- 15.12.2014

Yammer – vapaa radikaali vai organisaation evoluution mahdollistava supergeeni?

Tällä kertaa blogissamme vieraskynäilee Crisis Management Initiativen (CMI) Hanna Puura.

Eräänä päivänä kuulimme huhun, että on olemassa jonkinlainen maaginen tekninen alusta, joka mullistaa organisaation sisäisen viestinnän. Ei, se ei ollut sähköposti, intranet tai megafoni. Se hyödyntää käyttäjiensä osaamista tuomalla sen näkyväksi muulle organisaatiolle ja antaa tietohallinnolle joukkovoiman tuen. Se antaa henkilöstölle vapauden luoda itseohjautuva foorumi, jossa kukin voi seurata itselleen kiinnostavia aiheita (ja hallinnolle sekä johdolle tilaisuuden ujuttaa oman viestinsä mukavassa muodossa) – somettumista parhaimmillaan siis. Se mahdollistaa organisaation kehittymisen aidosti jakavaksi ja keskustelevaksi yhteisöksi. Se on Yammer.

Otollinen ympäristö ja sosiaaliset pölyttäjät

CMI on hyvä esimerkki asiantuntijaorganisaatiosta, jossa tehdään itsenäistä työtä monimuotoisissa tiimeissä ajasta ja paikasta riippumatta. Pääkonttori on Helsingissä, mutta yksi kolmasosa henkilöstöstä on kentällä jatkuvasti ja muutkin matkustavat ahkeraan. Hanketyön lähtökohtana on paikallisen asiantuntijuuden löytäminen ja yhteistyö monien eri toimijoiden kanssa. Dialogi, tiedon jakaminen, yhdessä tekeminen ja avoin keskustelu vaikuttavat olennaisesti työn onnistumiseen. CMI:n toimintatapaan kuuluu uusien metodien ja työkalujen kehittäminen, joten innokas testiryhmä Yammerin käytölle löytyi helposti.

Pilottiryhmässä tarkasteltiin Yammeria niin henkilöstöhallinnon, IT:n, viestinnän kuin metodikehityksen ja ohjelmallisen koordinaation näkökulmasta. Organisaation luontainen uteliaisuus ja pilotoinnin tarkoituksellinen rajoittamattomuus aiheuttivat sen, että parissa viikossa käyttäjinä oli jo yli puolet henkilöstöstä. Pilottiryhmä ei kerta kaikkiaan malttanut olla tartuttamatta innostustaan ja kutsumatta lisää käyttäjiä mukaan. Uusia ryhmiä on syntynyt itsenäisesti ja aktiivista keskustelua käydään mm. Green Office -vinkeistä ja Knowledge Management -työryhmän tavoitteista. Yammer on selkeästi jo nyt tukenut eri tiimien ja eri lokaatioiden välisten rajojen ylittävää kanssakäymistä. Ekosysteemi elää ja ulottuu toivottavasti pian organisaation pimeimpäänkin kolkkaan.

Mihin se sitten soveltuu?

Jotta Yammer ei leimautuisi työaikasyöpöksi turhakkeeksi tai ylimääräiseksi osaksi byrokraattista viestintäprosessia, päätimme ottaa selvää siitä, kuinka tästä työkalusta saisi irti mahdollisimman paljon hyötyä mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Ei siis muuta kuin kouluttautumaan. Teknisen opetuksen ja teorian lisäksi Sinisen Meteoriitin yhteisömanageri-koulutuksessa pääsi jakamaan kokemuksia ja vaihtamaan ajatuksia muiden Yammer-herännäisten kanssa. Kouluttajilta saadut konkreettiset omaan organisaatioon sovellettavat vinkit ja muiden osallistujien kanssa verkostoituminen olivat kurssin parasta antia. Konsepti toimii hyvin, sillä erilaisilta toimialoilta ja erityyppisistä yhteisöistä tulevilta saa aivan uudenlaisia näkökulmia.

Yammeria voi käyttää vaikkapa eri aihepiirien Help Desk -toimintoihin, tosin sillä erotuksella, että samaan kysymykseen ei tarvitse vastata kuin kerran. Yhtäkkiä käytettävissäsi onkin koko yhteistösi mahtava osaamispooli ja kollegoiden kommentit raporttiisi tai suunnitelmaasi. Yammer toimii myös yleiseen seurantaan siitä, mikä porukkaa juuri sillä hetkellä puhuttaa ja mihin suuntaan ollaan menossa. Yhteisömanagerien tehtävänä on innostaa, osallistaa ja ohjata oikeaan suuntaan asettamatta liikaa sääntöjä toiminnalle. Ilahduttava kehityssuunta olisi tietysti se, että tieto ei varastoidu ihmisten inboxeihin, joissa sen ulottuvuus on rajallinen, vaan siirtyisi suuremman joukon saataville. Eikä pieni hupikaan siinä ohessa ole pahitteeksi, kyllä joukkoon aina yksi kirpputori ja Social Committee mahtuu. Luonnollinen valinta karsii pian hyödyttömät tai epäkiinnostavat keskusteluryhmät.

Ravintoketjun huipulla

Johdon sitouttaminen on implementoinnin klisee, mutta myös raaka totuus. Heidät on tärkeä saada mukaan keskusteluihin, viestimään itsestään ja näkymään eri tavoin. Riskinähän on myös, että joku joskus valittaa jostain asiasta. Silloin kun se tapahtuu julkisesti, siihen on myös helpompi vastata. Joskus tästä voi syntyä jopa uusi avaus, idea, korjaava toimenpide ja parempi mieli kaikille osapuolille. Uskon, että Yammer voi antaa johdolle uuden mahdollisuuden kurkistaa organisaationsa kokonaiskuvaan ja siihen, mitä sen tärkeimmän voimavaran mielissä liikkuu.

Meille CMI:llä on juuri luotu uudet arvot osallistavalla menetelmällä. Arvojen jalkauttaminen ja niistä keskustelu voidaan nyt viedä Yammeriin, jossa osallistuminen on toivottavasti vielä helpompaa ja saa johdon näkemään tämän uuden työkalun mahdollisuudet. Toivon myös, ettei vastarintaa sähköpostin korvaamiselle tule kovin paljoa. Ennen vanhaan haluttiin kaikesta printti – nyt vielä vaaditaan meili, silloinkin kun se ei ole tarpeen. Kaikille työkaluille on toki oma käyttötarkoituksensa, Yammer antaa kuitenkin mainion vaihtoehdon silloin, kun viestillä on enemmän arvoa jaettuna kuin haudattuna. Uskon, että Yammer on pian osa monen menestyvän yhteisön DNA:ta.

Crisis Management Initiative (CMI)

  • CMI on yksi maailman johtavimmista konfliktinratkaisujärjestöistä.
  • Noin 15 pitkäaikaista projektia maailman haastavimmilla alueilla, kuten Jemenissä, Ukrainassa, Afganistanissa, Etelä-Sudanissa ja Kaukasiassa.
  • Yli 75 konfliktinehkäisyn ja -ratkaisun huippuasiantuntijaa yli kahdestakymmenestä eri kansallisuudesta.
  • Rauhannobelisti presidentti Martti Ahtisaaren vuonna 2000 perustama riippumaton, voittoa tavoittelematon kansalaisjärjestö.

Tietoa kirjoittajasta