Verkkopalveluiden kilpailutuksissa tarjoajan kannattaa usein luottaa intuitioon siitä, milloin asetelmassa ei ihan kaikki ole kuin Strömsössä. Hälytyskellojen pitäisi soida, jos ainoa päätöksenteon kriteeri on hinta, mutta kilpailuun osallistuvilta toimistoilta odotetaan maailmaa syleilevää visiointia palvelukonseptista.

Niukalla briefillä käynnistetty, hintaa painottava ja laajamittaista ideointia edellyttävä kilpailutus aliarvioi tilaajan ja toteuttajan vuorovaikutussuhteen merkitystä tai ideointiprosessin dynamiikkaa. Kuten kollega erään tarjouksen jälkipyykkiä pestäessä osuvasti totesi, tarjous ”ei voi olla yhden ihmisen luovuustrippi”. Projektityössä ja kilpailutuksessa taustoituksen laatu ja dialogin tiheys korreloivat voimakkaasti lopputulosten hyödynnettävyyden kanssa – sekä asiakkaan ja tilaajan välillä että toteuttavan tiimin kesken.

Verkkopalveluiden kilpailutusten kulku on säilynyt pitkään samankaltaisena: kilpailutettaville toimistoille lähetetään aluksi taustamateriaalia ja pidetään kysymys ja vastaus -tilaisuus. Sitten asiantuntijat vetäytyvät neukkareihin ja kahviloihin kasaamaan ehdotusta. Tunnelin toisesta päästä putkahtaa luovan prosessin hedelmä asiakkaan ja valintakonsulttien arvioitavaksi. Jos valinta ei osu oman organisaation kohdalle, alkaa enemmän tai vähemmän kuohuva perustelujen tulkinta.

Entä jos kilpailutuksen kriteeriksi asetettaisiin vuorovaikutuksen laatu ja syvyys? Tällöin kilpailuttaja voisi esivalinnan jälkeen viettää puoli päivää valittujen tiimien kanssa keskustellen ja ideoiden uutta palvelua antamansa tehtävänannon pohjalta. Hankkiutumalla yhteen kilpailuun osallistuvien tiimien kanssa asiakkaalle tulisi kokonaisvaltaisempi kuva siitä, kenen kanssa projekti on hyvä viedä läpi. Hanke saisi lentävämmän lähdön, kun siitä keskusteltaisiin yhdessä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Menetelmä toki kuormittaisi kilpailuttavaa organisaatiota, mutta vastaavasti antaisi syvemmän kuvan tulevan kumppanuuden luonteesta.

Täydellisessä maailmassa niin toimittaja kuin tilaajakin laittavat itsensä likoon jo kilpailutusvaiheessa. Valintaperusteet ovat linjassa sen kanssa, minkälaisia näyttöjä toimittajilta odotetaan. Arvioinnissa painottuu vuorovaikutus liitetiedostojen pläräilyn ja sanamuotojen semanttisen pohdiskelun sijaan.

Voisiko seuraavan kehityshankkeen käynnistää arvottamalla toimistot uudella tavalla?

 

Ketterä asiakas ja ketterä toimittaja voivat vuorovaikutuksessaan hyödyntää digitaalisia välineitä, kuten Yammeria.

Lue lisää Yammerista projektiviestinnän helpottajana.

Tietoa kirjoittajasta