14.10.2014

Case St1: kertaheitolla verkkolevyiltä pilveen

Projektin tärkein tavoite oli kerätä kaikki relevantti ja ajankohtainen tieto kootusti yhteen paikkaan. Valo365-intranet oli ihanan helppo ratkaisu meidän tarpeisiimme.

Leena Ripatti, projektipäällikkö, St1

St1 otti kerralla aimo harppauksen uusiin työtapoihin, kun yritys rakensi ensimmäisen viestinnällisen intranettinsa pilveen.

”Aiemmin meillä ei ollut mitään intraa käytössä. Uutiset kulkivat sähköpostissa ja dokumentit majailivat verkkolevyllä, josta niitä jaettiin maililla”, kertoo St1:n intranetin projektipäällikkö Leena Ripatti. ”Halusimme siirtää kerralla sekä sisäisen viestinnän että dokumenttienhallinnan uuteen aikaan. Ratkaisun pohjaksi valikoituivat Office365 ja Yammer”, Ripatti kuvailee.

St1:n intranet pohjautuu Sinisen Meteoriitin Valo365-pilvi-intranettiin. Uusi intra otettiin käyttöön maaliskuussa 2014. Noin puolessa vuodessa uusi työkalu on löytänyt paikkansa sisäisenä viestintäkanavana sekä osastojen työtilana.

Tavoitteena työn sujuvuus

”Intran sisältö on aika perinteinen: uutisia, avoimia työpaikkoja, ohjeita. Eri yksiköillä on käytössään työtilat, joista löytyvät ovat aina tuoreet dokumentit. Tällä on iso merkitys työn sujuvuuteen. Projektin tärkein tavoite olikin kerätä kaikki relevantti ja ajankohtainen tieto kootusti yhteen paikkaan”, sanoo Leena Ripatti.

Liikkuvaa työntekoa tukee se, että dokumentit ja keskustelut ovat pilvestä käytettävissä milloin vain myös mobiililaitteilla.

St1 tuottaa jätteistä etanolia. Sillä on Suomessa noin 200 työntekijää, jotka työskentelevät puhtaan hiilidioksipäästöttömän energian parissa. Parinsadan työntekijän uusien työtapojen omaksuminen ei käy itsestään. Miten työntekijöiden tarpeen huomioitiin projektissa?

”Projektiin otettiin mukaan edustaja jokaiselta osastolta. Ehkä juuri siksi eri työryhmien tilat ovat aktiivisessa käytössä”, kertoo Ripatti. Sininen Meteoriitti myös koulutti uuden intranetin ja Sharepointin käyttöä koko henkilöstölle.

Helppo ratkaisu oikeassa aikataulussa

”Projekti meni hyvin, pysyimme aikataulussa ja palaute on ollut positiivista. Osastojen sivuja kehitetään jatkuvasti ja tavoitteena on myös lisätä keskustelua Yammerissa. Aluksi suunnittelimme tekevämme koko intran itse, mutta onneksi emme lähteneet siihen. Valo365-intranet oli ihanan helppo ratkaisu meidän tarpeisiimme”, Ripatti päättää.

 

Toteutusajankohta

2014