- 29.7.2014

Mihin intranet-määrittelyjä edelleen tarvitaan?

Sulavan Arttu Arstila haastoi Twitterissä Sinisen Meteoriitin Jari Pullisen ja Heidi Selkäinahon kommentoimaan blogikirjoitustaan ”Miksi ei kannata ostaa intran määrittelyprojektia”. Arttu väittää kirjoituksessaan, että intranet-määrittelyjen aika on ohi.

Jari, mitä ajatuksia Artun kirjoitus herättää?

Jari: Arttu on oikeilla jäljillä siinä, että maailma on tosiaan muuttunut. Intraneteja on historiallisista syistä hankittu samaan tapaan kuin vaikkapa räätälöityjä liiketoimintasovelluksia. Tämä on johtunut siitä, että valmiita intranet-tuotteita ei ole ollut olemassa, ja kaikki organisaatiot ovat joutuneet itse visioimaan ja määrittelemään mikä intranet ylipäätään on. Onneksi 15 vuodessa alustaratkaisut ovat kehittyneet ja intranet-konseptit samankaltaistuneet, joten etenkin tekninen määrittelytarve on intranet-projekteissa vähentynyt merkittävästi. Tässä Arttu on oikeassa.

SharePointin paradoksi kuitenkin on, että vaikka kyseessä on maailman eniten käytetty intranet-alusta, ei SharePoint vakiona sisällä minkäänlaista intranet-konseptia. Intranet joudutaan siis edelleen tavalla tai toisella suunnittelemaan ja rakentamaan SharePointin päälle. Ymmärtääkseni sama pätee myös muihin suosittuihin intranet-alustoihin kuten Confluence ja Liferay. Vaikka kannatankin intranet-projekteissa lämpimästi pilotointia ja ketteriä menetelmiä, en usko ainakaan isompien organisaatioiden osalta intranetin kehittämisessä sellaiseen malliin, että lähdetään ilman mitään etukäteissuunnittelua kliksuttelemaan intranetia kasaan.

Heidi, miten sinä ymmärrät intranetin vaatimusmäärittelyn? Joutaako se roskakoriin?

Heidi: Intranetin vaatimusmäärittely ei mielestäni jouda roskakoriin. Asiaa ei minusta pidä katsoa tekniikka mielessä, vaan sisältölähtöisesti.

On totta, kuten Arttu sanoo, että intranetit ovat muuttumassa viestinnällisistä introista sosiaalisiksi tietotyövälineiksi. Ei silti pidä unohtaa, että jokaisessa yrityksessä on edelleen myös tietovarastoja, joille pitää löytää käyttäjää palveleva tapa esittää ne. Intraneteja on tehty jo niin paljon, että vaatimusmäärittelyssä on turha käyttää aikaa siihen, miten esim. navigaatio toimii, vaan olennaista on keskittyä siihen, mitä linkkejä siihen laitetaan ja miten tietoa asiasanoitetaan, jotta se on helppo löytää.

Olennaista on myös suunnitella suuret linjaukset sisällön esittämiseen sekä toimintatapoihin: minkä tyyppisiä sisältöjä esitetään ns. viestinnällisessä intranetissa ja mikä on työtilojen rooli. Entä miten hoidetaan tiedottaminen: voidaanko luopua perinteisistä uutisista ja siirtyä esim. Yammerin kautta tiedottamiseen? Monikielisissä organisaatioissa intranetin kielipolitiikan suunnittelu on ehdoton vaihe vaatimusmäärittelyä.

Artun ehdottamaa pilotointia suosittelen ehdottomasti tiimikohtaisten työtapojen löytämiseen esimerkiksi kokoustamisessa. Määrittelyä onkin turha viedä liian pitkälle ensimmäisessä vaiheessa.

Miksi jatkuva kehittäminen ja ennakkosuunnittelu nähdään toistensa kilpailijoina tai vastakohtia? Eikö tässä voi poimia rusinoita molemmista pullista?

Jari: No, nimenomaan. Intranetin käyttöönotto on mielestäni hyvä nähdä ”starttipakettina” jatkuvalle kehittämiselle. Etenkin pilvipalveluissa (Office 365, Yammer, jne.) organisaatioiden täytyy varautua siihen, että palveluntarjoaja kehittää ja muuttaa palvelua koko ajan. Jos intranet on pilvessä, asiakkaalla on vain rajalliset mahdollisuudet vaikuttaa siihen mitä ja milloin muutoksia palveluun tulee. Tämä edellyttää ihan uudenlaista mallia intranetin jatkuvalle kehittämiselle ja hallinnalle.

Myös hankintamielessä on asiakkaan etu, jos hankinnan kohde dokumentoidaan sillä tasolla, että kumpikin osapuoli on samaa mieltä siitä, mitä intranet-projektissa ollaan tekemässä. Näin vältytään turhilta väärinkäsityksiltä projektin aikana.

Heidi: Kuten jo edellä sanoin, suosittelen ennakkosuunnittelun ja pilotoinnin yhdistelmää: peruslinjaukset ennakkosuunnitteluna, ja yksityiskohdat pilotoimalla. Kertaan vielä peruslinjaukset:

  • Tiedottamisen käytännöt: Yammer / Uutissyöte / Chatter tms. vai intran uutispalsta
  • Sisältörakenne
  • Metatietomalli ja dokumenttienhallinnan peruskäytännöt
  • Viestinnällisen intranetin ja työtilojen rooli

Kun perusratkaisut on suunniteltu, ensimmäinen versio intranetista on jo mahdollista pystyttää. Yksityiskohtiin on turha mennä ensimmäisessä vaiheessa, mutta niihin pitäisi mennä heti ensimmäisen version jälkeen: intranet-tiimin tulisi jalkautua eri osastoille ja työtehtäviin pilotoimaan parhaita ratkaisuita työn tukemiseen. Miten esimerkiksi sosiaaliset työkalut voivat helpottaa työn tekemistä kussakin tiimissä?”

Miten Sininen Meteoriitti suunnittelee ja toteuttaa intranet-ratkaisuja?

Jari: Tällä hetkellä yli 90 % intranet-projekteistamme pohjautuu Valo-valmisratkaisuumme. Valon idea on tarjota valmis intranet-konsepti SharePointin päälle ja mahdollistaa nopea käyttöönotto, ilman raskasta määrittely- ja toteutusprojektia. Valo-projektissa suunnitteluvaihe kestää vain kuukauden ja koko projekti enimmillään kolme kuukautta.

Heidi: Valo-intranetprojektit noudattavat edellä kuvaamaani ajatusta intranetin ensimmäisestä vaiheesta. Alusta on valmis, joten projekteissa voi keskittyä sisällön ja toimintatapojen peruslinjauksiin. Valmis intranet-alusta helpottaa valintojen tekemistä, kun linjauksia ei tarvitse tehdä mielikuvituksen voimin. Valo-projekteissa meille on tärkeää asiakkaan kouluttaminen, jotta organisaatiolla on valmius jatkokehittämiseen myös omin voimin.

Valo-projektit ovat tarkoituksella nopeita, jotta asiakas pääsisi mahdollisimman pian pilotoimaan työvälineitä ja auttamaan eri tiimejä löytämään intranetin hyödyt.

Perinteinen 1–3 kuukauden Valo-projekti sopii useimmille organisaatioille, mutta kun kyse on suurista globaaleista yrityksistä, suunnitteluvaiheeseen kannattaa käyttää enemmän aikaa, koska jo pelkästään kielipolitiikan luonti voi vaatia useita palavereita. Silti myös globaaleihin organisaatioihin sopii idealtaan samanlainen intranet-projekti kuin pienempiinkin: peruslinjaukset lyödään lukkoon ensimmäisessä vaiheessa, ja loppu tehdään pilotoiden.

Kiitämme Arttua haasteesta!

Lisätietoja Sinisen Meteoriitin palveluista:

Tietoa kirjoittajasta

Jari Pullinen

Director, Product Development and Marketing

jari.pullinen@meteoriitti.com

+358503457485

Duunissa Sinisessä Meteoriitissa joulukuusta 2009 lähtien. Vastaan tällä hetkellä Valo Intranet -tuotteesta ja sen kansainvälistämisestä. Aiemmin olen toiminut digitaalisten palveluiden parissa myyntijohtajana Meteoriittissa, Microsoftilla, Trainers' Housessa, Satama Interactivella ja Quartalissa. Olen innoissani digitaalisen työn ja asiakaskokemuksen kehittämisestä.

Kirjoitukset (38)