- 23.10.2015

Viestintää ihmisten ehdoilla

Iso kiitos päivän #intranetwork osallistujille. Oli hauska olla stagella puhumassa, kun pohjilla oli jo yksitoistaminuuttia meteoriittilaisena. Otin viikon teemaksi kyseisen otsikon osin myös sen takia, että olen kahlannut uuden työnantajani sähköisiä kanavia nyt reilun viikon ja yrittänyt pohtia miten meillä on tehty asioita. Niihin yhdistelen tämän päivän seminaarin aikana esille nousseita teemoja, sekä omia ajatuksia.

On jännä huomata, kuin sisäisen viestinnän palveluissa asiakaslähtöisyys ja käyttäjäkeskeisyys on täysin eri tasolla kuin ulkoisissa online-kanavissa. Verkkopalveluita on kehitetty jo vuosia täysin asiakkaiden tarpeita ajatellen. User Experience ja palvelumuotoilu on nähty liiketoimintakriittisinä ja kilpailuetua tuovina asioina. Silti jostain syystä se organisaation sisäinen viestintä on rakennettu organisaatiorakenne edellä ja iso osa intranethankkeistakin peilaa enemmän organisaatiokaaviota, kuin työntekijöiden tapaa tehdä työtä.

Sisäisen viestinnän merkitystä ja vaikutusta myyntiin ei ole haluttu edes myöntää.

Kaikkiaan liian moni intranet onkin muotoutunut dokumenttien hautausmaaksi. Itse en voi ymmärtää sitä ollenkaan PDF-tiedostojen tallennuspaikkana. Painettavaksi tarkoitettu julkaisu on harvoin kovinkaan luettava sähköisen laitteen kautta. Käyttötapa on tietokoneen ruudulla täysin erilainen kuin painetun lehden lukeminen. Onneksi sentään on tajuttu lopettaa niiden kahisevien pdf:n tekeminen. Siis niiden joiden sivuja käännellään hiirellä ja ruudulla yritetään kopioida käyttökokemusta paperisesta kaimasta.

Ehkä juuri siksi iso osa intraneteistä pitäisi räjäyttää.

Jos palvelu on rakennettu huonosti, tekohengittäminen ei lämmitä. On helpompaa luopua vanhasta ja aloittaa täysin alusta, kuin teipata rikkoutuneita tukipilareita kasaan. Väitän että välillä muutoksen on oltava niin iso että sattuu. Pienet muutokset antavat helposti mahdollisuuden ottaa askelia taaksepäin, mutta kun koko historia on räjäytetty maantasalle on vain yksi suunta.

Liian moni sisäinen hanke epäonnistuu lähinnä jalkauttamisen takia, tai oikeastaan sen puutteellisuuteen. Jos vaikkapa tietotyön tueksi rakennettu intranet nähdään ensimmäistä kertaa sen lanseeraushetkellä, voidaan kysyä että ovat loppukäyttäjät oikeasti olleet mukana prosessissa. Haastankin niitä organisaatioita joissa työntekijät eivät keksi syytä kirjautua intraan, miettimään että kenen ehdoilla kyseinen palvelu on rakennettu. Onko intranet suojamuuri jonka taakse voi piiloutua, vai tukeeko se arjessa työntekijöiden tarpeita.

Jos se luetuin osio on ruokalista, voidaan todella miettiä intran roolia ja tarpeellisuutta. Onko kulttuuri todella sellainen jossa ketään ei kiinnosta mitä tapahtuu, eikä kukaan halua ylpeänä tuulettaa onnistumisiaan.

Muutos vaatii prosesseja ja muuttuminen aiheuttaa monesti suuttumista, mutta onko varaa olla muuttumatta? Sisäinen viestintä pitäisi nostaa arvoasteikolla ylemmäksi ja siihen tulisi panostaa. Koska aloitetaan?

Tietoa kirjoittajasta