennaista

Suurin osa projektin tai muun verkoston eri osapuolten välisestä viestinnästä voidaan – ja uskaltaisin jopa väittää kannattaa – viedä someen/Yammeriin. Alussa pitää kuitenkin sopia yhteiset pelisäännöt, esimerkiksi mitä välineitä ja kanavia käytetään missäkin tilanteissa. Yhteisten käytäntöjen sopimiseen kannattaakin ehdottomasti käyttää hetki aikaa projektin alkuvaiheessa. Näin varmistetaan, että Yammerin käyttö tuo kaikille projektilaisille hyötyä ja edistää siten projektin onnistunutta läpivientiä.

Vastaa kyselyyn:

Lue lisää:

Aiheesta lisää

Uusia tuulia Microsoft Ignitessa – 1. päivä Terveiset kuumasta ja kosteasta Orlandosta! Vuoden 2017 Microsoft Ignite –konferenssi kerää tänä vuonna paikalle noin 29 000 intohimoista ICT-alan ihm...
Azure pilvipalvelut avuksi sovelluskaaoksen hallintaan – osa 1 Nykyään liiketoiminnan tueksi saatavilla oleva IT-sovellusten ja -palveluiden kirjo on valtava. Käyttöönotto on joko helppoa tai erittäin helppoa, eik...
Palkittu Valo Intranet valloittaa maailmaa Kulunut vuosi on ollut meille meteoriittilaisille mieleenpainuva monella eri tapaa. Kesällä Torontossa Microsoftin Worldwide Partner Conference -tapah...
Intranet-projektien muodonmuutos Kaukana ovat ne ajat, jolloin uuden intranetin hankinta oli massiivista, pelottavaa ja aikaa vievää. Kahisevaa kaadettiin laariin useita satoja tuhans...
Valo Intranet on nyt todistetusti Euroopan paras Sininen Meteoriitti on voittanut Euroopan parhaan extranet/intranet tuotteen palkinnon European SharePoint Conference 2016 –tapahtumassa Itävallassa. ...
Microsoft valitsi Sinisen Meteoriitin vuoden kumppaniksi Vuosittainen vuoden kumppanin valinta on Microsoftin tärkeä globaali tapa palkita kaikkein parhaita Microsoft-pohjaisten ratkaisuiden toimittajia ympä...

Kommentoi