Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Mutta puhutaan sitten Flexworkistä tai Läsnätyöstä, tarkoitetaan sillä moderneja toimintatapoja, joiden avulla organisaatiot pyrkivät kehittymään vastatakseen kasvaviin tehovaateisiin liiketoiminnalle. Eikä ole vain yhtä tapaa tehdä Flexworkiä, vaan kyseessä on jokaisen organisaation tarpeisiin muotoutuva ja jatkuvasti kehittyvä konsepti.

Keskeisin yhteneväisyys eri yritysten Flexwork-käytännöissä lienee se, ettei ihmisillä ole vakituisia istumapaikkoja, vaan istumajärjestys elää luonnostaan kulloisenkin työtehtävävän mukaan. Kun ihmisillä on mahdollisuus yhden stabiilin paikan sijaan istua aina sen hetkiseen työhön sopivassa tilassa, yhteistyö ja keskittyminen paranevat. Työ voi tapahtua toimistolla tai sähköisten välineiden päässä etänä. Tyypillisesti Flexworkissä huomio usein keskittyykin tärkeisiin teknisiin kommunikointivälineisiin. Pelkät tekniset ratkaisut eivät kuitenkaan riitä, vaan myös toimintatapojen sekä tilaratkaisuiden on tuettava toimintaa.

Flexworkin mahdollistavien välineiden käyttöönotto ja toimintatapojen suunnittelu ovat osa Sinisen Meteoriitin tarjoomaa. Tänä kesänä olemme itsekin (laittamassa suutarin kengät kokonaan kumpiinkin jalkoihin ja) siirtymässä hyödyntämään kokonaisvaltaisesti Flexworkiä Helsingin, Jyväskylän ja Tukholman toimipisteidemme välillä n. 110 meteoriittilaisen kesken. Tämä tarkoittaa ensimmäisenä Helsingin toimistomme syksyllä koittavaa remonttia. Jo suunnitteluprosessin läpiviennin pohjalta olemme entistä valmiimpia auttamaan myös muita organisaatioita Flexwork-ratkaisuiden käyttöönotossa.

Huolet huomioitava

Työtehtävien mukaan joustava toimintamalli tuo tehoa, mutta sen teho ei synny itsestään vaan vaatii vastaamista useaan vaikeaan kysymykseen. Harvoin on käytännössä mahdollista kopioda Flexwork-toimintatapoja samanlaisestakaan verrokkiyrityksestä. Oman organisaation erityispiirteet vaativat luomaan omat Flexwork-käytännöt, jotka palvelevat juuri oman yrityksen toimintaa.

Jokaisella tiimillä ja yksilöllä on omat huolensa uusiin toimintatapoihin siirtymisestä, eikä niitä saa jättää huomioimatta. Samat asiat EIVÄT sovi kaikille – eikä tarvitsekaan, siksihän tätä flexworkia tehdään. Muutosprosessi tuo tullessaan myös pelkoja ja ennakkoasenteita, jotka voivat estää hyötyjen realisoitumisen jos niitä ei huomioida. Kannattaa siis kuunnella kaikki huolet ja reagoida niihin tarvittavalla tavalla sekä mahdollisuuksien rajoissa huomioida henkilökohtaiset toiveet. Toimintatapojen kehitys on jatkuva prosessi, ja tilojen sekä järjestelmien käyttötavat tulevat muotoutumaan ja saavat muotoutua jatkuvasti käytännön kokemuksen myötä.

Jos olet vastuussa Flexwork-muutoksen läpiviennistä organisaatiossasi, kannattaa tehdä konkreettinen lista eduista, joita uusi malli työntekijöille mahdollistaa. Vaikka nämä asiat saattavat olla sinulle selviä, eivät muut välttämättä tule niitä ajatelleeksi.

Sujuvasti yli toimipiste- ja maarajojen

Sininen Meteoriitti toimii Pohjoismaiden alueella ja monet asiakkaamme vielä laajemminkin. Yhteistyön sujuvuutta helpottaa oleellisesti, kun maantieteelliseen sijaintiin katsomatta niin omat kuin asiakkaan tai yhteistyökumppaninkin edustajat voivat kutsua kokoon pikapalaverin tai postata kysymyksen yhteiseen enterprise social -työkaluun. Toki esimerkiksi henkilökohtaiset etäneuvotteluvälineet ovat olleet arkea iät ja ajat, mutta kun niitä todella hyödynnetään aktiivisesti päivittäin, tekee se käytöstä luontevampaa.

Kielikysymys tulee varmasti vastaan vähänkin laajempaa toimintaa tekevissä yrityksissä. Yhtä oikeaa ratkaisua käytettävään kieleen ei valitettavasti ole. Jokaisen ymmärtämä kieli mahdollistaa kommunikaation koko organisaation kesken, mutta toisaalta myös pahimmillaan köyhdyttää viestintää yksittäisissä tiimeissä. Me käytämme englantia virallisessa koko organisaatiota koskevassa viestinnässä, mutta koska valtaosa porukasta on suomenkielistä, sujuu keskustelu yleensä muuten suomeksi.

Toimitilat tehokäyttöön

Liiketoimintojen digitalisoinnilla ylipäätään tavoitellaan toimintojen tehostamista, kustannusten säästöä tai ihan uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Toimitilakustannusten optimointi on olennainen osa Flexworkiä ja kun tilaratkaisut suunnitellaan todellisen käytön eikä teoreettisen nuppiluvun mukaan, on mahdollista pärjätä aiempaa pienemmillä tiloilla. Digitaalisten viestintävälineiden lisäksi myös toimitilaratkaisuiden pitää lisäksi edesauttaa innovaatioita ”törmäyttämällä” ihmisiä ja ideoita luontevasti osana normaalia työskentelyä.

Me Sinisessä Meteoriitissa työskentelemme osin toimistolla ja osin asiakkaan tiloissa tai muussa kulloinkin sopivassa paikassa. Aina ei siten ole tarpeen varata tilaa henkiökohtaisille työpisteille toimistolta. Organisaatiomme keski-ikä on n. 35 vuotta, joten myös pidemmät perhevapaat tyhjentävät työpisteitä aika ajoin. Flexworkin avulla varaudumme tulevaan kasvuun ilman, että etupainotteisesti pitää investoida toimitilojen kasvattamiseen.

Kerromme syksyllä lisää remonttimme etenemisestä ja Flexworkista käytännössä. Jaamme myös muulloin mieluusti omia kokemuksiamme uusista työtavoista ja -välineistä, joten otathan yhteyttä!

Tietotyömaa-blogimme jää heinäkuuksi kesätauolle ja palaa hommiin elokuussa. Toivotan koko Sinisen Meteoriitin porukan puolesta rauhallista kesää kaikille!

Tietoa kirjoittajasta

Pekka Walkama

Toimitusjohtaja

pekka.walkama@meteoriitti.com

Sinisen Meteoriitin tähtijoukkojen ylikomentaja, digitaalisen bisneksen yleisosaaja, yrittäjä, johtaja ja asiakaspalvelija.

Kirjoitukset (29)