Design on termi, joka herättää monenlaisia mielleyhtymiä. Samalla termillä voidaan viitata vaikka käyttöesineen teolliseen muotoiluun tai graafiseen suunnitteluun. Tässä artikkelissa väitän että design on yhä tärkeämmässä roolissa, kun suunnitellaan organisaation tietojärjestelmiä ja arkkitehtuuria.

Hyvin usein design mielletään yksi- tai kaksiulotteiseksi prosessiksi. Kyse on kuitenkin paljon laajemmasta asiasta. Designin avulla tietojärjestelmät saadaan tukemaan palveluita, jotka taasen rakennetaan käyttäjien sekä liiketoiminnan ehdoilla. Järjestelmät ovat olemassa vain koska niiden avulla rakennetaan palveluita. Järjestelmillä ei ole mitään itseisarvoa.

Organisaatiot ovat niin monimutkaisia kokonaisuuksia, että ei kannata jäädä odottelemaan luonnonvalintaa. Jos haluat rakentaa toimivia palveluita, tarvitset designia.

Muutos vaatii muotoilua

Helsingin Sanomat kysyivät taannoin lukijoiltaan mikä aiheuttaa heille suurinta IT-ahdistusta. Yleisiä syitä tähän olivat se että järjestelmät ovat hankalia eivätkä juttele keskenään.

Miksi näin? Huonojen järjestelmien, sovellusten ja palveluiden taustalta puuttuu usein kokonaisvaltainen design.

Jos toisinaan asioita ei suunnitella tarpeeksi, niin joskus asioita taas suunnitellaan liikaa. Ylisuunnittelua tapahtuu usein, kun ihmiset haluavat päästä eroon epävarmuudesta, joka liittyy uuden rakentamiseen. Silti vaikka käyttäisit palvelun suunnitteluun kuinka paljon resursseja tahansa, et voi etukäteen ennakoida kaikkea. Tämän vuoksi epävarmuuden sietäminen on yksi suunnittelun kulmakivistä.

Oma lähestysmistapani pohjaa hyvin vahvasti Design Thinking -ajatteluun. Lyhyesti kiteytettynä Design Thinking viittaa ihmislähtöiseen ongelmanratkontaan, jossa pyritään yhdistämään ihmisten, teknologian ja liiketoiminnan tarpeet. Se tarkastelee asioita hyvin laajasti ja usein sen apuna on fiksua käyttää muitakin työkaluja, kuten esim. palvelumuotoilun menetelmiä.

Tänä päivänä suunnittelu on yhä vähemmän leiskoja ja entistä enemmän järjestelmiä, strategioita sekä kokemuksia.

Design thinkingissä, palvelumuotoilussa ja muissa ihmislähtöisiksi luokiteltavissa menetelmissä tärkeää on yhdessä tekeminen ja siksi työpajamuotoinen työskentely on usein onnistuneen suunnittelun elinehto. Työskentelyvaiheessa keskeiseksi tekijäksi nousee sellaisen ympäristön luominen, jossa kaikki voivat kertoa oman asiansa. Jotta ei vain tarvitsisi kyräillä jälkikäteen, kun jokin asia jäi huomioimatta.

Ihanteellinen tilanne on kun projektin tärkeimmät sidosryhmät tai heidät hyvin tuntevat henkilöt saadaan yhteen huoneeseen lähestymään asiaa monesta suunnasta. Näin päästään perinteisen määrittelyvaatimuksien keräämisen sijaan synnyttämään dialogi siitä mikä oikeasti on tärkeää. Tässä foorumissa päästään ripeällä tahdilla keksimään ja arvioimaan ideoita, jotka helposti muuten jäisivät syntymättä.

Tänä päivänä suunnittelu on yhä vähemmän leiskoja ja entistä enemmän järjestelmiä, strategioita sekä kokemuksia. Kaikki palvelukehityksen projektit ovat jollain tavoin muutoksen johtamisen projekteja. Jos haluat luoda jotain uutta, et voi tyytyä vanhoihin tapoihin. Uuden luominen vanhan pohjalta on paradoksi, ja hyvin vaikeaa.

Neljä näkökulmaa suunnitteluun

Lähdemme liikkeelle tavoitteista, sillä ilman tavoitteita palveluilla ei ole mitään virkaa. Kun määrittelemme tavoitteita, tarkastelemme neljää erilaista asiaa (jotka pohjautuvat pitkälti design thinkingin viitekehykseen).

Design - 4 näkökulmaa suunnitteluun

Käyttäjä

Täyttyvätkö asiakkaiden tarpeet? Ovatko palvelut vaivattomia käyttää? Mietitään palvelua käyttäjän näkökulmasta ja miten hän kokee palvelun.

Tänä päivänä valitettavan usein esimerkiksi organisaation sisäisten työkalujen kehittämisessä unohdamme helposti ihmiset, jotka eivät ole kasvaneet somen aikakaudella. Uuden järjestelmän ja palvelun pitää olla intuitiivisesti käytettävissä. Eri työntekijäryhmien tarpeet voivat myös hyvin erilaisia, esim. tehdastyötä tekevällä tauot voivat olla ainoa hetki jolloin hän ehtii käyttää firman työkaluja.

Lisäksi on syytä olla herkkä sille kuinka uupuneita käyttäjät ovat uusien appien, palveluiden ja järjestelmien tulvassa. Joskus on fiksuinta toteuttaa palvelu käyttäjän näkökulmasta olemassa olevissa järjestelmissä vaikka se rajoittaisikin niitä.

15 minuutin käyttäjäkysely sisäisen järjestelmän kehittämiselle:

  • Mikä sinun työssäsi on tärkeintä?
  • Mitä tietoa tarvitset?
  • Mitä työkaluja tarvitset?
  • Mikä toimii hyvin ja mikä ei?
  • Mihin sinulla menee turhaa aikaa?
  • Mitä järjestelmät voisivat tehdä puolestasi?

Liiketoiminta

Tärkeintä on luoda selkeä käsitys siitä millä tavalla meidän tulee toimia, jotta olemme kolmen vuoden päästä kilpailu- tai toimintakykyisempiä? Miten palvelu vaikuttaa liiketoimintaan? Auttaako palvelu meitä kulkemaan kohti liiketoiminnallisia tavoitteita?

Järjestelmien ja palveluiden pitää tukea liiketoiminnan tavoitteita. Lisäksi esimerkiksi isot trendit ja kilpailijatilanteet vaikuttavat tavoitteisiin.

Liiketoiminnan kysymyspatteristo:

  • Mitkä ovat strategiset tarpeet?
  • Mitkä ovat organisaation tarpeet?
  • Mitkä ovat prosessit?
  • Mitä muita kehityshankkeita meillä on?
  • Mitkä trendit vaikuttavat meihin?
  • Mikä on meidän lisäarvomme eri sidosryhmille?
  • Miten asiakkaidemme tai kumppaneidemme liiketoiminta kehittyy?

Informaatio

Mitä informaatiota meillä on ja miten sitä hallinnoidaan?

Varjo-IT on tänä päivänä yksi suurimpia IT-osaston painajaisia. Pilvipalveluiden räjähdysmäisen kasvun seurauksena organisaatioissa käytetään paljon myös ns. ei-virallisia työkaluja. Monet haluavat usein käyttää omaa suosikkityökaluaan firman virallisen työkalun sijasta. Koska se vain tuntuu paremmalta.

Varjo-IT:n seurauksena tieto hajautuu useampaan paikkaan vaikeuttaen informaation löytämistä sekä aiheuttaa mm. tietoturvariskejä.

Informaation kysymyspatteristo:

  • Mitä tietoa on?
  • Missä tieto sijaitsee?
  • Missä tietoa tarvitaan?
  • Ketkä luovat tietoa?
  • Ketkä tietoa käyttävät?

Teknologia

Ollaanko tekemässä pistemäistä ratkaisua vai palvelualustaa? Ovatko palvelut helposti toteuttavissa ja ylläpidettävissä? Käytetäänkö fiksusti suoraan hyllyltä saatavia komponentteja vai maalataanko itseä nurkkaan teknologiavalinnoilla?

Teknologiavalinnat ratkaisevat mm. miten tietoa saadaan kulkemaan eri järjestelmien välillä. Modernien, käyttäjälähtöisten palveluiden kohdalla datan sujuva siirto järjestelmien välillä on elintärkeää.

Teknologian kysymyspatteristo:

  • Voidaanko palvelu toteuttaa nykyisillä järjestelmillä?
  • Onko yhtenäinen palveluarkkitehtuuri fiksu ratkaisu?
  • Millä mallilla integroimme järjestelmiä toisiinsa, onko välissä yhtenäinen API abstraktio?
  • Mitä teknologiariippuvaisuuksia meillä on?
  • Mitkä ovat eri teknologioiden elinkaarivaiheet?
  • Millä mallilla kehitämme järjestelmiämme?
  • Käytetäänkö valmiita komponentteja vai kehitetäänkö itse?

Hylkää mussukkasi tilanteen niin vaatiessa

Epäonnistuminen tuottaa ahdistusta, mutta sitä tuottavat myös huonosti suunnitellut palvelut ja järjestelmät. Epävarmuus ja epäonnistuminen ovat olennainen osa design-prosessia. Ole valmis hylkäämään mussukkasi (kill your darlings), jos jokin ei vaan toimi.

Epäonnistukaa siis yhdessä, nopeasti ja fiksusti!

Aiheesta lisää

Lanseerasimme intranetin romutuspalkkion Meillä on suuri huoli kotimaisten digitaalisten työympäristöjen tilasta. Mielikuvissa me suomalaiset olemme digiteknologian kärkimaita, mutta silti ai...
Sari Soinoja on vuoden kouluttaja Alma Talent palkitsi Sinisen Meteoriitin vanhemman konsultin Sari Soinojan vuoden kouluttajana. Sari on kouluttanut digitaalisen ajan assistentteja ko...
Valo ja Sininen Meteoriitti valittu Microsoftin SharePoint Business Apps Partner -ohjelmaan SharePoint Business Apps Partner Program on Microsoftin uusi kumppanuusohjelma, johon Microsoft on valinnut kourallisen yrityksiä ympäri maailmaa. Ohj...
Konsultin arkea, intra per kuukausi  Sivosen Jussi toimii Meteoriitilla vanhemman konsultin roolissa. Kun Jussi tuli taloon intranet-konsultiksi oli Valosta julkaistu juuri kolmosversio. ...
Moderni SharePoint – mitä, missä, milloin ja miksi? Kirjoitimme aikaisemmin jo mitä moderni SharePoint tarkoittaa Valon näkökulmasta. Sivosen Jussi avaa tässä tekstissä kattavasti mikä moderni SharePoin...
Office 365 Keep on Track -webinaari, elokuu 2018 Taas on yksi webinaari takana, ja voidaan alkaa ottaa uutta vauhtia kohti seuraavaa. Tällä kertaa rekisteröityneitä osallistujia oli ennätysmäärä, ja ...

Tietoa kirjoittajasta

Kommentoi