5.10.2017

Intranet-projekti maaliin ilman sähköpostitulvaa

Yli 12 000 käyttäjää, yli 100 lokaatiota. Sisäisiä uutisia keskimäärin 5,3 päivässä. Siirtyminen on-premises -ratkaisusta pilveen. Voiko tällaisen intranet-projektin pyöräyttää ilman sähköposteja? Valmetin kanssa tässä onnistuttiin.

Lähtötilanne: On-premises intranet-ratkaisusta haluttiin siirtyä kustannustehokkaasti pilveen. Lisäksi käyttäjiä haluttiin palvella paremmin modernilla ja mobiiliystävällisellä ratkaisulla, joka selkeyttäisi digitaalisen työympäristön ja työkalujen hallintaa.

Ratkaisu: Valmet valitsi Valon osana pilvistrategiaansa. Sisällöt siirrettiin vanhasta on-premises -ratkaisusta pilveen Sharegate-työkalun avulla. Projektin yhteydessä pilotoitiin myös Microsot Teamsin käyttöä projektiviestinnässä.

Hyödyt: Valon myötä Valmet pystyi vähentämään omaa infraa ja vapauttamaan omia resursseja muihin tehtäviin. Lisäksi Valon jatkuvat päivitykset ja tuotekehitys takaavat, että tuote pysyy ajan tasalla.

Pilviloikkaan tukea valmisratkaisulla

Valmet Oyj on globaali teknologian, automaation ja palveluiden toimittaja sekä kehittäjä sellu-, paperi- ja energiateollisuudelle. Heidän kaltaiselle globaalille toimijalle sisäisen viestinnän rooli on tänä päivänä erityisen tärkeä.

Valmetilla on yli 100 toimipistettä ja heidän palveluksessaan työskentelee yli 12 000 ammattilaista. Digitaalisten työkalujen pitää tukea sekä kansainvälisiä että myös paikallisia tarpeita, ja työkaluihin pitää päästä käsiksi myös mobiililaitteilla.

Yritys oli ottanut pilviloikan ensimmäiset askeleet jo muutama vuosi takaperin. ”Tavoitteemme oli siirtyä kustannustehokkaiden ja meille sopivien pilvipohjaisten ratkaisujen käyttöön. Intran osalta esimerkiksi oma on-premises -ratkaisumme vaati paljon resursseja niin alustan ja sovelluksen ylläpidon, kuin sovelluskehityksen osalta,” kertoo Valmetin Service  Manager Sami Frisk.

Nyt oli intran aika siirtyä pilveen ja ensisijaisena vaihtoehtona olivat paketoidut ratkaisut:”Hyvin määrätietoisesti etsimme valmista ratkaisua, joka täyttäisi tarpeemme laadullisesti ja kustannustehokkaasti. Valmis tuote, valmiilla ominaisuuksilla ja hyvin vähäisellä räätälöinnillä tuleekin olla edullisempi niin implementointivaiheessa kuin ylläpidossa. Valinnan osalta hyvä benchmark oli European SharePoint Conference, jossa Valo voitti intranet-palkinnon”, Sami jatkaa.

Kartoitustyössä myös mobiilikäyttö nousi ratkaisevaan asemaan:”Kustannussäästöjen lisäksi toinen merkittävä tavoite oli mobiilikäytön mahdollistaminen käyttäjille. Työntekijöillä tuli olla olla mahdollisuus kirjautua intraan etänä mobiililaitteella, jotta työympäristöön pääsee helposti käsiksi vaikka työreissun ja matkustamisen aikana,” kertoo Valmetin Communications Manager Kimmo Miettinen.

Kävimme huolellisesti läpi kaikki paketoidut vaihtoehdot. Valo oli mielestämme ehyin ja mietityin tuote. – Kimmo Miettinen, Communications Manager, Valmet

”Kävimme huolellisesti läpi kaikki paketoidut vaihtoehdot. Valo oli mielestämme ehyin ja mietityin tuote. Se vastasi meidän kaltaisen globaalin organisaation melko vaativiinkiin tarpeisiin. Valo nivoi hyvin yhteen kaiken mitä tarvitsimme. Halusimme lisätä sosiaalisuutta ja hyödyntää enemmän videoiden käyttöä, sekä säilyttää intramme selkeän vahvuuden eli vahvan viestinnällisyyden ja vilkkaan uutistuotannon. Pienellä räätälöinnillä Valo taipui hyvin meidän tarpeisiimme”, Kimmo jatkaa.

Intranet-projekti käynnistettiin proof-of-concept -vaiheella, jossa Valmet koeponnisti Valon. Pilotin tarkoitus oli tuottaa Valmetille kuva miltä Valo näyttää ja tuntuu käytössä. Ydinkäyttäjät saivat mahdollisuuden tutustua tuotteeseen ja jakaa kokemuksiaan. Pilotin yhteydessä testattiin myös sisältöjen migraatiota on-premises –järjestelmästä pilveen.

Onnistuneen POCin seurauksena Valo-projekti käynnistettiin helmikuussa.

Yhteistä Valmetia rakentamassa

Tuotteeseen tehtiin lopulta vain muutama pieni räätälöinti. Ulkoasua muokattiin hieman Valmetin toiveiden mukaan ja etusivulle lisättiin perusratkaisusta poikkeavat nostopaikat uutisille. Lisäksi toteutettiin käyttäjille uutisten profilointitoiminto, joka poimii etusivulle uutisia käyttäjän sijainnin perusteella.

Valmet intranet-projekti

Valmetin intranet-projektin ydintiimi.

Uusi intra asuu digitaalisen työympäristön ytimessä:”Meillä käytetään paljon O365-työkaluja, jotka eivät aikaisemmin olleet kootusti esillä. Valon myötä intrasta tuli osa O365-maailmaa, ja nyt käyttäjät pystyvät hahmottamaan hieman paremmin kokonaisuuden,” kertoo Kimmo.

Valmetilla on käytössä jaetun julkaisun malli, jossa millä tahansa liiketoiminnolla tai alueella on mahdollisuus julkaista uutisia etusivulla yhteisiä pelisääntöjä noudattaen. ”Uutisia tulee intraan keskimäärin noin 5,3 per päivä. Julkaiseminen on helppoa ja ihmisillä on mobiilipääsy intraan. Tämä on tuonut lisää joustavuutta työkulttuurin. Lopulta tärkein tavoite on yhteisen Valmetin rakentaminen,” Kimmo jatkaa.

Microsoft Teams – projekti maaliin ilman sähköposteja

Onko mahdollista viedä näin isoa projektia maaliin ilman pitkiä sähköpostikeskusteluita? Kyllä vain.

”Projektissa mentiin alle aikataulun ja alle budjetin. Tämä oli suurelta osin vahvan viestinnän, sitoutuneen tiimin ja joustavan työskentelymallin ansiota. Myös etukäteissuunnitteluun ja projektointiin panostettiin merkittävästi,” kertoo Kimmo.

Projektityö tapahtui tiiviissä ketterässä mallissa, jossa sekä Valmetin että Sinisen Meteoriitin ihmiset työskentelivät samassa projektitiimissä. Päivittäisen yhteydenpidon ansiosta kukaan ei pudonnut kelkasta pois. Kaiken yhteydenpidon ja dokumentinhallinnan työkaluna käytettiin Microsoft Teamsia.

”Projektin myötä pääsimme pilotoimaan Microsoft Teamsin käyttöä. Sen kautta kommunikaatio ja tiedostojen siirto sujui varsin mallikkaasti. Onnistuneen projektin jälkeen kiinnostus Teamsia kohtaan on kasvanut talon sisällä,” Sami kertoo.

Projekti saatiin komeasti maaliin eikä kenellekään tiettävästi jäänyt suurempia traumoja:”Hirveän tyytyväinen olen siihen, millainen porukka saatiin kasaan. Oli hienoa nähdä kuinka hyvin tiimit toimivat yhdessä. Kuvaavaa on se, että kun projektin jälkeen mentiin yhteiselle illalliselle niin kukaan ei juurikaan puhunut projektista. Se on yleensä onnistuneen projektin merkki,” Kimmo kertoo naurahtaen.

Haluatko kuulla lisää Valosta? Varaa ilmainen demo.

 

Aiheesta lisää

Moderni intranet yhdistää 8000 VodafoneZiggo työntekijää Vodafone Groupin ja Liberty Globalin fuusion jälkeen tänä vuonna, 8 000 VodafoneZiggo-työntekijää Alankomaissa tarvitsi uuden yhteistyöalustan, joka o...
Norwegian Church Aid luottaa Valoon Norwegian Church Aid allekirjoitti sopimuksen Office 365:lle pohjautuvan Valo Intranetin toimituksesta. Koska Norwegian Church Aid on yksi Pohjoismaid...
Helsinki Business College Oy siirtyi Valoon Suomen Liikemiesten Kauppaopistoa pitää yllä Helsinki Business College Oy. Sen omistavat tasaosuuksin Suomen Liikemiesten Kauppaopiston Säätiö sekä He...
Intranetin kuumimmat ja käytetyimmät toiminnallisuudet Työssäni näen melkoisen määrän niin kotimaisia kuin ulkomaisiakin intranet-tarjouspyyntöjä. Niiden myötä minulle on syntynyt melko kattava kuva siitä,...
Aro Systems valitsi Valo Intranetin Aro Systems on asiantuntija- ja palveluyhtiö, joka tarjoaa talotekniikkapalveluja Helsingin, Tampereen ja Oulun talousalueilla. Yhtiön palveluihin kuu...
Vahanen valitsi Valon Vahanen-yhtiöt on yksi suurimmista suomalaisomisteisista rakennus- ja kiinteistöalan asiantuntijaorganisaatioista. Vahanen tarjoaa uudisrakentamisen, ...