Aloitin henkilöstöjohtamisen opinnot puoli vuotta sitten saadakseni lisää näkökulmaa organisaatioiden sisäiseen viestintään, jota olen konsultoinut jo vuosia. Intranet-sivustoja suunnitellessa tai opettaessani organisaatioita viestimään sisäisesti sosiaalisen median keinoin olen harvoin työskennellyt asiakkaan henkilöstöasiantuntijoiden kanssa. Yleensä yhteistyökumppanini asiakkaan organisaatiossa on ollut viestintä tai IT. Mitä pidemmälle opintoni menevät ja mitä enemmän tiedän henkilöstöasiantuntijoiden tavoitteista, sitä varmempi olen, että henkilöstöjohdon ja –asiantuntijoiden pitäisi olla enemmän mukana ottamassa käyttöön sosiaalisia työkaluja kuten Yammeria. Itse asiassa oikea omistaja näille työkaluille organisaatiossa on mielestäni HR.  Alla ovat painavat perusteluni.

Ennnen perusteluja kuitenkin kerron, mitä ovat  mielestäni nykypäivän HR ja sisäinen viestintä.

HR-osasto on nykypäivänä johdon strateginen kumppani, jonka tehtävänä on varmistaa, että yrityksessä on oikeanlainen, motivoitunut ja hyvinvoiva henkilöstö toteuttamassa yrityksen liiketoimintastrategiaa kulloinkin muuttuvassa tilanteessa. HR:n tavoitteena on tuottaa lisäarvoa yritykselle – ei siis vain toimia avustavana funktiona.

Sisäinen viestintä organisaatioissa on kokenut myllerryksen viime vuosina. Viestintä ei enää ole tai ainakaan sen ei pitäisi olla yksisuuntaista, vaan tänä päivänä jokainen organisaatiossa on tasa-arvoinen viestijä ja asiantuntijoiden keskustelu on avointa organisaation sosiaalisissa verkostoissa. Parhaimmillaan johto käy avointa keskustelua työntekijöiden kanssa päivittäin. Asiantuntijat osaavat valita oikean kanavan kuhunkin tilanteeseen: chat tai online-kokous pienen ryhmän keskusteluun, Yammer tai muu vastaava sisäinen some-kanava, kun on jotain jaettavaa koko organisaatiolle, projektille tai työryhmälle. Kysymyksiin ei haeta vastausta soittelemalla ihmisille tai lähettämällä sähköpostia, vaan kysymys kirjoitetaan some-kanavaan, jotta koko organisaation osaaminen on käytössä. Yrityksellä voi edelleen olla intranetissa virallinen uutispalsta yksisuuntaiseen tiedotukseen, mutta suurin osa viestinnästä kulkee some-kanavassa. Juuri tämä on se osa sisäistä viestintää, mikä mielestäni kuuluu HR:lle.

Mutta sitten niihin perusteluihin. Miksi HR-osaston pitäisi olla innostunut naistä nykypäivän uudenlaisista viestintätavoista? Miksi organisaation pitäisi pyrkiä pois vanhoista tavoista, joissa viestintä oli yksisuuntaista? Siksi, että melkein jokaiseen henkilöstöjohtamiselle asetettuun tavoitteeseen löytyy apua tai jopa valmis vastaus yhteisöllisestä sisäisestä viestinnästä.

Henkilöstöosaston tärkein tehtävä on osaamisen johtaminen

Nykypäivän organisaatiot elävät nykyään alati muuttuvassa liiketoimintaympäristössä. On mahdollista pysyä kilpailukykyisenä vain olemalla valmis muuttumaan ja innovoimaan uutta. Henkilöstön kannalta uuden oppiminen vaatii aikaa ja yhdessä oppimista. Aktiivinen some-kanava yrityksessä auttaa ihmisiä oppimaan uutta joka päivä muiden käymistä keskusteluista. Aina voi myös kysyä itse, jos ei tiedä tai ole varma. Tieto synnytetään joka päivä uudestaan asiantuntijoiden välisessä keskustelussa, mikä on muuttuvassa yrityksessä välttämätöntä.  Puhumattakaan innovaatioista, mitkä sosiaalisessa verkostossa syntyvät huomattavan paljon helpommin kuin muutoin, koska koko organisaation ajatteluvoima yhdistyy. Mikäli organisaatiossasi ei vielä ole moderneja viestintätapoja, HR-osaston pitäisi olla tästä enemmän kuin huolissaan.

Kun raha ei riitä motivaatioksi

Palkitseminen on henkilöstöosaston tärkeä tehtävä, kun osaava henkilöstö on saatava toimimaan tehokkaasti ja pysymään tyytyväisenä. Jo yli sata vuotta sitten on ymmärretty, että pelkkä raha ei riitä motivoimaan työntekijöitä. Henkilöstö odottaa työltään muutakin: haasteita, vastuuta, kehittymismahdollisuuksia, arvostusta, joustavuutta ja onnellista työympäristöä, jossa syntyy sosiaalisia suhteita. Nykypäivän sisäinen viestintä liittyy tähän enemmän kuin uskoisi. Kun henkilöstö pääsee kommunikoimaan avoimesti toistensa kanssa, ihmiset oppivat tuntemaan toisensa jopa maantieteellisesti hajallaan olevassa yrityksessä. Työntekijät pääsevät oppimaan kokeneemmilta kollegoiltaan uutta joka päivä. Kehut ja kiitokset ovat avoimesti  kaikkien näkyvillä, mikä lisää niiden tehoa moninkertaiseksi. Kun johto kommunikoi työntekijöiden kanssa, syntyy luottamusta ja arvostuksen tunnetta. Sähköiset työkalut mahdollistavat joustavuutta työaikoihin ja –paikkoihin, kun kaikkia asioita ei käsitellä naamatusten kokouksissa. Etätyömahdollisuus voi olla monelle tärkeä motivaattori.

Tehokkuutta työhön

Nykypäivän henkilöstöjohtaminen on ristiriitaista: vaikka ymmärretään, että henkilöstö on yrityksen tärkein strateginen voimavara, samalla pitäisi silti pystyä vähentämään henkilöstömenoja. Parasta, mitä HR-osasto voi tehdä tehokkuuden varmistamiseksi, on tarjota mahdollisuus tehokkaaseen työntekoon ilman työn keskeyttäviä puheluita, sähköposteja ja kokouksia. Kun sisäinen viestintä laitetaan kuntoon, jokaista ongelmaa ja päätöstä varten ei tarvitse kutsua ihmisiä palaveriin. Ongelmat ratkeavat yleensä aika alta yksikön yrityksen some-kanavassa, kun yrityksen koko tietopääoma on käytössä. Kenenkään ei tarvitse jäädä ongelmansa kanssa odottamaan, että se kaikkein kiireisin asiantuntija olisi vapaana pitämään palaveria. Aikaa säästyy kullanarvoiselle keskeytyksettömälle ajattelutyölle. Toimiva sisäinen viestintä luo tehokkuutta myös monella muulla tavalla, esimerkiksi lisäämällä oppimista ja työmotivaatiota.

Uudet työntekijät nopeammin työhön kiinni

Uusien työntekijöiden perehdytys on yksi HR-osaston tärkeitä tehtäviä. Harmillisen usein kuitenkin varsinainen työhön perehdytys on henkilöstöasiantuntijoiden ulottumattomissa, kun uusi työntekijä jää kiireisten kollegoidensa armoille. Työpaikan some-verkosto on tällöin kullanarvoineen. Projektien ja työryhmien aiempaa keskustelua lukiessa uudet jäsenet pääsevät nopeasti kärryille, missä mennään. Myös kysymyksien esittämisen kynnys on huomattavasti matalampi some-kanavassa kuin se, että koko ajan pitäisi häiritä vieressä istuvaa. Sekä työkaverien nimet ja erikoisosaaminen että työpaikan substanssi on helpompi oppia, kun päivittäin oppii uutta seuraamalla muiden keskustelua.

Hyvä viestintä parantaa luottamusta

Luottamus työntekijän ja työnantajan välillä ei aina ole itsestäänselvyys. Jos työntekjiä ei osoita korkeaa työmoraalia, työnantaja alkaa yleensä vahtimaan työntekoa. Tämä taasen edelleen heikentää työntekijän motivaatiota. Työmoraalin kasvattaminen onkin tällöin ainoa keino parantaa tehokkuutta. Tähän yksi tehokkaimmista keinoista on – yllätys yllätys – hyvä viestintä. Johdon pitäisi tulla lähelle työntekijää, viestiä usein ja pitää sanansa. Kaikkeen tähän ei voi viestintävälineiden avulla vaikuttaa, mutta HR-osaston on tärkeää tarjota käyttöön matalan kynnyksen viestintäkanavat ja opettaa johto käyttämään niitä. Paras luottamuksen rakentamisen keino on se, että johto on kiinnostunut työntekijöistä ja osallistaa työntekijät suunnitteluun.

Työhyvinvointi

Työhyvinvoinnin varmistaminen on HR-osaston tärkeimpiä tehtäviä. Sisäisen viestinnän avulla sitä voidaa tukea monin tavoin. Ihmiset kokevat yleensä voivansa hyvin, kun tiedonkulku on kunnossa, Omankin kokemukseni myötä voin sanoa, että verkostomainen viestintä orgnisaatiossa parantaa tiedonkulkua yksiköiden välillä, ryhmien sisällä ja johdolta työntekijöille. Toinen tärkeä asia hyvinvoinnille on, että ihminen kokee voivansa vaikuttaa työpaikan asioihin. Parasta on, jos organisaation kulttuuri on sellainen, että kukin kokee voivansa ilmaista vapaasti ajatuksensa viestintäkanavissa. Nykypäivän tehokkuusvaatimukset usein aiheuttavat kiirettä ja stressiä. Tällöin on äärimmäisen tärkeää, että ongelmat ratkaistaan nopeasti, eikä kenenkään tarvitse painia yksin ongelmien kanssa. Kuten jo aiemmin mainitsin, some-kanava on paras paikka ratkoa ongelmat. Työhyvinvointia tukevat myös yhteisöllisyys, mitä sosiaalinen verkosto aina kasvattaa, sekä avoimesti työntekijöiden välillä liikkuvat kehut ja kiitokset.

 

Tiivistetysti vielä loppuun totean, että koska organisaation sisäinen viestintä on muuttunut luonteeltaan yksisuuntaisesta tiedottamisesta verkostomaiseksi viestinnäksi, siitä on tullut avaintekijä yrityksen osaamisen kehittämiselle, työn tehostamiselle, uusien ihmisten perehdyttämiselle, innovointikyvylle, luottamuksen rakentamiselle ja työhyvinvoinnille. Sanomattakin on selvää, että nämä asiat kuuluvat organisaatiossa HR-osaston tehtäväkenttään – ei viestinnän eikä it-osaston. On ok, että yrityksen viestinnällinen intranet kuuluu edelleen viestintäosastolle ja sähköpostijärjestelmät it-osastolle. Mutta toivon, ettei yhdessäkään organisaatiossa sisäinen some-kanava jää lanseeraamatta ilman että HR-osasto on saanut sanoa mielipiteensä sen tarpeellisuudesta.

 

Alkuvuoden aikana tulossa tapahtumia näistäkin aiheista:
https://www.meteoriitti.com/tapahtumat/