Tapaan viikottain työssäni organisaatioita ja niiden edustajia, jotka tuskailevat seuraavanlaisten kysymysten parissa:

  • Mistä tiedän ovatko kollegoideni kalenterit ajan tasalla?
  • Miten näistä kaikista työkaluista ja pilvipalveluista pysyy kartalla, mikä sopii mihinkin?
  • Mistä löytyisi aikaa opetella uuden ryhmätyökalun käyttöä?
  • Kollegani toimivat kuitenkin eri tavalla, mitä järkeä on tehdä tällä tavalla?
  • Mihin yhteiset tiedostot tallennetaan?

Joskus kuulostaa erittäin tutulta. Nimittäin siltä, ettei kenelläkään ole tulipalojen sammuttelemisen lomassa aikaa pysähtyä ja miettiä miten asiat saisi hoidettua paremmin. Vähemmässä ajassa. Pienemmällä vaivalla. Yhteistuumin. Ja sitten se kirosana: tehokkaammin.

Yhteinen nimittäjä näille oireille voi hyvinkin olla organisaation heikko tahtotila ohjata yksilöitä työssään. Suomeksi sanottuna yhteiset pelisäännöt ovat jääneet päivittämättä 2010-luvulle. Viimeisen kymmenen vuoden aikana työntekijän ulottuville on kannettu käsittämätön määrä erilaisia työkaluja, ohjemistoja, (pilvi)palveluita ja menetelmiä, jotka kaikki lupaavat samaa: saat tehtyä asiat paremmin kun käytät meidän tuotettamme.

Mutta oletteko kuulleet työntekijästä, joka sai koko organisaation tuottavuuden nousuun muuttamalla omia työtapojaan? En minäkään, sillä kenenkään yksittäinen työpanos tai sen nousu ei muuta koko firman tuottavuutta merkittävästi. Yksikään killer-appi tai yksittäinen sankarisuoritus ei siihen riitä. Tarvitaan joukkovoimaa.

Jos sen sijaan sovimme yhdessä, miten käytämme työvälineitämme ja varmistamme uuden työtavan jalkauttamisen ylhäältä alas, niin taikuus alkaa tepsimään. Oma arvolupaukseni ”Ette tarvitse (todennäköisesti) yhtään uutta järjestelmää” on kaksivaiheinen, koska lupaus menee uusiksi ennemmin tai myöhemmin.

Ensimmäisessä vaiheessa luodaan varmuus siitä, ettei nyt olla lähdössä tekemään mitään disruptiivista digitransformaatiota, jossa lähtee tukkakin päästä. Ei, vaan nyt otetaan nykytilanne ja -välineet haltuun. Skype, Outlook, älypuhelimet, intranet. Väitän, että noissa on jo riittävästi harjoiteltavaa. Oleellista on ottaa tehot irti jo näistä muutamasta välineestä organisaatiotasolla. Firma maksaa jo näistä täyttä lisenssihintaa per käyttäjä, joten ROI-lupaus kuulostaa houkuttelevalta johdon suuntaan. Hyvä, sillä tarvitsemme nimeomaan johdon mukaan tähän hankkeeseen.

Nyt ei olla lähdössä tekemään mitään disruptiivista digitransformaatiota, jossa lähtee tukkakin päästä. Ei, vaan nyt otetaan nykytilanne ja -välineet haltuun.

Toisessa vaiheessa katsomme mitkä ovat lyhyen ja keskipitkän aikavälin muutoksia seuraavien 1-3 vuoden aikana. Lähdemme harkitusti muutosjohtamaan organisaation toimintatapoja ja työkulttuuria kohti digitaalisten välineiden, menetelmien ja kulttuurin rikastuttamaa työpäiväkokemusta. Organisaatiokulttuurin muutos vie aikaa ja vaatii paljon sitkeyttä, hermoja, jalkatyötä ja ennenkaikkea viestintää.

Sovitaan yhdessä miten haluamme tehdä töitä

Yksilön ja tiimin (palaan näihin teemoihin myöhemmissä artikkeleissa) työskentely on helpompaa, jos ylhäältäpäin tulee tietyt raamit miten asioita on meidän firmassa tapana tehdä – our way. Helppoja esimerkkejä, jotka voitte ottaa käyttöön jo huomenna, kun vain sovitte näistä:

  1. Skype-status ilmaisee olenko vapaana, varattu mutta käytettävissä vai ”älä häiritse” tilassa. Ja kunnioitan toisten tilastatusta.
  2. Kalenteristani näet vapaat aikani ja voit kysymättä laittaa sinne kutsuja, ellen ole merkannut ”omaa aikaa” kun haluan tehdä töitä ilman keskeytyksiä.
  3. Emme lähetä sisäistä sähköpostia (ellei kyseessä ole kahdenkeskinen, henkilökohtainen ja luottamuksellinen viesti) vaan viestimme Yammerissa, Teamsissa, Slackissa tms.
  4. En vie tiedostoa verkkolevylle tai lähetä liitetiedostona vaan laitan sen yhteiseen työtilaan ja linkkaan sen sieltä kollegoille. Hätätapauksessa jaan tiedoston OneDrivelta.
  5. Kirjoitan kokousmuistiot, raportit ja muut muistiinpanot yhteiseen OneNoteen enkä talleta niitä Word-dokumentteihin jemmaan tai lähettele niitä sähköpostitse asianosaisille.
  6. Intraa käytetään pysyvään organisaatioviestintään, Yammeria ajankohtaiseen (lyhytaikaiseen) organisaatioviestintään ja verkostoitumiseen ja Teamsia/työtiloja jokapäiväisiin työsuoritteisiin.

Otetaan tässä käyttöön lennosta keksitty kolmen E:n malli Establish, Engage, Enforce. Sen avulla laadimme yhdessä pelisäännöt, jalkautamme ne organisaatioon (pilotointi!) ja pidämme huolen, että uudet toimintatavat lähtevät juurtumaan. Jalkatyötä ja viestintää, mutta vauvan askelein!

Jos tämä kuulostaa liian monimutkaiselta, niin kerromme mielellämme lisää esimerkkejä onnistumisista ja epäonnistumisista, joita olemme vuosien saatossa kokeneet yhdessä asiakkaidemme kanssa. Viisas sanoo, että virheistä kannattaa oppia. Myös toisten tekemistä virheistä!

Artikkeli on ensimmäinen osa digikonsultin kirjoituksia aiheesta työpäiväkokemuksen kolme tasoa. Nämä tasot ovat:

  1. Organisaatio eli koko työyhteisö
  2. Tiimi, jossa teet työtäsi
  3. Henkilökohtainen taso

Aiheesta lisää

Jos haluat jotain kuntoon organisaatiossasi, aloita tästä Nimittäin tiimityöstä. Väittäisin, että nykypäivän tärkein organisaatiotaso tai -yksikkö on tiimi. Harvaa työtä tehdään enää sooloillen vaan jopa y...
Bujo? So last season, täältä tulee #digibujo! Bujo. Siis mikä? Bujo eli bullet journal aloitetaan yleensä tyhjästä muistikirjasta, josta luodaan itselleen kalenterin, päiväkirjan ja muistilistoje...
Dynamics 365 -kehittäjä Haemme Microsoft Dynamics 365 -kehittäjää Helsingin toimistollemme. Sinulla on ohjelmistokehityskokemusta Microsoftin ekosysteemistä ja osaat toimi...
Digipinjatalle kyytiä Digitalisaatiossa tänä päivänä on yhä useammin kyse siitä, että innovoit jotain aivan uutta nokkelammin kuin kilpailijasi. Perinteiselle yritysjohtaja...
Mitä ”normityössä” käyvän kannattaa oppia työnsä luoneilta vloggaajilta ja bloggaajilta? Huikeassa sisältömarkkinointiin keskittyneessä PING Helsinki Business Festival  -tapahtumassa oli mukana iso joukko eturivin verkkovaikuttajia. Sinine...
YIT Pulse -digitaalinen työpöytä ottaa kaiken irti SharePointista ja Office 365:sta YIT Pulse -sosiaalinen intranet ja digitaalinen työpöytä ajattelumalli on kokonaisratkaisun visio. Microsoft SharePoint ja Office 365 pilvipalveluna m...

Tietoa kirjoittajasta

Jussi Sivonen

Vanhempi konsultti

jussi.sivonen@meteoriitti.com

+358406790880

Jussi rakentaa parempia sisäisen viestinnän ratkaisuja ja kehittää digityötapoja yhdessä asiakkaiden kanssa.

Kirjoitukset (3)

Kommentoi