Omassa konsultin työssäni ilta- ja viikonlopputyöt ovat kohtalaisen normaali kuvio, ja niin ne ovat aika monelle muullekin. Jatkuvasti venyvät päivät eivät ole hyväksi, joten ylitöistä ei saa tulla tapa. Itselleni on tärkeintä, että paine ei ole jatkuva ja että työpiikit voi tarvittaessa balansoida vapaapäivinä.

Välillä tietysti työ kasautuu ja sitä on vain liikaa, mutta päivät venyvät myös rytmityksestä johtuen. Jokainen meistä voi aktiivisella priorisoinnilla, työn suunnittelulla ja välineosaamista kehittämällä vähentää turhia keskeytyksiä ja parantaa työpäivän tehoa. Samalla illat säästyvät siihen mihin ne pitäisi olla varattu, eli vapaa-ajalle.

Digityötaitojen skarppaus parantaa hyvinvointia ja työtehoa

Oma työhyvinvointi on monen tekijän summa, mutta yksi tärkeimmistä asioista liittyy tuloksellisuuteen, eli siihen saatko tehtyä niitä asioita joita sinun odotetaan tekevän. Työtä voi napakoittaa priorisoimalla ja suunnittelemalla työviikot ja tehostamalla päivittäiset rutiinit tukemaan tavoitteiden saavuttamista. Digityötaidoista on apua. Useimmilla meistä nimittäin kyllä on rutiineja oman työn suunnitteluun, mutta monella ne ovat päivittämättä tähän päivään.

Onnistumisen kannalta on tärkeää keskittyä muutamiin perusasioihin ja tehdä ne fiksusti moderneja välineitä hyödyntäen. Alla pari esimerkkiä.

Ylläpidä yhtä todo-listaa, jota käytät kaikilla laitteilla – OneNote ja OneDrive yhdessä tarjoavat tähän hyvän paketin. Luo päivittäinen rutiini todo-listan perkaamiseen. Jos et pidä listaa siistinä, sen merkitys katoaa. Aikatauluta tärkeimmät tehtävät.

Priorisoi viikoittainen työsi ja katso voitko raivata kalenteriisi tilaa tärkeimpien tavoitteiden saavuttamiseksi. Pyri huolehtimaan riittävistä yhtämittaisista keskittymisjaksoista. Joskus myös palaverikutsusta voi kieltäytyä, tai voit ehkä luvata olla saatavilla Lyncin kautta. Hyödynnä asettamiasi prioriteetteja, todo-listaa ja aikataulutettuja tehtäviä viikkosuunnittelussa.

Pieniä juttuja, mutta auttavat säästämään jonkin verran aikaa joka päivä, ja ennen kaikkea ne vähentävät turhia keskeytyksiä ja välivaiheita – eli auttavat keskittymään olennaiseen. Asiat ovat sinänsä yksinkertaisia, mutta useimmat meistä kaipaavat jonkun kertomaan, kuinka ne tehdään tehokkaasti.

Laitteet ja sovellukset ovat kehittyneet – ovatko työrutiinisi?

Minusta fiksu digitaalinen työ ei ole yhtä kuin kevyet tabletit, uusi intranet pilvessä tai uusimmat versiot OneNote- ja Lync-sovelluksista. Se on paremminkin sitä, että työyhteisössä opetellaan systemaattisesti käyttämään uusia teknologiavälineitä työpäivän parantamiseksi ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.

Omien työrutiinien muuttaminen ei ole triviaalia ja se vaatii asennetta. Se vaatii myös tukea ja kevyen koulutuksen. Kannattaa kuitenkin nähdä tämä vaiva, sillä paremmat digitaidot auttavat ohittamaan turhia välivaiheita työssä ja välttämään sähläystä, ja auttavat saamaan enemmän irti työviikosta – kuten myös vapaa-ajasta!

Henkilökohtaiset digityötaidot ovat osa Sinisen Meteoriitin tietotyökoulutuksia. Jos kiinnostuit, ota meihin yhteyttä.

 

Tämä kirjoitus on toinen osa blogisarjassa, jossa pureudumme työn tuottavuuden parantamiseen. Lue myös sarjan ensimmäinen osa: Käynnissä on kansalliset rahanpolttotalkoot – oletko sinäkin mukana?

 

Tietoa kirjoittajasta