Kokoustaminen on aika kaluttu teema, mutta olen silti harvoin nähnyt viikkopalaverikäytäntöjä, joissa hyödynnetään modernia teknologiaa siten, että se aidosti tukee tiimitoiminnan tavoitteita. Alkavan viikonlopun kunniaksi kerron muutaman tempun, joilla perusrutiineja saa kummasti notkistettua. Alla kuvatut rutiinit onnistuvat jouhevasti esimerkiksi Office 365 -työkaluilla, eli soveltamalla pilvityötiloja, sinne talletettuja OneNote-muistioita, sekä Yammer ja Delve -työkaluja.

Käyttäkää toimintaa kuvaavia avainsanoja eri kanavissa ja luokaa pohja seurannalle ja tiedon löydettävyydelle

Ensinnäkin, tehkää sopimus tiimin tavoitteita kuvaavista avainsanoista, jotka voivat liittyä esimerkiksi tuote- tai palvelualueisiin, tai viikoittain läpikäytäviin prosessin osa-alueisiin. Näitä avainsanoja (esim. #tuotealueX) kannattaa hyödyntää eri kanavissa, eli paitsi kokousmuistioiden tunnisteina, myös Yammer-keskusteluissa ja vaikkapa Delve-tauluissa. Viikoittainen avainsanojen käyttö luo käytön kulttuuria ja synnyttää luokiteltua tietoa, joka kattaa enterprise social -keskustelut, tiedostosisällöt ja kokousmuistiot. Luokittelu helpottaa merkittävästi tiimin tuottaman informaation löydettävyyttä eri kanavista. Ja kokoustyöskentelyssä OneNote-tunnisteet auttavat aiemmin käsiteltyjen tai käsittelemättömien asioiden jäljille yhdellä klikkauksella.

Luokaa ”yhden klikkauksen” muistiopohjat

Tiimin perusagendan luonti onnistuu yhdellä klikkauksella käyttämällä One Note -muistiopohjia. Kun pohjaan kytketään myös ne sovitut avainsanat, niiden käyttö on luontevaa eikä tunnisteiden muistaminen nouse esteeksi.

Aloittakaa muistioiden mobiilikäyttö

Varmistakaa vielä koko porukan voimin, että kaikki saavat ladattua kokousmuistiot älypuhelimeensa. Tämä tukee tiimiläisten valmistautumista myös tiukassa aikataulussa. Mobiliteetti tukee agendan kommentointia ja tehtävien seurantaa vaikkapa aamulla bussissa.

Jos olet kokeillut näitä temppuja, hienoa. Jos et, kokeile. Valmistele muistiopohja ja vedä tiimille yksi palaveri uudella sapluunalla. Jos homma toimii, tarkentakaa käytäntöjä.

Jos toimitte näin oman tiiminne kanssa, hienoa. Jos pystytte sopimaan yhtenevistä avainsanoista yli tiimirajojen, mahtavaa. Hyödyt lisääntyvät skaalan suurentuessa.

Tässä kuten monessa muussakin digityön toimintatavassa on pitkälti kyse siitä, tunnistetaanko digitaalinen työ ja yhteisten pelisääntöjen luonti tärkeäksi kehityskohteeksi. Haetaanko teillä aktiivisesti digityökäytäntöjä, joiden myötä bisnes pyörii paremmin ja asiakastyytyväisyys kasvaa?

Ota yhteyttä jos haluat kuulla lisää Sinisen Meteoriitin koulutus- ja pilotointipalveluista!

Tämä kirjoitus on neljäs osa blogisarjassa, jossa pureudumme työn tuottavuuden parantamiseen. Lue myös sarjan aiemmat osat: Käynnissä on kansalliset rahanpolttotalkoot – oletko sinäkin mukana?Perusasiat kuntoon digityössä ja Jos ylityöt rassaavat, helpotus voi löytyä yllättävän läheltä.

Tietoa kirjoittajasta