- 15.12.2014

Yammer – vapaa radikaali vai organisaation evoluution mahdollistava supergeeni?

Tällä kertaa blogissamme vieraskynäilee Crisis Management Initiativen (CMI) Hanna Puura.

Eräänä päivänä kuulimme huhun, että on olemassa jonkinlainen maaginen tekninen alusta, joka mullistaa organisaation sisäisen viestinnän. Ei, se ei ollut sähköposti, intranet tai megafoni. Se hyödyntää käyttäjiensä osaamista tuomalla sen näkyväksi muulle organisaatiolle ja antaa tietohallinnolle joukkovoiman tuen. Se antaa henkilöstölle vapauden luoda itseohjautuva foorumi, jossa kukin voi seurata itselleen kiinnostavia aiheita (ja hallinnolle sekä johdolle tilaisuuden ujuttaa oman viestinsä mukavassa muodossa) – somettumista parhaimmillaan siis. Se mahdollistaa organisaation kehittymisen aidosti jakavaksi ja keskustelevaksi yhteisöksi. Se on Yammer.

Otollinen ympäristö ja sosiaaliset pölyttäjät

CMI on hyvä esimerkki asiantuntijaorganisaatiosta, jossa tehdään itsenäistä työtä monimuotoisissa tiimeissä ajasta ja paikasta riippumatta. Pääkonttori on Helsingissä, mutta yksi kolmasosa henkilöstöstä on kentällä jatkuvasti ja muutkin matkustavat ahkeraan. Hanketyön lähtökohtana on paikallisen asiantuntijuuden löytäminen ja yhteistyö monien eri toimijoiden kanssa. Dialogi, tiedon jakaminen, yhdessä tekeminen ja avoin keskustelu vaikuttavat olennaisesti työn onnistumiseen. CMI:n toimintatapaan kuuluu uusien metodien ja työkalujen kehittäminen, joten innokas testiryhmä Yammerin käytölle löytyi helposti.

Pilottiryhmässä tarkasteltiin Yammeria niin henkilöstöhallinnon, IT:n, viestinnän kuin metodikehityksen ja ohjelmallisen koordinaation näkökulmasta. Organisaation luontainen uteliaisuus ja pilotoinnin tarkoituksellinen rajoittamattomuus aiheuttivat sen, että parissa viikossa käyttäjinä oli jo yli puolet henkilöstöstä. Pilottiryhmä ei kerta kaikkiaan malttanut olla tartuttamatta innostustaan ja kutsumatta lisää käyttäjiä mukaan. Uusia ryhmiä on syntynyt itsenäisesti ja aktiivista keskustelua käydään mm. Green Office -vinkeistä ja Knowledge Management -työryhmän tavoitteista. Yammer on selkeästi jo nyt tukenut eri tiimien ja eri lokaatioiden välisten rajojen ylittävää kanssakäymistä. Ekosysteemi elää ja ulottuu toivottavasti pian organisaation pimeimpäänkin kolkkaan.

Mihin se sitten soveltuu?

Jotta Yammer ei leimautuisi työaikasyöpöksi turhakkeeksi tai ylimääräiseksi osaksi byrokraattista viestintäprosessia, päätimme ottaa selvää siitä, kuinka tästä työkalusta saisi irti mahdollisimman paljon hyötyä mahdollisimman tehokkaalla tavalla. Ei siis muuta kuin kouluttautumaan. Teknisen opetuksen ja teorian lisäksi Sinisen Meteoriitin yhteisömanageri-koulutuksessa pääsi jakamaan kokemuksia ja vaihtamaan ajatuksia muiden Yammer-herännäisten kanssa. Kouluttajilta saadut konkreettiset omaan organisaatioon sovellettavat vinkit ja muiden osallistujien kanssa verkostoituminen olivat kurssin parasta antia. Konsepti toimii hyvin, sillä erilaisilta toimialoilta ja erityyppisistä yhteisöistä tulevilta saa aivan uudenlaisia näkökulmia.

Yammeria voi käyttää vaikkapa eri aihepiirien Help Desk -toimintoihin, tosin sillä erotuksella, että samaan kysymykseen ei tarvitse vastata kuin kerran. Yhtäkkiä käytettävissäsi onkin koko yhteistösi mahtava osaamispooli ja kollegoiden kommentit raporttiisi tai suunnitelmaasi. Yammer toimii myös yleiseen seurantaan siitä, mikä porukkaa juuri sillä hetkellä puhuttaa ja mihin suuntaan ollaan menossa. Yhteisömanagerien tehtävänä on innostaa, osallistaa ja ohjata oikeaan suuntaan asettamatta liikaa sääntöjä toiminnalle. Ilahduttava kehityssuunta olisi tietysti se, että tieto ei varastoidu ihmisten inboxeihin, joissa sen ulottuvuus on rajallinen, vaan siirtyisi suuremman joukon saataville. Eikä pieni hupikaan siinä ohessa ole pahitteeksi, kyllä joukkoon aina yksi kirpputori ja Social Committee mahtuu. Luonnollinen valinta karsii pian hyödyttömät tai epäkiinnostavat keskusteluryhmät.

Ravintoketjun huipulla

Johdon sitouttaminen on implementoinnin klisee, mutta myös raaka totuus. Heidät on tärkeä saada mukaan keskusteluihin, viestimään itsestään ja näkymään eri tavoin. Riskinähän on myös, että joku joskus valittaa jostain asiasta. Silloin kun se tapahtuu julkisesti, siihen on myös helpompi vastata. Joskus tästä voi syntyä jopa uusi avaus, idea, korjaava toimenpide ja parempi mieli kaikille osapuolille. Uskon, että Yammer voi antaa johdolle uuden mahdollisuuden kurkistaa organisaationsa kokonaiskuvaan ja siihen, mitä sen tärkeimmän voimavaran mielissä liikkuu.

Meille CMI:llä on juuri luotu uudet arvot osallistavalla menetelmällä. Arvojen jalkauttaminen ja niistä keskustelu voidaan nyt viedä Yammeriin, jossa osallistuminen on toivottavasti vielä helpompaa ja saa johdon näkemään tämän uuden työkalun mahdollisuudet. Toivon myös, ettei vastarintaa sähköpostin korvaamiselle tule kovin paljoa. Ennen vanhaan haluttiin kaikesta printti – nyt vielä vaaditaan meili, silloinkin kun se ei ole tarpeen. Kaikille työkaluille on toki oma käyttötarkoituksensa, Yammer antaa kuitenkin mainion vaihtoehdon silloin, kun viestillä on enemmän arvoa jaettuna kuin haudattuna. Uskon, että Yammer on pian osa monen menestyvän yhteisön DNA:ta.

Crisis Management Initiative (CMI)

  • CMI on yksi maailman johtavimmista konfliktinratkaisujärjestöistä.
  • Noin 15 pitkäaikaista projektia maailman haastavimmilla alueilla, kuten Jemenissä, Ukrainassa, Afganistanissa, Etelä-Sudanissa ja Kaukasiassa.
  • Yli 75 konfliktinehkäisyn ja -ratkaisun huippuasiantuntijaa yli kahdestakymmenestä eri kansallisuudesta.
  • Rauhannobelisti presidentti Martti Ahtisaaren vuonna 2000 perustama riippumaton, voittoa tavoittelematon kansalaisjärjestö.

Aiheesta lisää

Ohjelmistoala tarvitsee lisää mimmejä Ei ole mikään salaisuus, että ohjelmistoalalla on enemmän kundeja kuin mimmejä. Ei myöskään ole salaisuus, että ohjelmistoalan osaajista on huutava pu...
Jos haluat jotain kuntoon organisaatiossasi, aloita tästä Nimittäin tiimityöstä. Väittäisin, että nykypäivän tärkein organisaatiotaso tai -yksikkö on tiimi. Harvaa työtä tehdään enää sooloillen vaan jopa y...
Uusia tuulia Microsoft Ignitessa – 1. päivä Terveiset kuumasta ja kosteasta Orlandosta! Vuoden 2017 Microsoft Ignite –konferenssi kerää tänä vuonna paikalle noin 29 000 intohimoista ICT-alan ihm...
Digipinjatalle kyytiä Digitalisaatiossa tänä päivänä on yhä useammin kyse siitä, että innovoit jotain aivan uutta nokkelammin kuin kilpailijasi. Perinteiselle yritysjohtaja...
YIT Pulse -digitaalinen työpöytä ottaa kaiken irti SharePointista ja Office 365:sta YIT Pulse -sosiaalinen intranet ja digitaalinen työpöytä ajattelumalli on kokonaisratkaisun visio. Microsoft SharePoint ja Office 365 pilvipalveluna m...
Helsinki Business College Oy siirtyi Valoon Suomen Liikemiesten Kauppaopistoa pitää yllä Helsinki Business College Oy. Sen omistavat tasaosuuksin Suomen Liikemiesten Kauppaopiston Säätiö sekä He...

Tietoa kirjoittajasta

4 kommenttia artikkeliin “Yammer – vapaa radikaali vai organisaation evoluution mahdollistava supergeeni?
  1. Jussi Sivonen sanoo:

    Pari kysymystä Hannalle: Miten monta yhteisömanageria teillä organisaatiossa on, monta koulutitte ulkopuolisin ja monta omin voimin? Ja miten ”demokraattista” Yammerin käyttö on? Tyypillisestihän homma menee (ilman isoa panostusta) niin että tämäkin kanava jää ekstroverttien temmellyskentäksi, valtaosan jäädessä joko sisällön kuluttajiksi tai kokonaan kanavan ulkopuolelle.

    Nimimerkillä ”Yammer-käyttöönottoa suunnittelemassa 600+ hengen organisaatiossa” 🙂

  2. Hanna Puura sanoo:

    Hei Jussi!
    Meillä minä kävin Sinisen Meteoriitin kaksipäiväisen koulutuksen ja sitten jaoin tietoa eteenpäin, nyt meillä on minun lisäkseni kaksi muuta varsinaista yhteisömanageria ja sen lisäksi on ajatuksena kouluttaa joka tiimistä yksi ”innostaja”. Managereiden kesken sovimme myös työnjakoa siten että minä katson Yammeria HR ja IT-näkökulmasta, yksi viestinnän ja toinen meidän ydintoiminnan substanssin ja yhteistyön näkökulmasta.

    Oikeassa olet tuosta käyttäjäjakaumasta, toivoisin lisää aktiivisia käyttäjiä erityisesti johtoportaasta sekä kentällä toimijoista (pääkonttorin ulkopuolelta). Uskonkin että saamme lisää aktiivikäyttäjiä kun olemme tehneet varsinaisen Yammer-lanseerauskampanjan. Teemme sen parin viikon kuluttua CMI:n 15. juhlavuoden lanseerauksen yhteydessä, voin kertoa lisää sitten kuinka kävi…Yammerissa on hyvät tilastotyökalut, joilla voi käyttäjien määrää seurata ja tehdä sitten täsmäiskuja aktivointiin. Toisaalta olen myös sitä mieltä että tuputtamalla ei hyvä tule, vaan oivallus syttyy käyttäjällä kun työkalu vastaa aidosti johonkin tarpeeseen.

    Olisi mukava kuulla myös sinun kokemuksiasi, mitä erityishaasteita esim. organisaation isompi koko tuo tullessaan?

    Ystävällisin terveisin
    Hanna

  3. Jussi Sivonen sanoo:

    Manageroinnin työnjako eri näkökulmiin kuulostaa loogiselta – onhan Yammerikin parhaillaan nimenomaan silloin kun kaikkia ei yritetä pakottaa samoihin keskustelukarsinoihin vaan annetaan ryhmäytymisen tapahtua spontaanisti käyttäjiä kiinnostavien asioiden ympärille.

    Meidän (Jyväskylän ammattikorkeakoulu) ensimmäinen haaste on saada itse Yammer käyttöön. Microsoft on luvannut viime vuoden lopulla että Yammer tulee O365 Educationiin 1-4kk kuluessa. Edu-versio siis laahaa joissain ominaisuuksissa Business-versiota jäljessä.

    Toinen haaste on se, että käyttäjiimme kuuluu myös noin 8000 opiskelijaa. Jos käyttöoikeuksilla ei ole mahdollista luoda omia karsinoita henkilökunnalle ja opiskelijoille, voi olla haaste saada väki keskustelemaan organisaation asioista kaikkien kesken. Käytännössä 8000+ käyttäjää on yhtä kuin julkinen foorumi.

    Ja kolmantena – eikä suinkaan vähäisimpänä – haasteena on itse käyttöönoton suunnittelu, kunhan pääsemme ensin noista teknisemmistä haasteista 🙂

  4. Hanna Puura sanoo:

    Haastavalta kuulostaa, toisaalta opiskelijoiden mukaanotto voi tuoda ennaltanäkemättömiä etuja. Yammeristahan voi luoda External Network-sivuston jossa on omat ryhmänsä, opiskelijat voisi ohjata sinne? Toimii vähän samaan tapaan kuin intranet vs extranet. Käyttöönottoa helpottaa kyllä jos ainakin yksi henkilö käy koulutuksessa, itselläni ainakin silmät avautuivat ihan eri tavalla.

Kommentoi