- 4.9.2015

Usko tai älä: intranettejä tarvitaan vielä

Viimeisen vuoden aikana sosiaalisessa mediassa on moneen kertaan kyselty, tarvitaanko intranettejä enää lainkaan. Kun sieltä intrasta ei mitään kuitenkaan löydä, eikö kaiken organisaation tiedon voisi vain jakaa Facebookissa? Mitä haittaa olisi jakaa kaikki tieto kaikille avoimesti nettiin?

Itseäni tässä kysymyksessä häiritsee varsin moni asia. Ihan ensimmäisenä tuntuu, että kysymyksen esittäjillä ei usein ole käsitystä siitä, mitä moderni intranet tänä päivänä on ja voi olla. Esimerkiksi Sitra bloggasi tällä viikolla vuodestaan sosiaalisessa intrassa. On hienoa lukea, miten ”aivan uudenlainen kunnianhimon taso tulosten saavuttamiseen ja niistä kertomiseen on vallannut Sitran”. Ja mikä parasta, ”Intran sosiaaliset elementit, matalan kynnyksen jakaminen ja helppo käyttöliittymiä ovat aidosti muuttaneet sisäisen tiedonjaon kulttuuria.” Kuulostaako tämä kankealta järjestelmältä, jota on syytä haukkua lähinnä vanhojen kokemusten perusteella?

Toiseksi kysymyksenasettelussa puurot ja vellit saattavat mennä iloisesti sekaisin. Kyllä, organisaatioiden kannattaisi olla viestinnässään mahdollisimman avoimia kaikkiin suuntiin. Etenkin organisaation sisäiset siilot on syytä räjäyttää atomeiksi. Intrassa, Yammerissa tai vastaavassa tiedon tulisi lähtökohtaisesti olla kaikille avointa, kaikkien kommentoitavissa ja helposti jaettavissa myös mobiilisti.

Tämä ei silti tarkoita sitä, että kaikki tieto olisi syytä jakaa täysin samalla tavalla organisaation sisällä ja sen ulkopuolella. Ainakin meillä on jatkuvasti menossa sellaisia myyntikeissejä, asiakasprojekteja ja tuotekehitystä, joista on oman kilpailukykymme vuoksi toistaiseksi järkevää pitää pienempää ääntä julkisesti. Lisäksi osalla asiakkaistamme on varsin tiukat NDA:t. Pitäisikö tämän estää kokonaan keskustelu organisaation sisällä? Mielestäni ei missään tapauksessa.

Ja sitten vielä kolmas tärkeä kysymys: miksi ihmeessä kysymme, olisiko kaiken tiedon jakamisesta haittaa? Eikö paljon tärkeämpi kysymys ole, mitä hyötyä siitä olisi? Turha tieto on vain turhaa tietoa, ja sitäkin lienee maailmassa riittävästi. Omasta mielestä organisaation jakaman tiedon tulisi ensisijaisesti olla hyödyllistä: ulkoisesti joko tuleville tai nykyisille asiakkaille, työnhakijoille tai muille sidosryhmille, intranetissä työntekijöille. Toki sisäinen ja ulkoinen maailma ovat koko ajan enemmän yhtä, mutta työntekijöiden tiedontarve ei aina ole sama tai samanaikainen kuin muiden. Itse olen aina pitänyt työntekijöitä kunnioittavana sitä, että asiat jaetaan ensin sisäisesti.

Organisaation tarpeet ilman muuta ratkaisevat, millaisen intran organisaatio tarvitsee. Facebook-ryhmää en silti juuri suosittelisi, koska parempiakin vastaavia (myös ilmaisia) työkaluja on olemassa, esimerkiksi Yammer tai Slack.

Se, että organisaation sosiaalisessa intranetissä tai sisäisessä somessa jaetaan tietoa läpinäkyvästi, ei millään tavoin estä avointa tiedon jakamista ja hyvää viestintää myös organisaatiosta ulospäin. Väitän, että asia on juuri päinvastoin: nämä kolikon kaksi puolta sekä tukevat että tarvitsevat toisiaan.

Tietoa kirjoittajasta