- 19.11.2015

Yammer haltuun! 15 askelta onnistuneeseen käyttöönottoon

Ollaanko teidän organisaatiossa ottamassa Yammeria käyttöön? Yammerin käyttöönottoon kannattaa valmistautua huolella, sillä Yammer tuo mukanaan uudenlaisen ajattelutavan toimintaan ja viestintään. Tämän kulttuurimuutoksen sisäänajamiseen ja uuden teknologian omaksumiseen kannattaa satsata.

Yammer on jo tovin ollut kuuma nimi, kun on keskusteltu sisäisen viestinnän tarpeista ja kehittämisestä. Ja tuntuu, että viime aikoina kiinnostus Yammeria kohtaan on vain entisestään kiihtynyt. On tosissaan hoksattu, että työntekijöiden välistä viestintää voidaan hoitaa fiksumminkin kuin puhelimitse tai sähköpostitse. Vaikka Yammer on lähtökohtaisesti suhteellisen näppärä väline ottaa käyttöön ja melko helppo omaksua, kannattaa silti muistaa, että käyttäjät, toimintaympäristö, yrityskulttuuri ja haasteet ovat eri yrityksissä omanlaiset. Yammer ei ole vain väline, se on kulttuurinmuutos ja tapa toimia, yhdessä.

Onnistunut sisäänajo vaatii ajatusta ja suunnitelmallisuutta, johon kannattaa valmistautua huolella. Varsinkin siinä tapauksessa, jos haluat välttää klassista järjestelmän käyttöönottoa (ja siinä epäonnistumista), jossa vain huitaistaan uusi järjestelmä käyttäjille ja pistetään tylyn napakka tiedote intraan menemään, että ”nyt olis tällanen, rupeehan käyttämään”. Ja sitten ihmetellään, kun ei sitä uutukaista järjestelmää oikein kukaan käytä ja vieläkin se sama levy soi, että tieto ei kulje. Jos haluat välttää nämä kuopat, lukaise alta vinkit kuinka nostat Yammerin käyttöönoton onnistumisprosenttia valmistautumalla siihen tietyin ja simppelin toimenpitein.

15 askelta onnistuneeseen Yammerin käyttöönottoon:

  1. Mieti miksi Yammer olisi sopiva työkalu juuri teille ja mitkä teidän konkreettiset tavoitteenne ovat Yammerin suhteen. Varmista, että johto on innostunut ja sitoutunut 100 lasissa asiaan. Tutustu Yammerin hyötyihin ja Yammerin käyttövinkkeihin.
  2. Ota Yammerin ilmaisversio testikäyttöön. Voitte aloittaa pienellä käyttäjäryhmällä, antakaa sen kasvaa viraalisti ja keskustelun soljua omalla painollaan. Saatte samalla hyvää käyttökokemusta ja ideoita siihen, missä kaikessa Yammer voisi teille olla avuksi.
  3. Valitkaa Yammer-yhteisöä huoltavat tahot eli yhteisömanagerit, yrityksen koosta riippuen esimerkiksi 1-3 henkilöä. Heidän olisi hyvä olla eri puolilta toimintoja, esimerkiksi viestinnästä ja tietohallinnosta. Ennen kaikkea heidän tulisi olla innostavia ja helposti lähestyttäviä tyyppejä, jotka ymmärtävät sosiaalisen median hyödyt ja ovat mielellään vapaa-ajallaankin some-aktiiveja. Siten he suhtautuvat tähän uudenlaiseen viestintävälineeseen jo luonnostaan myönteisesti ja osaavat myös ennakoida muutosvastarintaa. Heillä tulisi olla sitoutunut asenne ja työaikaa riittävästi käytössään. Varsinkin alkuvaiheessa käyttöönottoon ja lanseeraukseen liittyvät toimet vievät runsaasti aikaa. Kun sopivat henkilöt ovat löytyneet, kannattaa suunnata Sinisen Meteoriitin Yhteisömanageri-kurssille, josta saa hyvän työkalupakin ja ymmärryksen käyttöönottoa ajatellen.
  4. Kokoa Yammer-kehittäjien ryhmä, joka sisältää eri toimintojen avainhenkilöitä. Erityisesti keskitason päälliköitä, sillä heidän roolinsa on suuri siinä vaiheessa, kun Yammeria jalkautetaan läpi organisaation. Vinkkinä tähän: Sininen Meteoriitti tarjoaa tukea Yammer kick-start workshopin muodossa, jossa käydään läpi Yammerin taustoja ja syitä sen käyttämiseen. Lisäksi pohditaan sopivia käyttötapauksia, joissa Yammer olisi avuksi. Alkuvaiheessa kannattaa ottaa ns. helppoja ja nopeasti omaksuttavia käyttötapauksia, joissa Yammer voi välittömästi loistaa. Näin homma lähtee jo luonnostaan lentoon.
  5. Seuraavaksi kannattaa muotoilla Yammerin käyttöehdot. Pelisääntöjen on hyvä olla myönteisiä, opastavia ja kannustavia. Tee listasta yksiselitteinen ja tarpeeksi lyhyt, jotta käyttäjät sisäistävät säännöt. Yammerin omilta sivuilta löytyy valmis pohja käyttöehdoista. Muokkaa se yrityksenne näköiseksi, vastaamaan teidän tarpeitanne ja ”puhumaan samaa kieltä”. Testaa vielä käyttöehtojen toimivuus ja ymmärrettävyys muutamalla testihenkilöllä. Mieti pelisääntöjen yhteydessä mm. seuraavat seikat:
    1. Onko teidän ryhmät avoimia vai suljettuja? Yleinen tilanne on se, että käyttäjät ovat tottuneet rajattuihin käyttöoikeuksiin ja yksityisiin verkkolevyihin, joiden vuoksi tietohallinnon henkilöillä hiki valuu, kun he yrittävät hallita lukuisia eri käyttöoikeuksia. Suosittelen ottamaan sen linjan, että lähtökohtaisesti kaikki Yammer-ryhmät ovat avoimia. Tämä tukee myös sitä päämäärää, että mennään kohti avoimempaa yrityskulttuuria ja jaetaan sitä tietoa eri siilojen välillä. Nyt on hyvä tsäänssi opettaa käyttäjiä tällaiseen toimintatapaan heti alusta lähtien.
    2. Onko tarkoituksena, että jokainen työntekijä tulee käyttämään Yammeria? Voi olla sellainen tilanne, että organisaatio on hyvin heterogeeninen: on toimistotyöntekijöitä, kentällä liikkuvia työntekijöitä sekä sellaisia työntekijöitä, joilla ei ole omaa työkonetta. Jos kaikkien edellytetään käyttävän Yammeria, on tästä hyvä ohjeistaa ja mahdollistaa Yammerin käyttäminen. Yammeriahan voi käyttää sekä työpöytäsovelluksena, tabletilla että mobiilisti. Feedfall-sovelluksen avulla saat Yammerin uutisvirran juoksemaan myös esimerkiksi infotv:n ruudulla tai yrityksen tapahtuman tai tiedotustilaisuuden aikana. Käyttövaihtoehtoja on siis rutkasti ja joka tilanteeseen.
  6. Rekrytoi eri toiminnoista Yammer-tukijoita yhteisömanagerien avuksi. Valitse henkilöiksi oma-aloitteisia, positiivisesti suhtautuvia ja markkinointihenkisiä tyyppejä, jotka omissa toiminnoissaan vievät Yammer-viestiä eteenpäin.
  7. Laadi käyttöohjeet Yammerin käyttöön. Voit tehdä niitä kirjalliseen muotoon tai videoon. Myös Yammerin sivuilta löytyy paljon valmista matskua.
  8. Aloita lanseeraustilaisuuden suunnittelu. Mieti päivän sisältö:
    1. Pohdi ennalta millaisia työntekijöitä teillä on ja minkälainen myyntitaktiikka heihin puree. Mieti kohderyhmälähtöisesti: eri ihmisille kannattaa Yammeria mainostaa ja markkinoida eri tavoin. Esimerkiksi kaikille ihmistyypeille ei riitä pelkkä innostunut tyyli ja ”Yammer on kiva!”-lausahdus, vaan sellainen pikemminkin pistää heidät vain ärtymään ja vastarinta Yammeria kohtaan vain kasvaa. Ihminen kaipaa konkreettisia perusteluja sille, miksi Yammerin käyttö työaikana on hyvä asia ja mitä etuja se tuo tullessaan. Yammerista on tehty paljon tutkimuksia, eritoten Jenkkilän suunnalla. Osoita niiden avulla hyötyjä ja kerro mitä seikkoja käytännössä muut firmat ovat saavuttaneet Yammerin käytöllä.
  9. Aloita mainostamaan Yammeria pikku hiljaa. Puhele siitä kahvipöydässä ohimennen, kerro siitä tiimisi sisällä ja tee teasereita kirjoittelemalla aiheeseen pureutuvia blogitekstejä intraan. Yammerin sivuilta löytyy avuksesi myös erittäin hyödyllinen viestintäsuunnitelma.
  10. Kerää kaikki Yammeriin liittyvät ohjeet (pelisäännöt, käyttöohjeet, blogitekstit yms.) helposti löydettäväksi yhteen ja samaan paikkaan, esimerkiksi omaan intraanne.
  11. Launch-hetki lähenee. Kuten monissa asioissa, muista, että ensihetki on merkityksellinen. Jos Yammerin käytön aloitus syystä tai toisesta menee metsään, saat tehdä paljon töitä sen eteen, että asenteet muuttuvat. Valmistaudu siksi h-hetkeen huolella. Varsinaisena launch-päivänä jalkaudu eri toimipisteisiin ja anna apua tarvittaessa kädestä pitäen. Ole käyttäjien apuna ja tukena ja tee kaikkesi, jotta voisit pienentää kynnystä käyttää Yammeria. Julkaisemalla jonkin kilpailun Yammerissa, saat käyttäjät myös herkemmin osallistumaan keskusteluun ja tekemään ensituttavuuden ja kommentin Yammeriin. Siitä se lähtee!
  12. Aluksi voi hyvinkin todennäköisesti esiintyä voimakastakin vastarintaa ja murinaa, esimerkiksi kovaa kritisointia Yammerissa viestinnän ongelmiin liittyen. Vastaa ja kommentoi näihin tilanteisiin nopeasti, viesti napakasti ja johdonmukaisesti, mutta samalla käyttöön kannustaen.
  13. Työ Yammerin parissa ei lopu, vaikka järjestelmä on nyt virallisesti käyttöönotettu. Työ jatkuu yhteisömanagerin toimenkuvan mukaisesti, eli valvoen keskustelujen äänensävyä ja sisältöä, pelisääntöjen noudattamista, ryhmien toimintaa sekä myös tekohengittäen yhteisöä silloin, jos käyttöaktiivisuus meinaa notkahtaa.
  14. Tee itsellesi roadmap, joka sisältää yhteisön huoltamista, opastusta ja tukea. Innosta käyttäjiä! Mene toimintojen johtoryhmiin ja soluttaudu tiimipalavereihin. Pohtikaa viestintään ja tiedonkulkuun liittyviä ongelmia ja miettikää yhdessä voisiko Yammer ratkaista ne. Keksikää lisää käyttötapauksia. Anna esimerkkejä onnistuneista tilanteista.
  15. Kiitä ja kannusta käyttäjiä ja Yammer-aktiiveja. Ja muistakaa juhlia #yamwin onnistumisia – yhdessä!

Tämä listaus perustuu omakohtaisiin kokemuksiini toimiessani yhteisömanagerina energiayhtiössä lähimenneisyydessä. Toivottavasti muistilistasta on apua sinulle, joka pähkit Yammerin parissa ja tähtäät kohti läpinäkyvämpää ja avoimempaa organisaatiokultuuria. Muutos syntyy sinnikkyydellä ja esimerkin voimalla, tsemppiä!

Aiheesta lisää

Uusia tuulia Microsoft Ignitessa – 1. päivä Terveiset kuumasta ja kosteasta Orlandosta! Vuoden 2017 Microsoft Ignite –konferenssi kerää tänä vuonna paikalle noin 29 000 intohimoista ICT-alan ihm...
Intranet vaikuttaa asiakaskokemukseen Aijaa, en ollut kuullutkaan vielä tästä. Tuota lausetta kuulee aina välillä erinäisissä neukkareissa. Tiedonkulku onnistuu pääsääntöisesti vain vahing...
Sisäinen some saa tiedon liikkumaan Nykypäivän muuttuvassa maailmassa asiantuntijayritysten vaikein tehtävä on pitää hallussaan parhaat asiantuntijat, joihin yrityksen osaaminen nojautuu...
Pelisäännöt O365-välineiden käyttöön Uuden intranetin käyttöönotto on aina oivallinen syy uudistaa luutuneita käytäntöjä viestinnän, tiedon tallettamisen ja haun, sekä tiimityön o...
Sisältö-DJ organisaation levyhyllyllä Suomen yhteisömanagerit kokoontuvat Jyväskylässä 25.1.2016 järjestettävässä CMAD-tapahtumassa. Kun kerta olen myös itse ns. lauteilla puhumassa, ajatt...
Keep on Track 10/2015 tiivistelmä Eikö kalenterista löytynyt aikaa osallistua viime viikon Keep On Track webinaariin? Ei hätää! Tässä on tiivistettynä webinaarimme anti, tarkemmat tied...

Tietoa kirjoittajasta

Tiina Manninen

Tuotemarkkinointipäällikkö, Valo Intranet

tiina.manninen@meteoriitti.com

Tiina on markkinoinnin kameleontti, jolle muutos on pysyvä olotila - tsäänssi kehittää ja kehittyä. Tykkää hiihdellä digimaastossa, saa vauhtia villeistä visioista ja inspiroivasta yrityskulttuurista. Modernien työtapojen puolesta puhuja, joka matkaa Valo Intranetin kanssa ympäri maailmaa. Koska työpäiväkokemuksella on väliä.

Kirjoitukset (5)

Kommentoi