Intra on tarkoitettu jokaiselle resteliläiselle. Periaatteenamme on, että jokainen työntekijä kävisi intrassa vähintään kerran työpäivänsä aikana.

Kirsi Kärkkäinen, sisäisestä viestinnästä vastaava, Restel

Restel Oy on Suomen johtava hotelli- ja ravintola-alan yritys, jolla on Suomessa noin 240 ravintolaa, 45 hotellia ja työntekijöinä yli 5 000 hotelli- ja ravintola-alan ammattilaista. Suuressa ja toimipaikoittain hajautuneessa organisaatiossa sisäinen viestintä vaatii paljon panostusta. Restelin ratkaisu on ihan kaikille suunnattu intranet.

Uutta intraa lähdettiin rakentamaan Sinisen Meteoriitin Valo-intranet-konseptilla. ”Innostuimme intranetin jo valmiiksi ajatellusta mallista. Kun projektilla ja tekemisellä oli valmis sabluuna, tiesimme saavamme juuri sitä mitä haimme”, kuvailee Restelin tietohallintopäällikkö Kai Nurmi. ”Olimme todella tyytyväisiä siihen, miten projekti eteni. Koko organisaatio pääsi vaikuttamaan lopputulokseen hyvin johdettujen ja organisoitujen workshopien ansiosta”, komppaa sisäisestä viestinnästä vastaava Kirsi Kärkkäinen.

Jokaiselle relevanttia tietoa

Projektissa tiedon löydettävyyteen kiinnitettiin erityistä huomiota. Tässä tärkeää oli suunnitella tiedon kohdentaminen hyvin, jotta voidaan välttää turhaa infoähkyä. Samalla myös sisällöntuotantovastuut jaettiin organisaatiossa. ”Intraan mennessä kukin pääsee helposti itselle relevanttiin sisältöön. Sisältöjä kohdennetaan sekä toimialoittain että konseptikohtaisesti”, kertoo Kirsi Kärkkäinen.

Viidentuhannen työntekijän joukkoon mahtuu usein henkilövaihdoksia, hoitovapaita ja muita muutoksia. Siksi keskeisessä roolissa oli myös suunnitella intranettiin toimiva yhteystietoluettelo ja henkilöhaku. ”Nyt jokainen löytää yhdestä paikasta toimipaikkojen tiedot ja tiedon siitä, kuka vastaa mistäkin”, kuvailee Kärkkäinen.

Toimivan henkilöhaun luominen oli iso projekti, jossa yhdistyivät ketju-, alue- ja henkilötiedot, joita tarvitaan myös monessa muussa järjestelmässä. ”Lopputuloksena pääsemme nyt päivittämään tiedot vain yhteen paikkaan aiemman useamman järjestelmän sijasta. Tämä säästää paljolta hallinnolliselta työltä”, toteaa Kai Nurmi.

Työvuoro alkaa intrasta

Entä onko intra Restelillä vain perinteisten tietotyöläisten omaisuutta, vai ulottuuko se myös kassoilla ja keittiöihin? ”Ehdottomasti intra on tarkoitettu jokaiselle resteliläiselle. Periaatteenamme on, että jokainen työntekijä kävisi intrassa vähintään kerran työpäivänsä aikana. Sieltä löytyvät muun muassa kaikki ajantasaiset kampanjat, joista jokaisen on tärkeää olla selvillä”, Kirsi kertoo.

”Teemme myös kovasti töitä sen eteen, että päivittäinen intran käyttö olisi luontevaa koko henkilöstölle.” Työn ansiosta esimerkiksi työtilat ovat nyt aktiivisessa käytössä ja dokumenttien työstäminen on siirtynyt pois sähköpostin ja verkkolevyjen ikeestä. Seuraava askeleena on panostaa sosiaalisiin työkaluihin.

Kuva: Restel Oy

Restel-konserniin kuuluu noin 240 ravintolaa ja 45 hotellia.  Liikevaihto vuonna 2014 oli 386,2 M€. Yritys työllistää Suomessa yli 5 000 hotelli- ja ravintola-alan ammattilaista. Restelin hotelleja ovat kotimaiset Cumulus- ja Rantasipi-ketjut, Hotelli Seurahuone Helsinki, kansainväliset Holiday Inn -hotellit, Crowne Plaza Helsinki ja Hotel Indigo Helsinki-Boulevard. Ravintoloihin kuuluvat mm. Burger King®-, Rax Buffet-, HelmiSimpukka-, Grillsson-, Huviretki-, Martina-, Wanha Mestari-, Hemingway’s -ravintolat ja Tapahtumaravintolat. 

Toteutusajankohta

2015