- 8.5.2015

Delven uudet julkistukset – tiedon löytämisen ja jakamisen digitaaliset apurit

Delve (ja Office Graph) on yksi uudistuksista, jotka julkistettiin viime vuoden SharePoint-konferenssissa ja johon kohdistuneet panokset rupeavat pikku hiljaa kantamaan hedelmää. Delve on älykäs haku, joka päättelee sinulle olennaiset tiedot sen perusteella, mitä tiedostoja olet avannut, kenen kanssa olet tekemisissä sähköpostitse, mitä tiedostoja sinulle on lähetetty ja mistä tiedostoista olet käynyt keskusteluja Yammerissa.

Mihin Delveä sitten voi käyttää ihan käytännössä? Usein käytetty esimerkki on dokumenttien paikantaminen – jokainen meistä on varmasti tallentanut dokumentin johonkin intranetin syövereihin, ja unohtanut sen sijainnin. Eräs Microsoftin työntekijä kertoi konferenssissa sisäisestä hausta uuteen positioon, jossa rekrytoiva esimies oppi tehtävään hakeneista huimasti pelkästään tutkimalla heidän Delve-sivujaan.

Tässä kirjoituksessa käyn läpi tärkeimmät uudistukset Delve-palveluun (kuvat ovat Microsoftin Ignite -konferenssimateriaaleista tai omasta ympäristöstämme).

Mobiiliapplikaatio

Delven oma mobiiliapplikaatio iPhoneille, iPadeille ja Android-puhelimille julkaistiin jo muutama viikko sitten, mutta konferenssin myötä Android-versio tuli saataville maailmanlaajuisesti. Applikaatio näyttää melko pitkälti samalta kuin Delve näyttää pienikokoisella näytöllä muutenkin, mutta on toki appsina helpommin saavutettavissa ilman erillistä tunnuksen ja salasanan syöttämistä. Varsin mielenkiintoinen ulottuvuus mobiiliapplikaatiossa on push-ilmoitukset, joita sovellus lähettää tiedostoista jotka ovat sinulle relevantteja (”trending around you”).

Screenshot_2015-05-07-13-53

Office Groups -näkymä

Viime vuonna julkaistu Office Groups ei ole toistaiseksi saavuttanut suurta suosiota käyttäjien keskuudessa. Osasyynä on varmasti ollut sekava käyttökokemus, jossa on hypitty erilaisen käyttöliittymän välillä riippuen siitä katsotaanko tiedostoja, keskusteluita vai kalenteria. Delveen on tulossa näkymä Groupseille, joka on visuaalisesti varsin vakuuttava ja tekee käytöstä varmasti paljon miellyttävämpää.

GroupDelve

 

Oma profiili

Myös käyttäjäprofiilin siirtyminen Delveen on julkaistu äskettäin, ja se on jo käytössä useilla asiakkaillamme. Ignite-konferenssin yhteydessä julkistettiin runsaasti parannuksia profiilisivuun: automaattisesti päivittyvä ”Working on” -osio, Yammerin Praisea vastaava toiminto sekä uutta ”Authoring Canvas” -kirjoitusalustaa käyttävä blogitoiminto. Kaiken tämän lisäksi toki näytetään myös dokumentit, joita käyttäjä työstää juuri tällä hetkellä.

Uutta on myös ”Communications”-välilehti, jossa näytetään nimensä mukaisesti käyttäjän kirjoittamat sähköposti-, Yammer-, Groups-viestit ja blogikirjoitukset. Näidenkin osalta luonnollisesti näytetään ainoastaan ne viestit joihin profiilin selaajalla on käyttöoikeudet.

NewProfilePage

 

Delve-analytiikka

Analytiikka on osa-alue, jota käsiteltiin konferenssissa varsin pintapuolisesti muutaman kuvakaappauksen avulla. Idea on kuitenkin varsin hyvä: Dashboard-näkymä näyttää graafin siitä, miten vahvoja sidokset eri ryhmien välillä organisaatiossasi ovat, sekä erilaista työn ja vapaa-ajan tasapainoon liittyvää statistiikkaa kuten tiedon siitä, miten suuri osa sähköposteista on lähetetty virka-ajan ulkopuolella.

DelveAnalytics

 

Laajennettavuus

Delven takana oleva Office Graph tuo myös paljon mahdollisuuksia ulkoisen tiedon tuomiseen osaksi yrityksen hakukokemusta. Jo Build-konferenssissa esiteltiin SalesForce-datan tuomista osaksi Delven korttinäkymää. Ignite-konferenssissa räätälöinnit vietiin kuitenkin aivan toiselle tasolle: henkilön Twitter-profiili tuotiin osaksi henkilökorttia, Outlook-kalenteritapaamisten yhteyteen nostettiin palaveriin liittyvät dokumentit ja Office Graph -tiedoista poimittiin mielenkiintoista statistiikkaa. Kuka organisaatiossasi työstää eniten dokumentteja ainoastaan yksin? Kuka on useimmiten dokumenttien viimeinen editoja?

Kuten kerroimme jo aiemmin, jatkossa myös omalla palvelimella ylläpidettävän SharePointin tiedostot voi yhdistää osaksi Delven hakukokemusta.

Entä sitten?

Ehkä yleisimmin kuultu vasta-argumentti Delvelle on: ”Eihän kenelläkään ole aikaa surffailla toisten käyttäjäprofiileja läpi”. Ei varmasti olekaan, mutta edellä esitellyt esimerkit toivottavasti auttavat ymmärtämään sitä miten Office Graphin teknologia auttaa ratkaisemaan todellisia liiketoimintaongelmia. Kun sen eksyneen tiedoston on onnistunut muutaman kerran paikantamaan juuri ennen tärkeää palaveria, alkaa palvelua arvostaa ihan eri tavalla. Kerromme lisää näistä mahdollisuuksista ensi viikon webinaarissamme.

Tietoa kirjoittajasta

Henrik Blåfield

Vanhempi konsultti

henrik.blafield@meteoriitti.com

+46 76 241 1088

Henrik on it-alan sekatyöläinen, jonka intohimona on digitaalisten työtapojen kehittäminen yrityksissä levittämällä ymmärrystä parhaista käytännöistä, hyödyntämällä rohkeasti uusia palveluita ja tuotteistamalla ratkaisut toistuviin ongelmiin mahdollisimman tehokkaasti. Hän toimii Sinisellä Meteoriitilla vanhempana konsulttina.

Kirjoitukset (12)