- 29.9.2014

Tietotyön kehittäminen on ihmisten arjen parantamista ja erottamaton osa digitalisoitumista

Konsulttina mietin usein sitä, miten luontevana pidetään panostuksia käyttäjälähtöiseen suunnitteluun ja mahdollisimman helppokäyttöisiin palveluihin, kun suunnitellaan ratkaisuja kuluttaja-asiakkaille ja tavoitellaan lisämyyntiä.

Samaan aikaan sisäisten järjestelmien draiveri tuntuu usein olevan säästäminen ja kulujen minimointi. Omille työntekijöille tarjotaan – hieman karrikoiden – eri järjestelmien muodostamaa tilkkutäkkiä ja yhdistelmää intranet- ja toimisto-ohjelmistoista, joita pitäisi usein hyvin ohuella koulutuksella käyttää omien, tiimin ja koko yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.

Tuovatko kankeat pistemäiset ratkaisut lopulta säästöjä? Eivät.

Kuormittavatko ne ihmisiä ja aiheuttavatko ajan haaskausta? Kyllä.

Mahdollistavatko ne ylivoimaisen palvelukokemuksen tuottamisen omille asiakkaille? No eivät todellakaan. Jos verkkokauppa vastaa sisäisen sähköpostibingonsa seurauksena kysymykseeni neljän päivän viiveellä, olen varmasti jo ostanut muualta.

Työtapojen kehittämisen kolme haastetta

Sisäisten työtapojen kehittäminen on tärkeää, mutta organisaatioissa tuskaillaan yhä enemmän palavereiden ja tiedon kulun ongelmien parissa. Maailma digitalisoituu ja muutospainetta on, mutta sisäisen työskentelyn kehittäminen ei ole helppoa. Nähdäkseni suurimmat ongelmat ovat

  1. Työvälineisiin liittyvä murros: Pilvi-, mobiili- ja some-välineet ovat varsin tuoreita ilmiöitä ja niiden potentiaaliin ja käyttöön liittyvää yhteistä ymmärrystä ei ole kertynyt riittävästi. Välineillä on valtava potentiaali työn tehokkuuden ja mielekkyyden kehittämiseksi, mutta ne eivät itsessään muuta mitään.
  2. Oppimishaaste: Kun some, BYOD, pilvi ja muut trendit astuvat työpaikalle, oppiminen muuttaa muotoaan. Perinteisesti koulutukset ovat keskittyneet järjestelmien ominaisuuksien opetteluun. Työkalujen muuttuessa helppokäyttöisemmiksi ja fokuksen siirtyessä liiketoimintatavoitteisiin, tietotyövalmiuksiin ja tiimityön tapoihin, koko oppimisprosessi on mietittävä uusiksi. Kuka ”omistaa tietotyön” ja vastaa osaamisen kehittämisestä – HR, IT, viestintä? Kuinka kehittää työskentelytapoja käyttäjälähtöisesti, sitouttaen ja yhteisiä pelisääntöjä kehittäen?
  3. Siilokeskeisyys: Tietotyön ongelmia ratkotaan liikaa yksittäisen kustannuspaikan näkökulmasta, mikä helposti johtaa hajaantuneeseen tietoon ja epäyhtenäisyyteen organisaation sisäisissä työskentelytavoissa. Ei ole itsestään selvää, millä porukalla ja kuinka esimerkiksi prosesseihin liittyviä työskentelytapoja kehitetään yli organisaatiorajojen. Paremmilla välineillä siilot on helpompi ylittää, mutta todelliset tulokset vaativat ponnistuksia ihmisiltä.On tietenkin selvää, että eri yksiköissä on omanlaisiaan tarpeita – vertaa vaikka liikkuvaa myyntiä ja HR-toimintoja. Tärkeintä olisi kuitenkin pyrkiä saavuttamaan riittävän yhtenäiset tavat läpi organisaation, jotta myös prosesseihin liittyen on mahdollista toimia sujuvasti yhdessä.

Miten näitä haasteita sitten kannattaa lähestyä? Modernien työvälineiden hankkimisen lisäksi kannattaa muistaa, että ihmiset haluavat hyödyntää työvälineitään sujuvasti yhdessä jonkin mielekkään tavoitteen saavuttamiseksi. Oppiminen ei tapahdu yksittäisen koulutuksen eikä yksittäisen välineen kautta. Kyse on käyttäjä- ja liiketoimintalähtöisesta jatkuvasta oppimisesta omaa työtä varten. Samalla luodaan jatkuvaa kehittymistä tukevaa kulttuuria.

Ota niskalenkki haasteista

Itse suosittelen kokoamaan jatkuvan oppimisen tueksi eri liiketoimintojen edustajista (ei välttämättä johtohenkilöistä) koostuvan iskujoukon. Kun uusia työskentelymalleja suunnitellaan eri ryhmien edustajien kanssa, voidaan tähdätä koko organisaation toimintaa helpottaviin ratkaisuihin sekä huomioida tiimien erityistarpeet esim. kokouskäytäntöihin liittyen. Samalla kun tiimit oppivat toisiltaan, vältetään pistemäiset toimintatavat ja osaoptimointi.

Se, että Sinisessä Meteoriitissa olemme tietotyön asiantuntijoita, ei tee meistäkään immuuneja yllä listatuille ongelmille. Siksi meilläkin on tällainen ryhmä, nimeltään Ways of Working tai tuttavallisemmin WoW, joka miettii nimensä mukaisesti meidän yhteisiä tapoja tehdä töitä. Teemat joita olemme toistaiseksi käsitelleet, liittyvät monenlaisiin asioihin mobiileista virtuaalipalavereista oman läsnäolon viestintään, osaamisen kehittämiseen ja vaikkapa asiakastiedon tuottamiseen ja hyödyntämiseen.

Ryhmämme tavoitteena ovat pragmaattiset, pienet käytännön työtä helpottavat parannukset – samalla pidämme mielessämme uuden työn vision. Suunnitellut parannukset otetaan käyttöön pilottikokemusten kautta, jolloin tiedämme että olemme tekemässä jotain järkevää ja tarpeellista. Pilotoinnin arvoa kokeilussa ja työtapojen jalkautuksessa ei kannata aliarvioida.

Tietotyön kehittäminen on parhaimmillaan arjen parantamista ja liiketoiminnan perustan uudelleen luomista moderneja työtapoja kehittämällä, niin toimistotyössä kuin tuotantolinjoilla. Se on kilpailukyvyn kehittämistä ja erottamaton osa digitalisoitumista. Tarjolla on pikavoittoja, mutta myös haasteita sinnikkäille ja pitkäjänteisiä projekteja kaipaaville!

[aesop_content color=”#333333″ background=”#ffffff” columns=”1″ position=”none” imgrepeat=”no-repeat” floaterposition=”left” floaterdirection=”up”]Sininen Meteoriitti on mukana hallituksen Työelämä 2020 -hankkeen blogikampanjassa. Hankkeen tavoite on rakentaa Suomen työelämästä Euroopan paras vuoteen 2020 mennessä. Blogikampanjassa eri organisaatiot kertovat eri näkökulmista, mitä ne tekevät paremman työelämän eteen. Tarkoituksena on jakaa oppeja ja vinkkejä sekä lisätä keskustelua työelämän kehittämisestä. Lisätietoja hankkeesta: www.tyoelama2020.fityoelama2020

[/aesop_content]

Tietoa kirjoittajasta