5.9.2017

Helsingin Diakonissalaitos – intranet sisäisen viestinnän ytimessä

Helsingin Diakonissalaitoksen säätiössä ja sen osaomistuksessa olevalla Suomen Diakoniaopistolla otettiin käyttöön Valo Intranet kehittämään talon sisäistä viestintää ja yhteisöllisyyttä.

Lähtötilanne: Vanha räätälöity järjestelmä ei palvellut nykypäivän tarpeita. Tilalle etsittiin modernia ja helppoa ratkaisua, joka vaatisi mahdollisimman vähän räätälöintiä.

Ratkaisu: Valo Intranet vastasi Helsingin Diakonissalaitoksen teknisiin vaatimuksiin ja sisäisen viestinnän tarpeisiin. Osana projektia toteutettiin myös digityökysely, jonka avulla kartoitettiin henkilökohtaisia digityötaitoja.

Hyödyt: Valmis, paketoitu ratkaisu mahdollisti selkeitä kustannussäästöjä räätälöityyn järjestelmään nähden. Lisäksi intran painopistettä saatiin siirrettyä enemmän teknologisesta ratkaisusta kohti yhteisöllistä ja viestinnällistä alustaa.

Helpollakin saa päästä

Toisinaan on täysin hyväksyttävää hakea helppoa ratkaisua. Etenkin, jos se tukee organisaation strategisia ja viestinnällisiä tarpeita. Helsingin Diakonissalaitos etsi uutta vaihtoehtoa, kun edellinen täysin räätälöity intranet oli tullut tiensä päähän. Päivittämisen ja raskaan ylläpidon sijaan tavoitteena oli ottaa työkalusta kaikki viestinnällinen ilo irti.

”Halusimme ennen kaikkea löytää helpon kokonaisuuden, joka ei vaatinut meiltä suurta määrittelytyötä. Halusimme järjestelmän, jossa oli valmiina tärkeimmät viestinnälliset toiminnot kuten uutiset ja tapahtumakalenterit. Lisäksi järjestelmän piti olla responsiivinen ja tukea eri päätelaitteita,” kertoo Helsingin Diakonissalaitoksen IT-järjestelmäasiantuntija Pertti Lähteenmäki.

Valo Intranet otettiin samoihin aikoihin käyttöön myös Rinnekotisäätiössä, joka on Helsingin Diakonissalaitoksen tytärsäätiö. Siirtyminen konsernin kaikissa yhtiöissä yhteen järjestelmään tarkoitti helpompaa hallintaa.

Työkulttuurin muutos vie aikaa, mutta Valo antaa siihen hyvät mahdollisuudet – Ella Saranpää, viestintäkoordinaattori, Helsingin Diakonissalaitos

”Alkuun harkitsimme vain vanhan järjestelmän ylläpitokumppanin vaihtoa, mutta Valo tarjosikin kaikki tarvittavat toiminnallisuudet valmiina, ilman suurempia räätälöintejä. Ja käyttöönotto oli hienosti suunniteltu ja toteutus menikin ihan suunnitelman mukaan,” Pertti jatkaa.

Vanhojen intranetien sisällöt ja työtilat siirrettiin Valoon. Projektit käynnistettin syyskuussa ja marraskuussa joulun alla, Helsigin Diakonissalaitoksella otettiin ensimmäisiä askelia uuden intran tahtiin.

Ei mikään tiedostovarasto vaan sisäisen viestinnän työkalu

Valoon siirtyminen sujui ilman suurempia mutkia ja käyttökokemus on saanut kiitosta talon sisällä. ”Käytettävyys on ollut helppoa ja ihmiset osasivat melko intuitiivisesti ottaa käyttöönsä Valon eri ominaisuuksia,” Pertti kertoo.

Kun toimipisteitä on useita, intra sitoo yksiköitä yhteen ja auttaa kokonaiskuvan hahmottamisessa. ”Meillä on kolmekymmentä toimipistettä ja intra on tärkeä sisäisen viestinnän työkalu, joka tukee eri yksiköiden tarpeita. Intra on viimeinkin muuttunut tiedostovarastosta enemmän viestinnälliseksi työkaluksi.” Pertti toteaa.

Uuteen ympäristöön siirtyminen tarjosi samalla oivallisen hetken kartoittaa henkilökunnan digityötaitoja Telakka-palvelun(linkki) avulla. ”Digityökysely vahvisti käsitystämme asioista, joista oli jo tietoa ja tuntumaa. Huomasimme, että meillä oikeasti kaivataan lisää digityötaitojen koulutusta ihan perusasioiden osalta. Tuli selväksi, että yhteiset pelisäännöt vaativat tarkempaa määrittelyä lähtien ihan tiedostojen nimeämisestä ja tallentamisesta”, kertoo viestintäkoordinaattori Ella Saranpää.

Intra on viimeinkin muuttunut tiedostovarastosta enemmän viestinnälliseksi työkaluksi. Pertti Lähteenmäki, IT-järjestelmäasiantuntija, Helsingin Diakonissalaitos

Itse kukin tietää, että työtapojen ja työkulttuurin muutos vie aikaa. Mutta kun teknologia pelaa, jää aikaa sisäisten työtapojen kehittämiseen. ”Työkulttuurin muutos vie aikaa, mutta Valo antaa siihen hyvät mahdollisuudet”, Ella jatkaa.

Aina tuoreena

Valo Fresh-tilauksen avulla intranet pysyy tuoreena pitkään. Täysin räätälöityyn järjestelmään verrattuna valmista ratkaisua on helpompi ylläpitää.”Tuki on ollut huomattavasti toimivampaa kuin räätälöidyn järjestelmän,” Ella toteaa.

Toimittajankin kannalta paketoitu ratkaisu on varsin herkullinen.”Me pystymme räätälöinnin sijasta keskittymään jatkuvaan tuotekehitykseen ja tarjoilemaan parasta asiakkaan suuntaan”, toteaa myyntijohtaja Lea Lähteenmäki Siniseltä Meteoriitilta.

Toimittajan ei myöskään tarvitse metsästää sen enempää hienoja sananparsia, kun asiakas on tyytyväinen. ”Kaikki meni mainiosti. Ei mitään valittamista. Valon ihmisten kanssa oli erittäin helppoa työskennellä,” Ella kertoo.

Tutustu Valoon

 

Aiheesta lisää

Jos haluat jotain kuntoon organisaatiossasi, aloita tästä Nimittäin tiimityöstä. Väittäisin, että nykypäivän tärkein organisaatiotaso tai -yksikkö on tiimi. Harvaa työtä tehdään enää sooloillen vaan jopa y...
Intranet-projekti maaliin ilman sähköpostitulvaa Yli 12 000 käyttäjää, yli 100 lokaatiota. Sisäisiä uutisia keskimäärin 5,3 päivässä. Siirtyminen on-premises -ratkaisusta pilveen. Voiko tällaisen int...
Organisaation yhteiset pelisäännöt luovat perustan onnistumisille Tapaan viikottain työssäni organisaatioita ja niiden edustajia, jotka tuskailevat seuraavanlaisten kysymysten parissa: Mistä tiedän ovatko kolleg...
Bujo? So last season, täältä tulee #digibujo! Bujo. Siis mikä? Bujo eli bullet journal aloitetaan yleensä tyhjästä muistikirjasta, josta luodaan itselleen kalenterin, päiväkirjan ja muistilistoje...
Suuren urheilujuhlan tuntua ilmassa – Igniten 2. päivä Toinen päivä Ignitessa alkoi melkoisella uutispläjäyksellä, eli Jeff Teperin luotsaamalla sessiolla, jossa julkistettiin SharePointin ja OneDriven uus...
Uusia tuulia Microsoft Ignitessa – 1. päivä Terveiset kuumasta ja kosteasta Orlandosta! Vuoden 2017 Microsoft Ignite –konferenssi kerää tänä vuonna paikalle noin 29 000 intohimoista ICT-alan ihm...