- 2.3.2015

Pro gradu -työn antia: Sosiaalisen intranetin siivittämänä kohti avoimempaa ja yhteisöllisempää työilmapiiriä

”Miltä kuulostaisi, jos tekisitte gradun sosiaalisesta intranetistä?” kysyi graduohjaajamme syksyisenä iltapäivänä 2013. Neljä silmäparia tuijotti ohjaajaa kysyvästi ja pyysivät toistamaan kysymyksen. Sosiaalinen intranet? Mitä se tarkoittaa? Vähän kuin sosiaalinen media, mutta yrityksen sisäverkossako? Juuri näin, sitähän se yksinkertaistettuna on. Kaksi innokasta graduntekijää päätti ottaa haasteen vastaan ja alkaa tutkia lähes tuntematonta maaperää, sosiaalista intranetiä vuorovaikutuksen näkökulmasta.

Miten yhteisöllisten vuorovaikutusvälineiden käyttö intranetissä koetaan 11 000 hengen kansainvälisessä teollisuusyrityksessä? Millainen viestintä- ja vuorovaikutustehtävä niillä on organisaatiossa tällä hetkellä? Miten sosiaalisen intranetin käyttöönotto sujui? Entä mitä sosiaaliselta intranetiltä odotetaan tulevaisuudessa? Näillä tutkimuskysymyksillä lähdimme liikkeelle ja saimme seuraavanlaisia tuloksia.

Organisaatiokulttuuri hidasteena uudenlaisille toimintavoille

Merkittävin tutkimustulos oli se, että organisaatiokulttuurilla on suuri merkitys sosiaalisen intranetin käytössä. Yksi haastateltava kiteytti tämänhetkisen ongelman hyvin: ”Siellä on niin vahvana taustalla se perinne, että organisaatio nyt lähettää minulle postia ja kertoo minulle asioita.” Vielä tällä hetkellä intranet koetaan siis vahvasti organisaatiossa yksisuuntaiseksi viestintäkanavaksi. Vaikka organisaation sosiaalista intranetiä kehitetäänkin suuntaan, joka mahdollistaa suuremman osallistumisen, ei osallistuminen välttämättä tunnu käyttäjistä luontevalta tai sen hyötynäkökulmaa ei vielä tunnisteta.

Ensivaikutelma, rohkeus ja esimerkinnäyttö menestyksen avaimia

Tarvitaan rohkeutta käyttää yhteisöllisiä vuorovaikutusvälineitä. Väärinymmärryksen pelko sekä huoli siitä, ettei osaa kirjoittaa mitään ”hienoa” sosiaalisessa intranetissä, koettiin tutkittavassa organisaatiossa kynnyskysymykseksi. Rohkeutta luodaan etenkin johdon esimerkillä. Johdon tulisi käyttää yhteisöllisiä vuorovaikutusvälineitä aktiivisesti itse, eikä vain kehottaa ja pyytää henkilöstöä käyttämään niitä. Työkaveritkin ovat rohkaisevassa asemassa, sillä toisten hyvät käyttökokemukset saavat muutkin kokeilemaan uusia työtapoja.

Käyttöönottovaiheessa on erityisen tärkeää, että välineet toimisivat ongelmitta. Käyttäjille ei saisi jäädä mielikuvaa, etteivät ne toimi, eikä niitä sen vuoksi kannata käyttää. Huono ensivaikutelma on vaikea kääntää myönteiseksi myöhemmin. Myöskään riittävän koulutuksen tarjoamisen tärkeyttä välineiden käyttöön niin käyttöönottovaiheessa kuin myöhemminkin ei voi tarpeeksi korostaa.

Valoisa tulevaisuus – avoin työyhteisö, kollektiivista ongelmanratkaisua, soljuvaa tiedonkulkua

Yhteisöllisillä vuorovaikutusvälineillä pyritään organisaatiossa avoimempaan ilmapiiriin sekä monisuuntaiseen tiedonkulkuun. Tutkittavassa kohdeorganisaatiossa tämä ei ainakaan vielä tuntunut toteutuvan, kuten yksi haastateltava totesi: ”Vielä tuntuu monesti, että täällä on vähän sellainen ”tieto on valtaa” -mentaliteetti joillakin ihmisillä”. Tulevaisuudessa vuorovaikutusvälineiltä kuitenkin odotetaan myönteisiä asioita. Sen odotetaan tuovan tehokkuutta työntekoon siten, että tieto olisi nopeasti saatavilla ja se olisi ajantasaista. Nähdään, että sosiaalisessa intranetissä voisi ratkaista ongelmia kollektiivisesti ja se olisi vuorovaikutusympäristö, jossa tehdä töitä yhdessä työkavereiden kanssa.

 

Katso koko pro gradu -työ täältä.

 

Tietoa kirjoittajasta

Inka Kolehmainen

Inka oli viestinnän ja markkinoinnin harjoittelijana Sinisen Meteoriitin miehistössä.

Kirjoitukset (2)