Uuden intranetin käyttöönotto on aina oivallinen syy uudistaa luutuneita käytäntöjä viestinnän, tiedon tallettamisen ja haun, sekä tiimityön osalta. Moderni pilvipohjainen intranet sisältää huikeasti mahdollisuuksia tuottaa ja jakaa sisältöjä – usein tuntuu että mahdollisuuksia on liikaakin. Jotta sekamelskan sijaan päädyttäisiin läpinäkyvään tietoon ja sujuvaan työhön, tarvitaan välineiden keskinäistä roolittamista ja selkeät pelisäännöt.

Seuraavassa muutamia esimerkkejä sopimuksista, joiden avulla edistämme yhteistyötä ja tiedon läpinäkyvyyttä Sinisessä meteoriitissa.

Dokumenttien talletuspaikat ja tiimityön ympäristöt

Ydinprosesseihin ja toimintatapoihin liittyvät ”valmiit” materiaalit talletamme intranetin sivuille ja niissä sijaitseviin kirjastoihin. Näin niillä on selkein mahdollinen näkyvyys osana intranetin navigointirakennetta. Esimerkkinä tällaisista sisällöistä ovat tarjoama-materiaalimme, sekä myyntihankkeet, joiden tiedot on myös metatiedotettu nopean löydettävyyden varmistamiseksi.

SharePointin työtiloja käytämme sellaiseen tiimityöskentelyyn, jossa työryhmien löydettävyydellä ja materiaalien läpinäkyvyydellä on keskeinen merkitys. Työtiloja käytämme esimerkiksi asiakasprojektien ja joidenkin sisäisten kehityshankkeiden edistämiseksi. Työtilat mahdollistavat projektien luokittelun ja dokumenttien metatiedotuksen, mikä on joskus olennaista seurannan ja oppimisen näkökulmasta. Valo-intranet -tuotteemme tarjoaa suoran navigaatiopolun käyttäjän seuraamiin työtiloihin, ja mahdollistaa muidenkin työtilojen helpon löytämisen.

Office 365 -ryhmät (Group) ovat suhteellisen tuore konsepti, joka on toistaiseksi kovassa käytössä melko harvassa asiakasorganisaatiossamme. Me käytämme ryhmiä ennen kaikkea sellaiseen työskentelyyn, jossa tiimityöskentelyn vastuutuksilla ja aikatauluilla, eli Planner-työvälineen käytöllä, on olennainen merkitys. Ryhmien sisältämä tieto on lähtökohtaisesti avointa, mutta sitä ei välttämättä pyritä erikseen nostamaan ihmisten tietoisuuteen. Esimerkiksi markkinoinnin tai tarjoamaryhmän sisäinen ja ”höttöinenkin” ideointi voi toimia ryhmän muistioissa ja alustavissa dokumenteissa. Halukkaat voivat seurata haluamiaan ryhmiä, tai etsiä niistä tietoa esim. Delven kautta. Ryhmiin talletetut materiaalit (muistiot, alustavat dokumentit, aikataulut ja keskustelut) ovat helpommin käytettävissä myös mobiililaitteilla, mikä on omiaan notkistamaan työtä.

Planner on toimiva käyttöliittymä tiimin aktiviteettien seurantaan. Plannerin käyttö muistuttaa pitkälti Trello-välineen toiminnallisuuksia.

Planner on toimiva sovellus tiimin aktiviteettien ohjaukseen ja seurantaan. Sen käyttö muistuttaa pitkälti Trello-välineen hyödyntämistä.

Jatkossa O365-ryhmät tulevat vähentämään työtilojen käyttöä, mutta toistaiseksi on vielä skenaarioita, joissa työtilat vievät voiton.

Tiedottaminen ja viestintä

Intranet-uutisten kautta tiedotamme asiat, joiden a) haluamme saavan näkyvyyttä ja joiden haluamme jatkossakin löytyvän helposti Valo-uutiskeskuksen kategorioiden kautta.

uutiset

Kuvallisia intranet-uutisiamme 11.3.2016.

Kun joukolle ihmisiä halutaan saada tärkeä tieto heti perille, hyödynnämme Yammer announcement -toiminnallisuutta. Valo nostaa nämä tiedotteet myös intranetin etusivulle.

Eri kanavia kannattaa linkittää ristiin. Me kytkemme intranetin sisältösivuille linkit aihealueeseen liittyviin Yammer-ryhmiin ja tunnisteisiin (tägit), sekä videokanaviin. Samalla määritämme oman toimintamme kannalta tärkeimmät ryhmät ja tunnisteet – jokaisesta intranet-sisällöstä pääsee näin suoraan kiinni aiheeseen liittyvään keskustelu- ja videopöhinään.

Yhteiset pelisäännöt mahdollistavat työssä onnistumisen

Olen nähnyt läheltä, kuinka IT-yrityksissäkin sählätään välineiden kanssa – meillä on myös asiakkaina teknologiayrityksiä. Yksilöiden valmiudet eivät takaa sitä, että organisaation toiminta digitaalisissa kanavissa olisi järkevää. Työvälineiden käyttöön liittyvät pelisäännöt ovatkin olennainen osa työpäivän ja liiketoiminnan tehostamista. Lisäksi tarvitaan ymmärrystä mahdollisuuksista, koulutussuunnittelua, sekä esimerkiksi esimiesten kompetenssitason kehittämistä.

Kysy meiltä lisää. Hyvää alkavaa kevättä!

Aiheesta lisää

Office 365 Keep on Track -webinaari, joulukuu 2018 Vuoden 2018 viimeinen Keep on Track -webinaari on pidetty, ja on aika alkaa valmistella joulun viettoa ja uuden vuoden vastaanottoa. Tänä vuonna onkin...
Office 365 Keep on Track -webinaari, lokakuu 2018 Lokakuun webinaari on paketissa, ja takki on taas hetken aikaa suhteellisen tyhjä. Fiilis on kuitenkin kaikkea muuta kuin tyhjä, ja kärsimättöminä odo...
Office 365 Keep on Track -webinaari, elokuu 2018 Taas on yksi webinaari takana, ja voidaan alkaa ottaa uutta vauhtia kohti seuraavaa. Tällä kertaa rekisteröityneitä osallistujia oli ennätysmäärä, ja ...
Näin saat henkilöstön rakastumaan uuteen intraasi – kymmenen vinkkiä Edelleen liian usein kuulee, kuinka taloon hankittiin uutta järjestelmää isolla hintalapulla, mutta käyttäjiä ei näkynyt missään. Tai hommattiin lisen...
Office 365 Keep on Track -webinaari kesäkuu 2018 Kesäkuun webinaari on takana, ja osallistujia jälleen kiitettävästi mukana. Varsin aktiivista yleisöä meillä näyttää olevan, ja saimme taas paljon hyv...
Moderni SharePoint on yhtä kuin moderni Valo Moderni SharePoint tekee tuloaan vahvasti. Mistä modernissa SharePointissa oikein on kyse? Se tarjoaa täysin uudenlaisen SharePoint-käyttökokemuksen. ...

Tietoa kirjoittajasta

Kommentoi