Nimittäin tiimityöstä.

Väittäisin, että nykypäivän tärkein organisaatiotaso tai -yksikkö on tiimi. Harvaa työtä tehdään enää sooloillen vaan jopa yksityisyrittäjä joutuu verkostoitumaan ulkopuolisten toimijoiden kanssa. Tämäkin verkosto voidaan tulkita löyhäksi tiimiksi – ainakin yrittäjän näkökulmasta. Mutta tiimejä on etenkin tyypillisissä tietotyöorganisaatioissa, joissa tuotetaan asiakkaalle lisäarvoa kytkemällä erilaisia tietoja ja taitoja omaavia yksilöitä yhteen. Tiimiksi.

Ilman toimivia tiimejä ei liiketoimintayksikkö pysty suoriutumaan lähellekään optimia.

Tiimityön lyhyt matematiikka

Matematiikan oppitunneilta tuttu verkkoteoria selventää tiimin ongelmaa. Aina kun tiimin henkilöluku kasvaa yhdellä, kasvaa yhteyksien määrä kutakuinkin neliöllä (n²). Näin herra Metcalfen mukaan. Käytännössä tämän huomaa siinä, että tiimin viestinnän määrä ja kuormittavuus (overhead) kasvaa merkittävästi kun tiimissä on enemmän kuin kaksi henkilöä. Törmäämme arjessa mm. seuraavanlaisiin ongelmiin:

  • Onko Pekka tietoinen tästä muutoksesta kun ei ollut paikalla statuspalaverissa?
  • Mistä löytäisimme yhteisen ajan käydä tämä asia läpi?
  • Minne Jarmo on vienyt sen viimeisimmän version tästä suunnitelmasta?
  • Kuka tietää tästä asiasta viimeisimmän tilan?
  • Ollaanko me aikataulussa/budjetissa/kartalla?

Jos tiedemiehillä olisi tarjota meille suoraan aivoihin menevät piuhat, joilla ihmiset saataisiin kytkettyä kollektiiviseksi tietoisuudeksi eli hivemindiksi, niin moni yritys olisi jo ostanut tuon ainakin tiimeilleen käyttöön. Yhdessä ajatteleva tiimi ilman medioiden eli välittäjäkanavien aiheuttamaa kohinaa, aika fantsua!

Mutta koska ajatus on toistaiseksi scifiä, joudumme turvautumaan lo-fi teknologiaan ja yrittää varmistaa tiimin saumaton vuorovaikutus, viestintä ja yhteispeli vanhanaikaisemmilla välineillä. Eli niillä, joita meillä on ollut käytettävissämme jo vuosikymmenet, mutta joita ei ole tullut tavaksi ottaa käyttöön.

Tiimityön kehittäminen

Tiimityön kehittäminen ei välttämättä vaadi tekoälyä. Tai ylipäätään uusia työkaluja. Tiedätkö mitä kaikkea nykyisillä työkaluilla voi tehdä?

Kaksi konkreettista lupausta tiimityön kehittämiseksi

Pyrin tarjoamaan asiakkailleni konkreettisia esimerkkejä siitä miten tiimityö voisi toimia paremmin. Se ei välttämättä tarkoita lisää työkaluja vaan miten saamme revittyä enemmän irti jo käytössäolevista välineistä. Ja matkalla voimme ehkä luopua osasta rönsyilevää työkaluvalikoimaamme ja toimintatapojamme.

Välitetäänkö organisaatiossanne viestejä? Check.

Tuotetaanko organisaatiossanne tietoja ja sitä tallennetaan jonnekin? Check taas.

Nämä kaksi asiaa ovat tiimeille elinehto ja niiden toimivuuteen panostaminen on avainasemassa tiimin tuunaamisessa huippukuntoon. Valitettavan monen organisaation ja tiimin kohdalla tämä tarkoittaa välineitä, kuten sähköposti ja verkkolevyt. Tai ryhmätyötiloja, joita käytetään verkkolevyjen tavoin. Tai sitten töiden eteneminen vaatii fyysistä kokoontumista.

Yleensä annan kaksi lupausta asiakkaalle, joiden tavoittelusta teemme yhteisen mission:

  1. Sisäisen sähköpostin minimointi
  2. Verkkolevyistä eroon pääseminen

Siinäpä se yksinkertaisuudessaan. Keinot ovat vapaat, mutta osaamme myös neuvoa tapoja joilla muut ovat siinä jo onnistuneet. Mutta tuossa riittää pureskeltavaa useammalle tiimille ja etenkin organisaatiolle pitkäksi aikaa.

Muutos vaatii virheitä

Tiimit ovat ketterämpiä kuin isommat yksiköt ja voivat toimia muutoksen airuina. Toimintatavat ja organisaatiokulttuuri muuttuvat hitaasti ja muutos on sitä sutjakampaa mitä nopeammin uusi toimintatapa osoittaa kiistattoman hyödyn suhteessa vanhaan malliin. Uusia toimintamalleja voivat olla esimerkiksi:

  • Tiimiviestinnän siirtyminen kollaboraatioalustalle kuten Teams, Yammer tai vaikka Slack
  • Organisaatiotiedon tallentaminen aihekohtaisiin (pilvi)työtiloihin
  • Projektin- tai tehtävienhallinta Plannerissa, Kanban- tai Scrum-boardissa
  • Dokumenttien yhtäaikainen muokkaus versus ”yksi muokkaa kerrallaan” jonottaminen
  • Aika-, sijainti- ja päätelaiteriippumaton päätöksienteko versus ”kokoustaminen”

Välineitä on yleensä jo tarjolla niin paljon ettei lisää tarvitse hankkia. Ketterällä ja tarkoituksenmukaisella pilotoinnilla selviää kustannustehokkaasti mikä työkalu ja toimintamalli puree missäkin tiimissä. Piloteissa saadaan arvokasta kokemusta siitä voidaanko tätä tapaa soveltaa muuallekin organisaatiossa vai ei.

Virheistä opitaan. Ja hei, kaikkia virheitä ei tarvitse tehdä itse. Me voimme auttaa välttämään ilmeisimmät karikot.

Jos kiinnostuit jostain tavasta parantaa tiimienne toimintaa, niin ota meihin yhteyttä niin kerromme mielellämme lisää.

Aiheesta lisää

Slush 2017 – maailma menee uusiksi Slush tapahtui taas. Startupit, sijoittajat ja muut uudesta teknologiasta kiinnostuneet tahot kokoontuivat jälleen saman katon alle keskustelemaan uud...
Organisaation yhteiset pelisäännöt luovat perustan onnistumisille Tapaan viikottain työssäni organisaatioita ja niiden edustajia, jotka tuskailevat seuraavanlaisten kysymysten parissa: Mistä tiedän ovatko kolleg...
Bujo? So last season, täältä tulee #digibujo! Bujo. Siis mikä? Bujo eli bullet journal aloitetaan yleensä tyhjästä muistikirjasta, josta luodaan itselleen kalenterin, päiväkirjan ja muistilistoje...
Dynamics 365 -kehittäjä Haemme Microsoft Dynamics 365 -kehittäjää Helsingin toimistollemme. Sinulla on ohjelmistokehityskokemusta Microsoftin ekosysteemistä ja osaat toimi...
Digipinjatalle kyytiä Digitalisaatiossa tänä päivänä on yhä useammin kyse siitä, että innovoit jotain aivan uutta nokkelammin kuin kilpailijasi. Perinteiselle yritysjohtaja...
Mitä ”normityössä” käyvän kannattaa oppia työnsä luoneilta vloggaajilta ja bloggaajilta? Huikeassa sisältömarkkinointiin keskittyneessä PING Helsinki Business Festival  -tapahtumassa oli mukana iso joukko eturivin verkkovaikuttajia. Sinine...

Tietoa kirjoittajasta

Jussi Sivonen

Vanhempi konsultti

jussi.sivonen@meteoriitti.com

+358406790880

Jussi rakentaa parempia sisäisen viestinnän ratkaisuja ja kehittää digityötapoja yhdessä asiakkaiden kanssa.

Kirjoitukset (3)

Kommentoi